محمد کدخدایی نویسنده محتوا و S.E.O
تقریبا تمامی افراد بارها نام آفیس را شنیده و حداقل چندین با از یک یا چند برنامه این مجموعه نرم افزاری استفاده کرده اند. آفیس دارای برنامه هایی برای تایپ، ساخت اسلایدر، محاسبات و ساخت پایگاه داده می باشد که کاربرد شخصی و شغلی دارد. ممکن است هر کدام از این برنامه ها و یا کل مجموعه دچار مشکل شود! مشکلات مراحل نصب، اختلال اجرا ، عدم ناسازگاری و سایر جزئیات مانند مشکلات با کاربران فارسی زبان؛ در این دوره به صورت تخصصی و به منظور رفع ایرادات کلی آفیس آموزش داده می شود.
رفع مشکلات نصب و اجرای آفیس
آفیس به دو روش قابل نصب می باشد. در روش اول شما می‌توانید کل این مجموعه را در قالب مایکروسافت آفیس 365 به صورت یکجا نصب کنید. یا اینکه هر کدام از نرم افزارها را به صورت جداگانه نصب کنید.
حال ممکن است در روند نصب کل این مجموعه و یا در حین کار با یکی از نرم افزارهای آن با اشکالاتی مواجه شوید. در این دوره یاد می گیرید که چطور مشکلات اساسی آفیس در روند نصب و فعال سازی را رفع نموده و همچنین می آموزید که ایرادات اساسی microsoft 365 را چطور رفع کنید.
رفع مشکلات کار با آفیس
در این دوره مهمترین مشکلات ایرانیان با مجموعه آفیس، مانند مشکلاتی که در هنگام نصب آن پیش می‌آید، اشکالات پریدن کرک نرم افزار، عدم همخوانی نسخه برنامه آفیس با سیستم عامل و یا اختلالات ورژن آن همچنین حداقل ده مورد کلی و جزئی دیگر را در این دوره در قالب ” بسته آموزشی رفع مشکلات آفیس “ آموزش می دهیم.
برنامه آفیس همانطور که میدانید یک برنامه رایج و یکپارچه برای انجام کارهای اداری ، دانشجویی و حتی روزمره افراد است. کارهایی مانند تایپ ، ساخت ارائه ها با پاورپوینت و انجام برخی از کارهای محاسباتی به وسیله برنامه اکسل موجود در این مجموعه نرم افزاری انجام می شود.
این مجموعه نرم افزاری با توجه به مواردی که در بالا اشاره نمودیم برای اشخاص مختلفی قابل استفاده است و اختلال در روند نصب و یا در روند اجرای برنامه ممکن است کارمندان، افراد حسابدار و سایر کاربران آفیس را دچار مشکلات جدی کند. به طور کلی باید گفت این برنامه یکی از مهم ترین نرم افزارهای کاربردی کامپیوتر است و اشکالات آن نیز جزو رایج ترین مشکلات کاربر رایانه به شمار می رود و حل آن واقعا اهمیت دارد.
مشکلات نصب و فعال‌سازی
مشکلات نصب و فعال سازی یکی از رایج ترین و عمومی ترین ایرادات رایج آفیس به شمار می آید. در لیست زیر مهم ترین موارد را معرفی نموده ایم
مسائل لایسنس و کرک
به دلیل دشواری تهیه لایسنس اورجینال در ایران؛ بسیاری از کاربران ایرانی از کرک و ابزارهای فعال‌سازی مانند KMS استفاده می‌کنند. این روش‌ها موقتی هست و معمولا آفیس را فقط برای ۱۸۰ روز فعال می‌کند و پس از آن باید مراحل کرک کردن مجدداً انجام شود
غیر فعال شدن کرک با Windows Defender
همچنین آنتی‌ویروس یا Windows Defender ممکن است فعال‌سازها را به عنوان بدافزار شناسایی کرده و جلوی آنها را بگیرد؛ بنابراین لازم است پیش از کرک، آنتی‌ویروس موقتاً غیرفعال شود و این خودش یک مشکل امنیتی خواهد شد.
. در صورت فعال نبودن آفیس (پیغام Product Activation Failed)، برنامه در حالت محدود (مثلاً غیرفعال شدن برخی منوها و عدم امکان ویرایش) قرار می‌گیرد.
ارورهای هنگام نصب نرم افزار
کاربران گاهی در حین نصب آفیس با پیغام‌های خطا مواجه می‌شوند. این خطاها به دلایلی مانند نداشتن دسترسی ادمین، تداخل نرم‌افزارهای امنیتی یا خراب بودن فایل‌های نصب رخ می دهد.
مشکلات جایگزینی نسخه‌ها
به ویژه اگر ” از قبل ” نسخه دیگری از آفیس نصب شده باشد به محض تلاش برای نصب نسخه جدید؛ احتمالا نصب نسخه جدید آفیس با نمایش خطا متوقف می‌شود. اگر با این مشکل مواجه شدید در نظر داشته باشید که باید نسخه‌های قبلی به طور کامل پاک شود.
. همین‌طور نصب نسخه ۶۴ بیتی آفیس روی سیستمی که قبلاً آفیس ۳۲ بیتی داشته یا بالعکس، خطای “We can’t install the 64-bit version…” ایجاد می‌کند.
. نقص در فایل نصب (ناقص دانلود شدن یا معیوب بودن) نیز باعث توقف نصب در میانه کار می‌شود
. به طور کلی، حذف آفیس قبلی، اجرای نصب با دسترسی Administrator و غیرفعال کردن موقت فایروال و آنتی‌ویروس از راهکارهای رفع مشکلات رایج نصب هستند
.
آموزش رفع مشکلات مربوط به زبان فارسی در آفیس
زبان فارسی اگرچه در آفیس و سیستم عامل ویندوز به طور رسمی تعریف شده و مورد تائید است اما گاهی مشکلات جدی نیز رخ میدهد و ممکن است روند تایپ متن ها و اعداد را با اختلال مواجه کند. برخی از اشکالات زبان فارسی در آفیس مانند مشکل تایپ و فونت فارسی در word را در زیر توضیح داده ایم:
درست چیدمان نشدن متن راست‌چین:
یکی از شکایت‌های متداول، برعکس تایپ شدن حروف فارسی یا شروع نوشتن از سمت چپ است که دلیل آن “عدم تنظیم جهت پاراگراف روی حالت راست‌به‌چپ (RTL) در ورد می باشد.
. برای حل این مشکل باید جهت متن و هم‌ترازی پاراگراف را روی راست‌چین تنظیم کرد. همچنین نصب نبودن زبان فارسی در ویندوز باعث می شود شما نتوانید با زبان فارسی تایپ کنید. بنابراین باید حتماً زبان فارسی را به کیبورد ویندوز اضافه کنید تا این قابلیت در مجموعه آفیس شما نیز فعال گردد.
نحوه مشکلات فنی و باگ‌های رایج
هنگ کردن و کرش کردن برنامه‌ها: با اینکه نسخه‌های جدید آفیس نسبتاً پایدار هستند، اما گاهی ورد، اکسل یا پاورپوینت در حین کار هنگ (Not Responding) می‌کنند یا خودبه‌خود بسته می‌شوند
. یکی از دلایل اصلی هنگ کردن آفیس، وجود افزونه‌های معیوب یا ناسازگار است؛ یک COM Add-in مشکل‌دار می‌تواند باعث شود برنامه روی برخی اقدامات قفل کند
. به طور مشابه، در ورد شناخته شده که درایور پرینتر قدیمی یا پیش‌فرض نا معتبر می‌تواند باعث کندی شدید یا هنگ هنگام باز شدن ورد شود
(چون ورد تنظیمات چاپگر پیش‌فرض را هنگام اجرا چک می‌کند). راه‌حل‌های معمول شامل اجرای آفیس در حالت Safe Mode برای غیرفعال شدن افزونه‌ها، به‌روزرسانی درایور چاپگر و غیرفعال کردن شتاب سخت‌افزاری است. همچنین نصب آخرین آپدیت‌های آفیس از کرش شدن‌های ناشی از باگ‌های شناخته‌شده جلوگیری می‌کند.
ارورهای عمومی و عملکرد ناپایدار
برخی ارورها به صورت مکرر کاربران را آزار می‌دهند، مثل پیغام «Microsoft Office has stopped working» یا ارورهای کدگذاری شده. این خطاها ممکن است در اثر ناسازگاری با نسخه سیستم‌عامل، کمبود منابع سخت‌افزاری (RAM ناکافی برای فایل‌های بزرگ)، یا باگ‌های نسخه خاص آفیس باشند. برای نمونه، در آفیس ۲۰۱۶ نسخه ۶۴ بیتی گزارش شده بود که جمع خودکار در جدول‌ها درست کار نمی‌کرد یا شماره‌گذاری فصل‌ها در اسناد فارسی به هم می‌ریخت و به انگلیسی نمایش داده می‌شد.
. چنین باگ‌هایی معمولاً با انتشار به‌روزرسانی‌ها یا سرویس پک‌ها رفع می‌شوند. همچنین اگر مجموعه آفیس به طور کامل فعال‌سازی نشده باشد، بعد از مدت مشخصی (مثلاً پایان دوره آزمایشی ۳۰ روزه یا اتمام اعتبار ۱۸۰ روزه کرک) برنامه‌ها عمداً برخی قابلیت‌ها را غیرفعال می‌کنند
و عملاً کاربر با محیط ناپایداری مواجه می‌شود. در این حالت باید آفیس را مجدداً فعال یا تعویض کرد. به طور خلاصه، بستن ناگهانی یا فریز شدن آفیس غالباً به دلیل مشکلات نرم‌افزاری (افزونه‌ها، باگ داخلی) است و با تعمیر (Repair) یا به‌روزرسانی آفیس، پاک کردن Add-inهای ناسازگار و اطمینان از فعال‌سازی صحیح، برطرف می‌شود
ناسازگاری با سیستم‌عامل‌های مختلف
هر نرم افزاری ممکنه برای نصب با سیستم عامل دچار مشکلاتی باشد و یا هنگام کار کرد دچار اختلال شود. اگرچه سیستم عامل ویندوز و مجموعه آفیس هردو از طرف مایکروسافت ارائه شده اما مشکلات ناسازگاری آفیس با ویندوز همچنان گزارش می شود! به چند مورد مهم زیر توجه کنید:
ویندوز ۷
جدیدترین نسخه‌های آفیس (مانند آفیس ۲۰۱۹ و ۲۰۲۱) رسماً از ویندوز ۷ پشتیبانی نمی‌کنند. تلاش برای نصب این نسخه‌ها روی ویندوز ۷ معمولاً با ارور مواجه می‌شود، چون پیش‌نیاز آنها ویندوز ۱۰ به بالا است
. مثلا خطای KERNEL32.dll هنگام اجرای نصب، نشان‌دهنده فقدان توابع مورد نیاز در ویندوز ۷ است. کاربران ویندوز ۷ معمولاً تا آفیس ۲۰۱۶ را بدون مشکل جدی می‌توانند نصب کنند، اما برای استفاده از آفیس‌های جدیدتر باید ویندوز خود را ارتقا دهند
. همچنین عدم نصب به‌روزرسانی‌های ضروری (Service Pack ویندوز یا .NET Framework) روی ویندوز ۷ می‌تواند باعث اجرا نشدن آفیس یا نمایش ناقص بخش‌هایی از آن شود.
ویندوز ۱۰
سازگاری آفیس با ویندوز ۱۰ عموماً خوب است و اکثر نسخه‌های آفیس (۲۰۱۰ به بعد) بر روی آن اجرا می‌شوند. با این حال، برخی کاربران پس از ارتقا به ویندوز ۱۰ با مشکلاتی مانند کرش آفیس ۲۰۱۰ یا ۲۰۱۳ روبه‌رو شده‌اند که معمولاً با نصب آپدیت‌های آفیس یا اجرای حالت سازگاری (Compatibility Mode) رفع می‌شود. نکته دیگر در ویندوز ۱۰ تداخل آفیس استور (نسخه اپلیکیشن‌های آفیس در Microsoft Store) با نسخه دسکتاپ سنتی است؛
اما نصب همزمان دو نسخه می‌تواند خطاهای عجیب ایجاد کند. توصیه می‌شود اگر آفیس از طریق استور نصب شده و کار نمی‌کند، آن را حذف کرده و نسخه‌ی رسمی MSI/کلیک-تو-ران را نصب کنید. همچنین در ویندوز ۱۰، برای بهره‌گیری از قابلیت‌های فارسی بهتر است Language Pack فارسی آفیس را نصب و زبان نمایش و ویرایش را فارسی تنظیم کرد تا مشکلات کمتری در محیط سیستم‌عامل پیش بیاید.
ویندوز ۱۱
در ویندوز ۱۱ نیز بیشتر مشکلات آفیس مربوط به تلاش برای اجرای نسخه‌های بسیار قدیمی است. آفیس ۲۰۰۷ و ۲۰۱۰ روی ویندوز ۱۱ ممکن است نصب شوند اما رسمی پشتیبانی نمی‌شوند و برخی ویژگی‌ها (مثلاً افزونه‌های قدیمی ActiveX یا یکپارچگی با ویندوز) کار نکنند. گزارش‌های کاربران نشان میدهد آفیس ۲۰۱۳ و ۲۰۱۶ روی ویندوز ۱۱ عموماً پایدار هستند، هرچند ممکن است نیاز به نصب آخرین به‌روزرسانی‌ها داشته باشند.
نکته دیگر سازگاری نمایش است؛ در ویندوز ۱۱ با نمایشگرهای DPI بالا، ممکن است رابط کاربری آفیس ۲۰۱۶ یا قدیمی‌تر کوچک یا تار نمایش داده شود که باید از تنظیمات Compatibility گزینه Override high DPI scaling را تنظیم کرد. بطور کلی، ناسازگاری جدی خاصی بین آفیس و ویندوز ۱۱ گزارش نشده مگر در موارد استفاده از نسخه‌های بسیار قدیمی یا عدم رعایت پیش‌نیازهای نصب. همانطور که مایکروسافت تأکید کرده، برای نصب موفق آفیس باید سیستم‌عامل سازگار و مشخصات سخت‌افزاری حداقل فراهم باشد ؛ در غیر این صورت شما با دریافت خطا مواجه خواهید شد.
مشکلات ذخیره‌سازی و فرمت فایل‌ها
عدم سازگاری برخی فرمت‌ها: یکی از مشکلات زمانی رخ میدهد که فایلی را با یک نسخه آفیس ذخیره کرده و در نسخه دیگر باز می‌کنید. به عنوان مثال، باز کردن فایل‌های .docx در آفیس ۲۰۰۳ (بدون نصب بسته سازگاری) منجر به نمایش کاراکترهای ناخوانا می‌شود. همچنین در ذخیره فایل‌های ماکرو دار باید دقت کرد که فرمت صحیح (.xlsm یا .docm) انتخاب شود، وگرنه ماکروها از بین می‌روند. آفیس در خواندن فرمت‌های غیر بومی مثل ODF (اُپن داکیومنت) یا Apple Pages محدودیت دارد و ممکن است بخش‌هایی از محتوا را به هم بریزد یا اصلاً باز نکند. برای حل این ناسازگاری‌ها، یا باید از همان نسخه‌ای که فایل ایجاد شده استفاده شود یا قبل از انتقال فایل، آن را به فرمت سازگار (PDF، تصویر یا فرمت متن ساده) تبدیل کرد.
مشکل در ذخیره کردن فایل (Save):
گاهی کاربران نمی‌توانند سند “ورد یا ورک‌بوک و حتی اکسل” را ذخیره کنند و با پیغام خطا مواجه می‌شوند! یک خطای مشهور ورد هست که اکسل در آن پیام می دهد: «ورد نمی‌تواند این فایل را ذخیره یا ایجاد کند. مطمئن شوید دیسکی که می‌خواهید فایل را روی آن ذخیره کنید پر، محافظت‌شده یا آسیب‌دیده نباشد»
. این پیام وقتی ظاهر می‌شود که محل ذخیره‌سازی مجوز لازم را ندارد یا الگوی Normal.dotm ورد دچار مشکل شده است. راه‌حل شاید ذخیره فایل در مسیری دیگر (مثلاً دسکتاپ به جای Program Files) یا حذف فایل Normal.dotm برای بازسازی تنظیمات پیش‌فرض ورد باشد.
در اکسل نیز ارور “Document not saved” نشان‌دهنده مشکل در ذخیره است که معمولاً با Save As کردن فایل با نام یا مکان جدید برطرف می‌شود. همچنین پر بودن ظرفیت دیسک، طولانی بودن بیش از حد مسیر فولدر یا استفاده از کاراکترهای غیرمجاز در نام فایل می‌تواند علت ذخیره نشدن باشد که با تغییر این موارد مشکل حل خواهد شد.
به‌هم‌ریختن محتوا پس از ذخیره یا تبدیل فرمت
یک دغدغه رایج آن است که فایل ورد حاوی متن و فونت فارسی در کامپیوتر دیگر به هم بریزد. این اتفاق بیشتر به خاطر نبودن فونت‌های استفاده‌شده در سیستم مقصد رخ میدهد. در نتیجه Word به طور خودکار فونت را به یک فونت پیش‌فرض (مثلاً Arial) تغییر میدهد که باعث به‌هم‌ریختگی چینش می‌شود. توصیه می‌شود برای اسنادی که قرار است در سیستم‌های مختلف باز شوند، از قابلیت Embed fonts in the file استفاده کنید تا فونت‌های فارسی داخل فایل ذخیره شوند و مشکل عدم نمایش صحیح حروف رفع گردد.
مورد دیگر تبدیل اسناد به PDF است؛ اگر PDF خروجی فونت‌ها را به صورت تصویر یا خطوط درهم نشان میدهد، باید در تنظیمات تبدیل، گزینه‌ی Embed font یا ANSI UTF-8 را فعال کنید. همچنین در تبدیل فایل‌های ورد/اکسل به فرمت متن‌محور (مانند CSV یا TXT)، ممکن است کاراکترهای فارسی به علامت سؤال تبدیل شوند که دلیل آن عدم انتخاب انکودینگ Unicode در هنگام ذخیره است. برای جلوگیری، هنگام Save As کردن اینگونه فرمت‌ها باید Encoding را UTF-8 انتخاب کرد.
مشکلات رایج در اشتراک‌گذاری و همگام‌سازی:
کاربران ایرانی گاهی با OneDrive (فضای ابری مایکروسافت) برای ذخیره اسناد مشکل دارند؛ به طور مثال، عدم سینک شدن تغییرات یا قفل شدن فایل در حالت Read-Only به علت اختلاف ساعت سیستم یا تحریم‌های منطقه‌ای. اگر سندی را روی فضای ابری ذخیره می‌کنید و درست نمایش داده نمی‌شود، ممکن است فونت‌ها در سیستم دیگر نصب نباشند یا نسخه آفیس دریافت‌کننده قدیمی‌تر باشد که باید فایل را به صورت Embedded PDF ارسال کنید. در مجموع برای اطمینان از حفظ شکل و شمایل محتوا، بهترین روش ذخیره، PDF کردن اسناد نهایی به همراه embed کردن فونت‌ها است تا گیرنده دقیقا همان خروجی را مشاهده کند که شما روی سیستم خود دیده‌اید.
جمع بندی
در این مقاله شما را مشکلات رایج آفیس اشنا نموده تا به اهمیت یادگیری Ofiice نیز پی ببرید! پیشنهاد می کنیم برای درک بهتر و رفع تخصصی این موارد در دوره‌های جامع آفیس شرکت کنید.
چه امتیازی به این مقاله می دهید؟
دیدگاهتان را بنویسید