هرمس علم گستر آیریک
امروزه رایانهها و حتی تجهیزات جانبی آن مانند پرینتر در واقع جز وسایل و تجهیزات اداری به شمار میرود. به طوری که انجام دادن بسیاری از مشاغل اداری و دفتری بدون وجود رایانهها و بدون تسلط کاربر به رایانه تقریبا غیر ممکن است! طبق گزارشی از National Skills Coalition بههمراه Federal Reserve Bank of Atlanta، (مشخصاً آگهیهای شغلی منتشرشده در سال ۲۰۲۱) حدود ۹۲ درصد از مشاغل نیازمند مهارتهای دیجیتال هستند. به طوری که حتی مشکلات و ایرادات رایج ممکن است روند انجام کار را به طور جدی با اختلال مواجه کرده یا فرایند شغلی یک کارمند را کاملا از کار بیندازد .
اهمیت خواندن این مقاله برای کارمندان اداری
در این مقاله قصد دارم هفت چالش جدی که ممکن است یک کارمند اداری در هنگام کار با کامپیوتر با آن مواجه شود را مورد بررسی قرار دهیم. سپس راه حلهایی برای رفع این مشکلات و چالشها به شما معرفی میکنیم. این یک راهنمای جامع آموزش رایگان کامل به عنوان راهنمای استفاده از کامپیوتر برای کارمندان اداری است.
تمامی اقشار مانند کارمندهای دفتری حسابدارها و هر کسی که با سیستم و کامپیوتر سر و کار دارد ممکن است مشکلات و موارد گفته شده در این مقاله درگیر باشد. اگر شما هم در دفتر کامپیوتر خود با کامپیوتر و سیستمهای مرتبط آن سروکار دارید این مقاله را تا انتها دنبال کنید.
مشکلات و ایرادات رایج مانند خرابی سیستمعامل، قطعی شبکه، مشکلات پرینتر یا کندی سختافزار ممکن است روند انجام کار را به طور جدی با اختلال مواجه کند. اگر ایرادات جدی شود فرایند شغلی یک کارمند کاملاً دچار اختلال می گردد.
کامپیوتر روشن نمیشود یا صفحه نمایش تصویر ندارد!
تصور کنید که از همان اول صبح وقتی که در دفتر کار خود حاضر شدید و میخواهید سیستم خود را روشن کنید متوجه میشوید که سیستم روشن نمیشود و یا احتمالاً تصویر ندارد! این مشکل ممکن است به سادگی رفع شود. یا اینکه ممکن است نیاز به بازبینی سیستم از نظر سختافزار و نرمافزار وجود داشته باشد. بررسی مشکل روشن نشدن سیستم در هنگام کار یکی از جدی ترین مشکلات کارمندان با کامپیوتر است ولی خیلی ساده به نظر میرسد. در ادامه برای نحوه رفع این مشکل راه حل ارائه میکنیم:
در اولین مرحله سعی کنید مسیر اتصال کامپیوتر به برق را مورد بررسی قرار دهید. ممکن است اتصالات از پریز سه راهی برق و حتی کابل متصل به کیس شما دچار اشکال شده باشد! به طور مثال چک کنید که آیا کلید سه راهی شما در حالت متصل قرار گرفته یا خیر باید چراغ قرمز رنگ آن روشن باشد همچنین میتوانید بررسی کنید که اتصال کابل برق و پشت کیس شما محکم باشد.
عیب یابی ناموفق
به این نکته دقت کنید که اگر فن سیستم روشن میشود اما همچنان تصویر ندارید احتمالاً مشکل از کابل برق و یا کابل نمایشگر است. در این موقع لازم است هر کدام از بخش ها را جداگانه تست کنیم. آیا هنوز بعد از تستهای اولیه هنوز با مشکل تصویر نداشتن سیستم خود درگیر هستید؟ برای بررسی تخصصی توصیه میکنم با مسئولIT شرکت خود تماس بگیرید و یا از یک مرکز پشتیبانی کمک بخواهید.
سیستم روشن میشود اما وارد محیط ویندوز نمیشود
در برخی مواقع ممکن است سیستم شما روشن شود اما نتوانید وارد محیط سیستمعامل ویندوز خود شوید! اگر شما با یک صفحه مشکی تاریک مواجه شدهاید دو حالت وجود دارد: حالت اول وجود کد خطا است . حالت دوم مشکلات جدی تر! اما معمولاً صفحه حاوی یک پیام هشدار است؛ با این مضمون که راهاندازی سیستم متوقف شده است.
- در این حالت ممکن است با یک خطا مواجه شده باشیم!
- این مشکل ممکن است سختافزاری و یا نرمافزاری باشد.
شما به عنوان یک کارمند عادی فقط میتوانید به دنبال یک راهحل برای رفتن به مرحله بعد باشید. به طور مثال اگر باتری باعث خرابی سیستم شما شده باشد، با زدن کلید F1 به مرحله بعد بروید. همچنین اگر تنظیمات بوت شدن سیستم با اختلال مواجه شده باشد، با زدن کلید F2 یا Delete وارد تنظیمات BIOS میشوید و میتوانید پیام خطا را رد کرده و وارد سیستمعامل شوید.
- برای انجام کارهای بیشتر و رفع مشکلات جدی تجهیزات اداری باید با یک مسئول آیتی هماهنگ کنید.
مقاله مشکلات رایج کاربران با ویندوز
یکی از نرمافزارهای آفیس باز نمیشود!
مجموعه نرمافزارهای مایکروسافت آفیس یکی از رایجترین بستههای کاربردی مورد استفاده برای کارهای اداری است. کارمندان از مایکروسافت ورد برای تایپ کردن استفاده می کنند. همچنین کارمندان دفتری و خصوصاً حسابداران از مایکروسافت اکسل برای ایجاد جداول و مدیریت آن و سایر نرمافزارهای رایج در این بسته نرمافزاری بهره می برند.
باز نشدن کلی نرمافزارهای آفیس و یا اسناد از طریق ورد اکسل و سایر برنامهها در واقع یکی از مهمترین چالشهای یک کارمند در محیط نرمافزارهای اداری میباشد.
مشکلات پیشرفته با آفیس
وقتی یک فایل را با نرمافزار ورد و یا آفیس باز میکنید و نمیتوانید آن را ویرایش کنید بهتر است به بالای صفحه نگاهی بیندازید. در بالای صفحه نرم افزار معمولا یک دکمه با عنوان Enable Editing وجود دارد که باید روی آن کلیک کنید. سپس می توانید سند را ویرایش کنید.
البته برای استفاده از برخی از فایلهای اکسل به رمز آن نیاز خواهید داشت که باید آن را از شخصی که فایل را برای شما ارسال نموده دریافت کنید.
اگر به طور کلی با خطای باز کردن آفیس به علت از کار افتادن فایل راهانداز آن مواجه هستید؛ همچنین اگر برنامههای آفیس را باز میکنید اما خیلی دیر اجرا میشود بهتر است برای رفع مشکلات با کارشناس آی تی مشورت کنید.
اما در هر حال این نکته را به یاد داشته باشید که شرکت در یک دوره جامع آموزشی با عنوان مهارتهای هفتگانه باعث میشود هنگام کار با کامپیوتر با مشکلات و چالشهای کمتری مواجه شوید.
مشکلات و چالشهای اتصال به اینترنت
امروز استفاده از اینترنت به عنوان بخش جدایی ناپذیر از روند کارهای اداری و سازمانی به شمار میرود. مشکلاتی مانند عدم اتصال به اینترنت، مشکلات کندی در سرعت، قطعیهای مکرر و مشکل افت سرعت اینترنت به خصوص هنگام زیاد شدن کاربران در واقع جزو چالشها و مشکلات اصلی کارمندان با اینترنت است.
شما به عنوان یک کارمند ساده و یک کاربر اداری با شرکت در یک دوره جامع آموزشی میتوانید مواردی مثل چک کردن اتصال اینترنت را شخصا و به طور تخصصی انجام دهید . همچنین وقتی در یک دوره آی سی دی ال شرکت میکنید رفع مشکلاتی مانند قطع شدن موقت اتصال سیستم به اینترنت برای شما آسان خواهد شد.
- ممکن است اتصال به اینترنت برقرار باشد اما مرورگر شما چیزی را باز نکند.
- در برخی از مواقع برای ارسال نامه الکترونیکی مشکل داریم
- ممکن است اتصال اینترنت برقرار باشد اما سیستم ما مشکل داشته باشد
تمامی موارد بالا و سایر مشکلات و چالشهایی که کارمندان هنگام کار با اینترنت با آن مواجه هستند معمولاً توسط خود افراد قابل رفع است. همچنین باید کارمندان علت احتمالی مشکلات جدی را تشخیص دهند تا بتوانند ایرادات مهم را به مسئول فناوری اطلاعات شرکت ارجاع کنند.
مدیر از خروجی کار و گزارش کار رضایت ندارد!
عدم توانایی در تهیه و ارسال گزارش کار یکی از مهمترین چالشهای کارمندان و افراد مشغول در سمتها و پستهای مختلف اداری و سازمانی است. آیا شما به عنوان یک کارمند مسئول آیا یک مسئول فروش موظف هستید گزارشهای دورهای منظم و قابل درک را ارائه دهید؟!
شما میتوانید با یادگیری نرمافزارهای اکسل، یادگیری نرمافزار اکسس و خصوصاً با تسلط بر نرمافزار ارائه پاورپوینت در ایجاد گزارش کار به یک کارمند حرفه ای تبدیل شوید. با یادگیری مجموعه آفیس می توانید یک گزارش کار مرتب و حرفهای را آماده نموده و به مدیر خود ارائه کنید.
حتی با یادگیری مهارتهای پیشرفته مانند توانایی فرمول نویسی ایجاد جداول نمودارها و همچنین ایجاد اتصال بین اکسل ورد و پاورپوینت و سایر نرمافزارهای مجموعه آفیس به راحتی میتوانید گزارشهای حرفهای و تخصصی راسازماندهی نموده و به مسئول مربوطه ارائه دهید.
مشکلات رایج کاربران اداری با پرینتر !؟
بعد از سیستمهای کامپیوتری میتوان گفت که استفاده از پرینترها در واقع رایجترین تجهیزات کامپیوتری است که کارمندان با آن سر و کار دارند. مشکلاتی مانند عدم شناسایی پرینتر در ویندوز و یا گیر کردن کاغذ هنگام پرینت گرفتن و یا عدم تسلط کافی برای انجام تنظیمات چاپ و کاغذ تنها برخی از مشکلات کارمندان در اداره با تجهیزات کامپیوتری است. وقتی شما به مهارتهای عمومی کامپیوتر تسلط داشته باشید میتوانید بسیاری از مشکلات را شخصاً حل کنید.
حتی اگر پرینتر کنار دست شما به سرویس دورهای و یا شارژ کارتریج نیاز داشته باشد این چالشها را خیلی سریع تشخیص خواهید داد. سایر مشکلات مانند آپدیت فریم ورکها و یا نصب درایور پرینتر روی سیستم عامل جزو تخصص مسئول واحد آی تی سازمان به شمار میرود! البته همه این مواردها به سیاستهای اداری سازمان تجاری که شما در آن مشغول به فعالیت هستید نیز بستگی دارد.
آیا سیستم شما نیاز به تعمیر و یا سرویس دورهای دارد
تصور کنید هنگامی که در محل کار خود حاضر میشوید به محض روشن شدن سیستم با مشکلات عجیب و غریبی روبرو میشوید. به طور مثال اگر سیستم شما بوق میزند و سپس با کمی تاخیر وارد سیستم عامل میشود؛ یا اینکه اگر سیستم مدام هنگ میکند و مشکل افت سرعت دارد احتمالاً باید مسئول آی را برای بررسی و سرویس دورهای باخبر کنید.
توانایی در تشخیص اینکه سیستم نیاز به سرویس دورهای دارد و یا احتمالاً با مشکل جدی روبرو شده نه تنها حس مسئولیت پذیری شما را در سازمان بالا میبرد؛ بلکه باعث میشود بتوانید کارهای خود را به موقع و زودتر تحویل دهید. پس توصیه میکنم مباحث آموزشی در زمینه فناوری اطلاعات به ویژه سرفصلهای مرتبط با آشنایی سختافزار را جدی بگیرید.
چرا داشتن مدرک آی سی دی ال شرط استخدام است؟!
گواهی مهارت یا آی سی دی ال به افرادی اعطا میشود که دوره آن شرکت کرده و در آزمون نمره قبولی را کسب کرده باشند. دوره ICDL استخدامی در واقع برای مشخص نمودن تسلط کاربر رایانه در حد استاندارد سواد رایانهای بین المللی است. مباحث مطرح شده در تمام ماژولهای این دوره به نحوی برای کارمندان اداری حسابدارها و کلیه افرادی که در شغل خود سر و کار دارند به عنوان مهارتهای ضروری شناخته شده است.
آموزش icdl برای آزمون استخدامی
شرکت در یک دوره جامع مهارت هفت گانه ICDL به عنوان دوره استخدامی یکی از بهترین تصمیمات شما برای ارتقای مهارت رایانه است. کارمندانی که در این دوره شرکت می کنند مباحث عمومی رایانه را به طور حرفهای یاد گرفته و بینیاز از هر شخص دیگری میتوانند وظایف شغلی خود را انجام دهند. همچنین با داشتن یک اطلاعات کلی نرمافزار و سختافزار رایانه و نرمافزارهای آفیس میتوانند مشکلات و ایرادات احتمالی رایانه را صورت شخصی رفع کنند. پس توصیه میکنیم همین امروز در این دوره شرکت کنید.
چه امتیازی به این مقاله می دهید؟
دیدگاهتان را بنویسید