آموزش رایگان ایجاد ماکرو در نرم افزار ورد + فایل ویدئویی

معرفی اجمالی ابزار ماکرو در نرم افزار ورد

معمولا ابزار ماکرو (Macro) در نرم افزار ورد (Microsoft Word) برای خودکارسازی کارهای تکراری استفاده میشود. درواقع با ایجاد ماکرو در ورد ؛ دستورات را یکبار ضبط میکنید و بعدا با یک کلیک ، زدن کلید میانبر یا دکمه اجرا میشود.

به طور کلی ماکرو در خودکارسازی کارهایی مثل موارد زیر کمک بسیاری میکند.

• قالب بندی متن
• درج متن های آماده
• تنظیم صفحه
• ساخت جدول
• اعمال فونت و اندازه خاص
• یا انجام چند مرحله پشت سر هم

به عنوان مثال اگر هر روز باید یک نامه را با قالب خاصی تنظیم کنید، میتوانید این مراحل را با ایجاد ماکرو در ورد ضبط و ذخیره کنید. سپس هر بار که نیاز به همان سند داشتید فقط با زدن یک دکمه؛ نامه موردنظر را ایجاد کنید.

کاربرد ایجاد ماکرو در ورد چیست؟

کاربردهای اصلی ایجاد ماکرو در ورد شامل موارد زیر میشود.

• صرفه جویی در زمان: اگر یک کار را بارها انجام میدهید؛ ماکرو برای صرفه جویی در زمان به شما کمک میکند.
• قالب بندی خودکار متن: این امکان به شما داده میشود تا ماکرویی بسازید که متن انتخاب شده را با فونت خاص، اندازه مشخص، رنگ معین و ترازبندی دلخواه قالب بندی کنید.
• انجام چند دستور با یک کلیک: ابزار ماکرو این قابلیت را دارد که چند دستور را پشت سر هم اجرا کنید.
• درج متن ها و اجزای تکراری: برای وارد کردن سریع متن های ثابت مثل تاریخ، سربرگ، پاورقی و … از macro استفاده میشود.
• کاهش خطای انسانی: اکثر اوقات وقتی یک کار تکراری به صورت دستی انجام شود، احتمال خطا افزایش می یابد. به همین دلیل ماکرو بهترین گزینه است تا همان مراحل را هر بار به صورت دقیق و یکسان انجام دهد.
• استانداردسازی اسناد: در شرکت ها، مدارس یا ادارات از ماکرو برای ایجاد یک قالب ثابت در نامه ها یا گزارش ها استفاده میکنند.

نحوه ایجاد ماکرو در نرم افزار ورد

برای ایجاد ماکرو در نرم افزار ورد باید مراحل زیر را طی کنید. من به صورت گام به گام تمام مراحلی که در ویدئو گفته شده را در این قسمت قرار داده ام.

مرحله اول برای آماده سازی سند Word

ایجاد سند جدید:

برای ایجاد ماکرو در نرم افزار ورد، ابتدا یک سند جدید از طریق گزینه New Document باز کنید.

نوشتن نامه تجاری:

داخل سند جدیدی که ایجاد کردید نامه تجاری خود را بنویسید. نامه باید شامل بخش های ثابت مثل (آدرس مشتری، نام مشتری، شماره سفارش) باشد.

به عنوان مثال میتوانید از نمونه نامه زیر استفاده کنید.

آدرس شرکت: [آدرس شرکت]

تاریخ: [تاریخ]

جناب آقای [نام مشتری] عزیز،

با توجه به سفارش شما به شماره [شماره سفارش]، لطفاً توجه فرمایید که …

با تشکر،

[نام شما]

[سمت شما]

[شرکت شما]

فیلدهایی که داخل براکت ها قرار دارند باید برای هر مشتری تغییر کنند.

مرحله دوم ساخت بانک اطلاعاتی در اکسل(Excel)

ایجاد فایل اکسل:

یک فایل جدید در اکسل ایجاد کنید و در آن سه ستون برای اطلاعات مشتریان بسازید؛ شامل: نام مشتری، شماره سفارش و ادرس مشتری.

نمونه داده ها در اکسل:

ذخیره فایل اکسل:

بعد از اینکه اطلاعات را وارد کردید؛ فایل را با نام دلخواه ذخیره کنید.

مرحله سوم فعالسازی تب Developer در ورد

برای ایجاد ماکرو در ورد باید تب developer را فعال کنیم.

فعال کردن Developer Tab:

از تب File روی قسمت Options کلیک کنید.

درون پنجره باز شده گزینه Ribbon & Toolbar را بزنید.

داخل قسمت Main Tabs تیک گزینه Developer را فعال کنید.

پس از این تب developer در نوار ابزارتان ظاهر میشود.

مرحله چهارم ضبط ماکرو

اکنون که تب دولوپر فعال شد میتوانیم macro را ضبط کنیم.

شروع ضبط ماکرو:

• به تب developer بروید.
• روی گزینه Record Macro کلیک کنید.
• در پنجره باز شده، برای ماکرو یک نام انتخاب کنید (مثلاً  GenerateLetters)
• می‌توانید یک کلید میانبر برای ماکرو تعیین کنید تا به راحتی آن را به کار ببرید. مثلا می‌توانید Ctrl + Shift + G را انتخاب کنید.
• روی  OK کلیک کنید تا ضبط ماکرو شروع شود.

مرحله پنجم انجام اقدامات در حین ضبط ماکرو

اتصال به فایل excel:

برای اینکه داده‌های مشتریان را وارد کنیم، از Mail Merge  استفاده میشود.

درون تب Mailings، روی Select Recipients  کلیک کنید و Use an Existing List  را بزنید.

فایل Excel  که حاوی اطلاعات مشتریان است را انتخاب کنید.

درج فیلدهای متغیر در نامه:

داخل نامه خود، باید فیلدهای متغیر وارد شوند. این کار به این صورت است که:

روی Insert Merge Field  کلیک کرده و سپس فیلدهایی مانند نام مشتری، شماره سفارش و آدرس مشتری را برگزینید.

پیش نمایش داده ها:

می‌توانید پیش‌نمایش داده‌های وارد شده را با انتخاب گزینه Preview Results ببینید.

اتمام ضبط ماکرو:

پس از انجام این کارها، به تب Finish & Merge  بروید و گزینه Edit Individual Documents  را بزنید.

این کار باعث می‌ شود که برای هر مشتری یک سند جدید ساخته شود.

حالا روی Stop Recording  در تب Developer  کلیک کنید تا ضبط ماکرو تمام شود.

مرحله ششم اجرای ماکرو

اجرای ماکرو:

برای اجرای ماکرو، کافیست که کلید میانبری که برای ماکرو انتخاب کرده‌اید (مثلاً Ctrl + Shift + G)  را فشار دهید.

ماکرو به طور خودکار اجرا خواهد شد و برای هر مشتری یک نامه جدید ساخته می‌ شود.

 ذخیره و چاپ نامه‌ها:

پس از اجرای ماکرو، می‌توانید نامه‌ها را ذخیره یا چاپ کنید.

اگر میخواهید از آموزش های بیشتر ورد به صورت رایگان بهره‌مند شوید؛ حتما به صفحه آموزش های رایگان ورد ما سر بزنید. اما اگر قصد دارید word را حرفه‌ای تر یاد بگیرید پیشنهاد میکنم در دوره آموزش مجازی ورد همراه با ارائه مدرک معتبر شرکت کنید.