آموزش ساخت فاکتور در اکسل از صفر تا پیشرفته + فیلم و PDF

آیا تا به حال برایتان پیش آمده که به یک فاکتور مرتب، قابل چاپ و قابل ویرایش نیاز داشته باشید، اما ندانید دقیقا باید از کجا شروع کنید؟ من در این مقاله آموزش ساخت فاکتور در اکسل از صفر تا پیشرفته را به همراه فیلم آموزشی و PDF به صورت کاملا رایگان قرار داده ام.

داخل این ویدئو یک فاکتور فروش / خرید را از صفر تا صد با هم طراحی میکنیم. فاکتوری که بتواند مبلغ کالاها، تخفیف، مالیات و مبلغ قابل پرداخت را به صورت خودکار محاسبه کند. اگر فروشگاه دارید، خدمات ارائه میدهید، پروژه انجام میدهید یا حتی برای کارهای شخصی خود به یک فاکتور ساده و قابل چاپ نیاز دارید؛ نرم افزار اکسل دقیقا برای همین کاربرد دارد. چون هم طراحی فاکتور در اختیار شماست، هم امکان نوشتن فاکتور وجود دارد و همچنین علاوه بر خروجی PDF ؛ میتوانید در هر زمان اطلاعات فاکتور را تغییر دهید.

به طور ویژه این آموزش هم به صورت توضیح متنی قرار گرفته و همینطور یک ویدئو آموزشی آماده شده تا بتوانید ساخت فاکتور پیشرفته در اکسل را به صورت تصویری دنبال کنید. تا انتهای این محتوا با من همراه باشید تا باهم یک فاکتور کامل بسازیم.

فیلم آموزش ساخت فاکتور در اکسل

داخل این فایل ویدئویی؛ آموزش ساخت فاکتور در اکسل، همه مراحل به طور عملی در نرم افزار EXCEL انجام میشود.

اگر در حال حاضر امکان تماشای فیلم را ندارید مشکلی نیست؛ من در ادامه به شکل کلی آموزش تولید فاکتور از صفر تا پیشرفته در اکسل را به شکل متنی قرار داده‌ام تا راحت ‌تر به آن دسترسی داشته باشید. بدین ترتیب، میتوانید همین مقاله را مطالعه کنید، مراحل را در اکسل انجام دهید و هر زمان که فرصت داشتید، ویدئو را هم برای درک بهتر جزئیات ببینید.

برای ساخت فاکتور در اکسل به چه بخش‌هایی نیاز داریم؟

برای ساخت فاکتور در اکسل بهتره قبل از طراحی، بخش های اصلی فاکتور را بشناسیم. وقتی بدانیم چه اطلاعاتی باید در فاکتور قرار بگیرد، طراحی آن خیلی ساده تر و راحت تر میشود.

بیایید باهم تمام مراحل ساخت فاکتور حرفه ای در اکسل را مرحله به مرحله بررسی کنیم. این مراحل شماره گذاری شده اند تا دقیقا بدانید ابتدا باید چه کاری انجام دهید.

۱.ایجاد فایل جدید در اکسل

ابتدا نرم افزار Microsoft Excel را باز کنید و یک فایل جدید بسازید. پیشنهاد میکنم همین اول کار یک نام مشخص برای فایل خود انتخاب کنید تا در ادامه تغییرات را بهتر مدیریت کنید.

۲.تنظیم جهت شیت برای فاکتور فارسی

اکنون چون فاکتور ما فارسی است، باید جهت شیت را از راست به چپ تنظیم کنید. برای اینکار وارد تب Page Layout شوید و گزینه Sheet Right-to-Left را فعال کنید.

۳.تغییر نام شیت به فاکتور فروش

از پایین صفحه نام شیت را به «فاکتور فروش» تغییر دهید. چنین کاری باعث میشود تا فایل ما مرتب تر باشد. همچنین برای بعدا که شیت های دیگری مثل «لیست کالاها» به فایل اضافه میشود، کمک زیادی میکند.

۴.اضافه کردن عنوان فاکتور

در قسمت بالای صفحه چند سلول را با یکدیگر از بخش Merge&Center«Home ترکیب کنید. سپس عنوان «فاکتور فروش» را با سایز فونت دلخواه و به صورت Bold بنویسید.

۵.وارد کردن اطلاعات فروشنده

حال در سمت چپ کنار عنوان فاکتور باید اطلاعات فروشنده را قرار دهید. این اطلاعات میتواند شامل موارد زیر باشد:

• نام فروشگاه
• شماره تماس
• آدرس
• کد اقتصادی

البته اگر کسب و کار شما بعضی از این اطلاعات را ندارید میتوانید آن بخش را حذف کنید.

۶.وارد کردن اطلاعات مشتری و فاکتور

پس از نوشتن اطلاعات فروشنده باید در سمت راست کنار عنوان فاکتور فروش یا خرید، اطلاعات مشتری و فاکتور را قرار دهید.

این بخش معمولا شامل این اطلاعات میشود:

• شماره فاکتور
• تاریخ صدور
• نام مشتری
• شماره تماس مشتری

توجه داشته باشید وجود این اطلاعات برای پیگیری، بایگانی و ارسال فاکتور اهمیت زیادی دارد.

۷.طراحی جدول اصلی فاکتور و قالب‌بندی عنوان ستون های جدول

اکنون نوبت به طراحی جدول اصلی فاکتور میرسد. داخل این جدول باید کالاها یا خدمات فروخته شده یا خریداری شده وارد شود.

به صورت مثال میتوانید از ستون های زیر برای این جدول استفاده کنید:

• ردیف
• کد کالا
• شرح کالا یا خدمت
• تعداد
• واحد و قیمت واحد
• تخفیف و مالیات
• و مبلغ کل

بعد از وارد کردن عنوان ستون ها، همان ردیف را انتخاب کنید و متن ها را Bold و وسط چین کنید. سپس یک رنگ پس زمینه ملایم برای جدا کردن عنوان ها از بقیه اطلاعات قرار دهید.

برای مرتب تر شدن ظاهر جدول، کل محدوده جدول اصلی را انتخاب کنید و برای سلول ها Border قرار دهید. بدین ترتیب مرز سلول ها مشخص میشود و فاکتور خواناتر بنظر میرسد.

۸.وارد کردن اطلاعات داخل جدول فاکتور اصلی

حالا باید اطلاعات مورد نیاز هر سلول را براساس کسب و کار خود پر کنید. مثلا برای ستون ردیف از ۱ تا ۱۰ عدد قرار دهید و در صورت نیاز تعداد ردیف ها را افزایش دهید. برای ستون شرح کالا یا خدمت، نام محصول یا خدمت را بگذارید. در ستون تعداد، تعداد فروش و در ستون قیمت واحد، مبلغ هر واحد کالا یا خدمت را بنویسید.

۹.نوشتن فرمول مبلغ کل هر ردیف

اینجا پس از وارد کردن اطلاعات جدول باید فرمولی بنویسید که تعداد را در قیمت واحد ضرب کند. چنانچه تعداد در ستون D و قیمت واحد در ستون F باشد؛ از این فرمول استفاده کنید:

D11*F11=

همچنین اگر تعداد یا قیمت واحد خالی بود میتوانید این فرمول را کامل تر کنید تا در ستون مبلغ چیزی نمایش ندهد.

IF(OR(D11=””,F11=””),””,D11*F11)=

در صورتی که اکسل شما با کاما (,) خطا داد از نقطه ویرگول (;) استفاده کنید.

۱۰.محاسبه جمع کل فاکتور فروش در اکسل

ما اکنون به بخش جمع کل فاکتور فروش یا خرید خود رسیده ایم. که شامل چند ردیف محاسبات نهایی میشود:

• جمع مبلغ کالاها
• درصد تخفیف
• مبلغ بعد از تخفیف
• مالیات
• مبلغ قابل پرداخت

1. جهت محاسبه جمع مبلغ کالاها باید از تابع SUM استفاده کنیم. مثلا اگر مبلغ کل ردیف ها در ستون H از سلول های ۱۱ تا ۲۰ باشید باید این فرمول را بنویسیم: SUM(H11:H20)=
2. برای تخفیف باید یک درصد تخفیف در نظر بگیریم. معمولا اگر درصد تخفیف ۵ باشد، یعنی ۵ درصد تخفیف روی کل فاکتور اعمال میشود و مبلغ تخفیف ؛ جمع مبلغ کالاها ضربدر درصد تخفیف تقسیم بر ۱۰۰ میشد.
3. حال باید مبلغ بعد از تخفیف را حساب کنیم که میشود جمع مبلغ کالاها منهای مبلغ تخفیف.
4. برای مالیات هم ۹ درصد درنظر میگیریم و مبلغ مالیات با عدد مبلغ بعد از تخفیف ضربدر ۹ درصد برابر است.
5. در آخر مبلغ قابل پرداخت با مبلغ بعد از تخفیف به اضافه مالیات برابر میشود.

۱۱.مرتب کردن ظاهر اعداد و فاکتور در excel

سلول هایی که شامل عدد میشوند را انتخاب کنید و از تب Home داخل بخش Format Number حالت Number را فعال کنید. بهتر است جداکننده هزارگان را روشن کنید تا اعداد خواناتر باشند.

همینطور برای بهتر شدن ظاهر کلی فاکتور عرض هر ستون را نسبت به محتوای داخل آن کم یا زیاد کنید. همچنین میتوانید بخش مبلغ قابل پرداخت را Bold کنید و یک رنگ پس زمینه ملایم به آن بدهید تا در یک نگاه دیده شود.

۱۲.ایجاد شیت لیست کالاها و وارد کردن خودکار قیمت با XLOOKUP

بسیاری از شرکت ها برای حرفه ای تر شدن فاکتور خود یک شیت جدید با نام «لیست کالاها» ایجاد میکنند. شماهم بری مرتب تر شدن فاکتور خود این شیت را ایجاد کنید و در آن ستون هایی مثل کد کالا، نام کالا، واحد و قیمت واحد را قرار دهید.

در ادامه جهت تکمیل آموزش ساخت فاکتور در اکسل  و تبدیل آن به یک فکتور هوشمند؛ به شیت فاکتور فروش برگردید. برای ستون شرح کالا وارد تب Data شوید و از قابلیت Data Validation گزینه List را بزنید. اینگونه کاربران میتوانند کالاها را از یک لیست کشویی مرتب انتخاب کنند.

اگر بخواهید قیمت واحد به طور خودکار محاسبه شود باید از تابع XLOOKUP استفاده کنید.

فرمول زیر قیمت واحد را به صورت خودکار نمایش داده میدهد:

=IFERROR(XLOOKUP(C11,’لیست کالاها’!B:B,’لیست کالاها’!D:D),””)

اکنون شما یک فاکتور هوشمند و کاربردی دارید که تمام محاسبات اصلی را انجام میدهد.

تنظیم فاکتور برای چاپ و خروجی PDF

حالا که آموزش ساخت فاکتور فروش در اکسل را مشاهده کردید؛ باید فاکتور را برای چاپ و خروجی PDF آماده کنیم. گاهی اوقات ممکن است هنگام چاپ جدول در صفحات دوم یا بیشتر قرار بگیرد. بنابراین تنظیمات چاپ یکی از بخش های مهم ساخت فاکتور هوشمند در اکسل محسوب میشود.

ابتدا از تب Page Layout اندازه صفحه را روی A4 قرار دهید و اگر فاکتور شما عرض زیادی دارد باید حالت صفحه را روی Landscape یا افقی بگذارید. اکنون محدوده اصلی برای چاپ فاکتور را مشخص کنید و گزینه Print Area و سپس Set Print Area را در همین تب بزنید.

بعد از آن از تب File وارد بخش Print،Save As یا Export شوید. در آنجا اگر فاکتور شما از صفحه بیرون زده گزینه Fit Sheet On One Page را فعال کنید و سپس فرمت PDF را انتخاب کرده و خروجی نهایی را بگیرید.

دانلود PDF آموزش ساخت فاکتور در اکسل

من داخل این بهش نهایی از آموزش ساخت فاکتور در اکسل؛ فایل PDF نتیجه نهایی آموزش را قرار میدهم تا بتوانید نمونه تکمیل شده فاکتور را مشاهده کنید. این فایل کمک میکند تا ببینید خروجی نهایی فاکتور باید چه ساختاری داشته باشد و بخش های مختلف در کجا قرار بگیرند.

البته جهت راحتی شما کاربران عزیز من فایل XSLX یا همان فایل اصلی اکسل را در اختیارتان قرار میدهم تا اطلاعات فروش خود را داخل فاکتور جایگذاری کنید.

پیشنهاد من این است که همیشه علاوه بر خروجی PDF ؛ فاکتور را با پیسوند اصلی excel ذخیره کنید تا امکان ویرایش اطلاعات را داشته باشید.

PDF-فاکتور-فروش-در-اکسل

اکسل-آموزش-ساخت-فاکتور-در-اکسل

جهت مشاهده بیشتر آموزش های رایگان نرم افزار اکسل میتوانید وارد صفحه زیر شوید و برای یادگیری کامل اکسل پیشنهاد میکنیم دوره جامع اکسل را شرکت کنید.

آموزش های رایگان اکسل