آموزش ساخت و رسم چارت سازمانی در اکسل (تصویری + ویدیو)

میخواهید یک چارت سازمانی مناسب شرکت خودتان بسازید، اما نحوه رسم چارت سازمانی در اکسل را بلد نیستید و نیاز دارید که در سریع ترین حالت ممکن یک چارت بسازید، پس با ما همراه باشید چون در این مقاله میخواهیم روش رسم چارت سازمانی با گزینه SmartArt به همراه رفع مشکلات رایج را مرحله به مرحله بصورت تصویری و ویدئویی اموزش دهیم.

چارت سازمانی چیست و چرا چارت سازمانی در اکسل؟

چارت سازمانی مشخصاتی از کارمندان است که در ان سلسله مراتب، اطلاعاتی مانند نام، سمت، کدپرسنلی و عکس کارمندان را قرار میدهند. استفاده از چارت سازمانی برای دانستن سریع سمت ها و مسئولیت هر فرد مناسب میباشد و اکثر شرکت ها، اداره ها و سازمان ها از چارت سازمانی استفاده میکنند.

ساخت چارت سازمانی در اکسل به دلیل در دسترس بودن و قابلیت ویرایش آسان، جزء یکی از بهترین روش ها برای ساخت چارت میباشد.

پیش نیاز شروع: اطلاعات پرسنلی را چگونه در اکسل مرتب کنیم؟

قبل از اینکه بخواهیم چارت را رسم کنیم باید اطلاعات پرسنلی را در اکسل وارد کنیم. برای اینکه اطلاعات پرسنلی را در اکسل بصورت مرتب و منظم  قرار بدهیم باید چند ستون مانند، نام و نام خانوداگی، سمت، کد پرسنلی و مدیر مستقیم را در نظر بگیریم تا بدون شلختگی بتوانیم داده ها را نمایش بدهیم.

ساخت چارت سازمانی در اکسل با ابزار SmartArt

ساخت نمودار سازمانی با SmartArt در اکسل استانداردترین و در دسترس ترین روش میباشد که در تمامی نسخه های اکسل بدون نیاز به هیچ ابزار دیگری وجود دارد.در ادامه از صفر تا صد به اموزش SmartArt میپردازیم.

گام ۱: فراخوانی قالب چارت سازمانی (Organization Chart)

در این قسمت قالب چارت سازمانی مناسب را با استفاده از گزینه SmartArt اضافه میکنیم.

1. به زبانه Insert میرویم.
2. روی گزینه SmartArt میزنیم.
3. وارد بخش Hierarchy میشویم.
4. گزینه Organization Chart را انتخاب میکنیم.
5. روی Ok میزنیم.

گام ۲: استفاده از پنل Text Pane به جای تایپ دستی

اگر بخواهیم بدون استفاده از گزینه Text Pane یعنی بصورت دستی در چارت تایپ کنیم، ابعاد و نظم چارت بهم میریزد، پس از پنل Text Pane استفاده میکنیم.

1. روی چارت کلیک میکنیم.
2. در این بخش روی فلش گوشه چارت میزنیم یا به زبانه SmartArt Design میرویم و روی گزینه Text Pane میزنیم.
3. پنجره  Type your text here در گوشه سمت چپ صفحه باز میشود.
4. در این بخش میتوان متن موردنظر را نوشت.

گام ۳: تنظیم سلسله مراتب با کلید های Tab و Enter

برای تنظیم سلسله مراتب و ایجاد عضو جدید در اکسل مراحل زیر را انجام میدهیم.

1. به پنجره Type your text here میرویم.
2. روی دایره کنار هر بخشی که میخواهیم کلیک میکنیم.
3. برای ایجاد رده های پایین تر کلید Tab را فشار میدهیم.
4. با زدن روی کلید های Shift+Tab میتوان رده را به سطح بالاتر برد.
5. همچنین برای ایجاد عضو جدید کلید Enter را میزنیم.

مرحله ۴: اضافه کردن جایگاه های خاص (مانند دستیار و زیر مجموعه)

با استفاده از گزینه Add Shape میتوان جایگاه های خاص در بخش مورد نظر اضافه کرد.

1. وارد زبانه SmartArt Design میشویم.
2. روی فلش گوشه گزینه Add Shape کلیک میکنیم.
3. اگر میخواهید یک منشی یا دستیار اضافه کنید، از گزینه Add Assistant استفاده میکنیم.
4. گزینه Add Shape Above برای ایجاد یک سطح بالاتر میباشد و همچنین گزینه Add Shape Below برای ایجاد یک سطح پایین تر است.
5. برای اینکه یک شکل قبل از یک جایگاه ایجاد کنیم روی گزینه Add Shape Before میزنیم و همچنین برای ایجاد یک شکل بعد لز جایگاه، از گزینه Add Shape After استفاده میکنیم.

رسم چارت سازمانی عکس دار در اکسل

با استفاده از این روش عکس هایی که اضافه میکنیم بدون کشیدگی و دفورمه شدن در چارت قرار میگیرند.

1. وارد زبانه Insert میشویم.
2. روی گزینه SmartArt میزنیم.
3. در بخش Hierarchy گزینه Picture Organization Chart را انتخاب میکنیم.
4.  روی ایکون تصویر داخل چارت کلیک میکنیم و تصویر مورد نظر را اضافه میکنیم.

استاندارد کردن چیدمان و ظاهر چارت

یکی از مشکلات رایج در چارت های سازمانی، چارت های گسترده میباشد که از صفحه بیرون میزنند و ظاهر غیرحرفه ای میگیرند، در ادامه چند ترفند برای این مشکلات اموزش میدهیم.

تغییر فرم چیدمان شاخه ها با گزینه Layout

اگر بخواهیم فرم چیدمان شاخه ها را تغییر بدهیم باید از گزینه Layout استفاده کنیم، در ادامه به نحوه تغییر چیدمان شاخه ها میپردازیم.

1. چارت را انتخاب میکنیم و به زبانه SmartArt Design میرویم.
2. در بخش Create Graphic روی گزینه Layout میزنیم.
3. اگر چارت سازمانی شما کوچک است، گزینه Standard را انتخاب کنید.
4. گزینه Both برای چیدمان شاخه ها در دو سمت میباشد.
5. برای اینکه همه ی شاخه ها در سمت راست قرار بگیرند روی گزینه Right Hanging میزنیم و همچنین برای اینکه شاخه ها در سمت چپ قرار بگیرند از گزینه Left Hanging استفاده میکنیم.

تنظیمات فونت فارسی و راست چین کردن اصولی چارت

برای برطرف کردن باگ برعکس شدن خطوط هنگام تغییر جهت در اکسل مراحل زیر را انجام میدهیم:

1. از فونت فارسی مناسب چارت سازمانی استفاده میکنیم.
2. در زبانه Home روی گزینه Right-to-Left Text Direction میزنیم.
3. به زبانه SmartArt Design میرویم و گزینه Right to Left را انتخاب میکنیم.

برای اینکه تسلط بیشتری در زمینه اکسل داشته باشید پیشنهاد میکنم که به صفحه دوره اموزشی اکسل مراجعه کنید یا برای یادگیری بصورت رایگان آموزش های اکسل رایگان هرمس را دنبال کنید.

آموزش ذخیره، چاپ و گرفتن خروجی از چارت در اکسل

در این بخش 3 ترفند کوتاه را معرفی میکنیم تا بتوانید خروجی بهتری از چارت سازمانی خود بگیرید.

ترفند اول ذخیره چارت بعنوان عکس با کیفیت:

1. به زبانه Home میرویم.
2. چارت را کپی میکنیم.
3. روی گزینه Paste و سپس روی گزینه Paste Special میزنیم.
4. گزینه Picture(Enhanced Metafile) را انتخاب کرده و روی گزینه Ok کلیک میکنیم.

ترفند دوم تنظیم ابعاد برگه:

1. وارد زبانه Page Layout  میشویم.
2. در بخش Size اندازه صفحه را در ابعاد A5 یا A4 انتخاب میکنیم.

ترفند سوم ذخیره خروجی بصورت PDF:

1. به زبانه File میرویم.
2. روی گزینه Save As میزنیم و محل ذخیره فایل را انتخاب میکنیم.
3. در بخش Save as type گزینه PDF را انتخاب میکنیم.

مشکلاتی که هنگام رسم چارت در اکسل پیش می آید:

در این قسمت میخواهیم به سوالات، مشکلات و خطاهای رایج کاربران در  رسم چارت سازمانی در اکسل بپردازیم.

چرا با اضافه کردن پرسنل، فونت چارت خیلی ریز میشود؟

با اضافه کردن پرسنل در چارت بخاطر محدودیت فضای SmartArt فونت ریز میشود. برای اینکه در چارت های سازمانی بزرگ به این مشکل نخوریم، چارت کلی را به چارت های مجزا تبدیل میکنیم. برای مثال یک شیت برای کل سازمان، شیت های جدا برای چارت مالی و همچنین شیت هایی برای فروش و فنی ایجاد میکنیم.

چگونه چارت سازمانی با بیش از ۱۰۰ پرسنل را مدیریت کنیم؟

برای سازمان های بزرگ میتوانیم از سیستم هایپرلینک در اکسل استفاده کنیم. این سیستم به این صورت است که باکس مدیر هر بخش را به شیت چارت اختصاصی همان واحد متصل میکند.

1. در پایین صفحه کنار گزینه Sheet علامت + وجود دارد که ب تعداد مورد نظر در این بخش میتوان شیت اضافه کرد.
2. در شیت اول یا همان چارت اصلی مدیرهای هر بخش را مانند مدیر فروش یا مدیر مالی اضافه میکنیم.
3. در شیت های بعدی پرسنل های موجود در بخش های مدیر مالی یا مدیر فروش را مینویسیم.
4. به چارت اصلی میرویم و روی مدیر فروش کلیک میکنیم و کلید های Ctrl+K را فشار میدهیم.
5. پنجره Insert Hyperlink باز میشود، به بخش Place in This Document میرویم.
6. روی شیت مورد نظر کلیک میکنیم و روی Ok میزنیم.

اکسل یکی از مهمترین مهارت های هفتگانه کامپیوتری میباشد و اگر علاقه مند هستید که در دیگر مهارت های کامپیوتری مسلط شوید در دوره آموزش ICDL هرمس شرکت کنید و در صورت نیاز، پس از کسب مهارت در میتوانید در آزمون شرکت کنید و مدرک معتبر ICDL هرمس خود را دریافت کنید.

سوالات متداول

•  فرق رسم چارت با Shapes و SmartArt چیست؟

رسم چارت با Shapes بصورت دستی و زمان گیر میباشد اما SmartArt راحت تر و نیمه خودکار میباشد.

•  آیا در نسخه های قدیمی اکسل (۲۰۱۳ و ۲۰۱۶) هم امکان کشیدن چارت وجود دارد؟

بله، امکان کشیدن چارت وجود دارد.

•   چگونه خط چین یا ارتباط غیرمستقیم (پروژه ای) در چارت اکسل رسم کنیم؟

به زبانه Insert میرویم و در بخش Shape یکی از خط های Connector را انتخاب میکنیم و میکشیم، سپس به زبانه Shape Format میرویم و روی Shape Outline میزنیم و وارد بخش Dashes میشویم، یکی از خط چین ها را انتخاب میکنیم.

•  چطور رنگ بندی هر دپارتمان را از بقیه متمایز کنیم؟

روی یکی از باکس ها کلیک میکنیم و وارد زبانه Format میشویم، در بخش Shape Fill رنگ مورد نظر را انتخاب و تغییر میدهیم.

•  چگونه تعداد نیروهای زیرمجموعه (Headcount) هر واحد را به صورت خودکار در چارت محاسبه و نمایش دهیم؟

اگر بخواهیم تعداد پرسنل واحد فروش را محاسبه کنیم، از فرمول  =COUNTIF(B:B,”فروش”) استفاده میکنیم.

•  چرا اسامی فارسی در چارت ها یا فایل های آماده اکسل به صورت علامت سوال (؟؟؟) یا حروف نامفهوم نمایش داده می شوند؟

فونت استفاده شده مناسب متن های فارسی نمیباشد.