مزیت فرمت PDF چیست و چه کاربردی دارد؟

آیا تا به حال برایتان پیش آمده که یک فایل متنی را در دو دستگاه مختلف باز کنید و با به‌هم‌ریختگی فونت، تصاویر یا جدول‌ها مواجه شوید؟ اینجاست که اهمیت و مزیت فرمت PDF مشخص می‌شود. فرمت PDF، که مخفف Portable Document Format است، به‌گونه‌ای طراحی شده تا ساختار و قالب‌بندی فایل را در هر دستگاه و سیستم‌عاملی به‌درستی حفظ کند.

نگاهی کوتاه به تاریخچه و مزیت فرمت PDF

فرمت PDF در دهه ۱۹۹۰ میلادی توسط شرکت Adobe معرفی شد. در ابتدا این نوع فایل ، انحصارا توسط نرم‌افزار Acrobat Reader قابل باز شدن بود و ساخت آن یا تبدیل سندهای ورد به PDF نیاز به ابزارهایی مانند Adobe Acrobat داشت.

البته با گذشت زمان و افزایش محبوبیت این فرمت، مایکروسافت نیز از نسخه Word 2007 به بعد، امکان ذخیره مستقیم فایل‌ها با فرمت PDF را به نرم‌افزارهای خود افزود؛ حرکتی که باعث شد استفاده از PDF بیش از قبل آسان گردد.

چرا PDF بهترین فرمت برای خروجی فایل است؟

در اینجا میخواهیم 4 ویژگی را بیان کنیم که اثبات می کند فرمت PDF درواقع بهترین نوع فایل برای تمام کاربران است.

• یکپارچگی در نمایش: مهم نیست فایل های دارای پسوند PDF را با چه نرم‌افزار یا در چه سیستم‌عاملی باز می‌کنید؛ نتیجه همیشه یکسان و بدون به‌هم‌ریختگی به کاربران نمایش داده می‌شود.
• پشتیبانی از انواع محتوا: این قالب به‌صورت هم‌زمان حاوی اطلاعاتی مانند : پارگراف های متن، انواع تصویر، لینک، جدول و حتی ویدیو یا صدا را در خود جای می‌دهد.
• حجم پایین و کارایی بالا: فایل‌های PDF معمولاً نسبت به کارایی و تنوع فایلها، حجم کمی دارد و به راحتی قابل اشتراک‌گذاری می باشد.
• عدم نیاز به نرم‌افزار خاص: امروزه برای مشاهده فایل‌های PDF حتی نیازی به نصب نرم‌افزار مجزا نیست؛ زیرا شما می توانید این فایل را در مرورگرهایی مانند Google Chrome به‌راحتی اجرا کنید.

چطور PDF به یک فرمت جهانی تبدیل شده است؟

PDF به دلیل سادگی در روند ساختن و باز کردن آن و همچنین به علت وجود قابلیت‌های فنی بالا، برای کاربران مبتدی و حتی حرفه‌ای انتخابی ایده‌آل محسوب می‌شود. از طرفی می توان گفت استاندارد بودن آن در بین تمام نرم‌افزارها و دستگاه‌ها، باعث شده که کارمندان بسیاری از ارگان ها و حتی کاربران عادی ، این فرمت را به رسمیت شناخته و برای اشتراک‌گذاری اسناد انتخاب کنند. اکنون، اجازه دهید 10 دلیل اصلی برای استفاده از فایل های PDF را کشف کنیم.

10 دلیل برتر برای استفاده از PDF

همیشه چالش هایی برای ساختن اسناد حاوی فایل های چند رسانه ای وجود دارد. اما اینجا مهم این هست که مجموعه ای از فایل های مختلف به راحتی توسط کاربران ساده و مبتدی در دسترس باشد. فرض کنید یک حسابدار شرکت مواد غذایی قصد داشته باشد سند فروش یک فروشگاه سوپر مارکت را از طریق پیام رسان ارسال کند. اینجا PDF بهترین گزینه خواهد بود.

حفظ قالب بندی یعنی مهم ترین مزیت فرمت PDF

فایل هایی با ساختار “پی دی اف “در حفظ قالب بندی از جمله فونت ها و چیدمان اسناد ( مثلا عکس در کنار متن ) برای نمایش در دستگاه ها و پلتفرم های مختلف عالی هستند. شما هر سندی را با همکاران، مشتریان یا همکاران به اشتراک بگذارید،  مطمئن باشید که خروجی کار دقیقا مطابق با طرح و فرم طراحی شده است.

دسترسی جهانی

بر خلاف یک سند Word، صفحه گسترده اکسل یا ارائه پاورپوینت، فایل‌های PDF به صورت جهانی قابل دسترسی هستند و تضمین می‌شودکه اسناد شما  بدون نیاز به نرم‌افزار خاصی در هر دستگاهی باز شده و بدون خطای خاصی قابل مشاهده خواهد بود.

همچنین ” برنامه پی دی اف خوان رایگان ” معمولاً از هر دستگاهی در دسترس هست. این سطح از سازگاری، فایل‌های PDF را به انتخابی مطمئن برای اشتراک‌گذاری اطلاعات با مخاطبان مختلف تبدیل می‌کند.

ویژگی های امنیتی

فایل‌هایPDF  دارای امکانی برای اختصاص دادن ویژگی های خاص مانند رمزنگاری و محافظت با رمز عبور هستند. این ویژگی تضمین می‌کند که اطلاعات حساس کاملا محرمانه باقی می‌مانند و از دسترسی غیرمجاز جلوگیری خواهد شد. این یک جنبه حیاتی برای افرادی است که امنیت داده‌ها برایشان اهمیت قابل توجهی دارد.

عناصر تعاملی

فایل های PDF از عناصر تعاملی مانند لینک ها، دکمه ها و فرم ها پشتیبانی می کند. این یعنی فراهم بودن بستری کاربردی و تعاملی برای کاربران که تعامل آنها را افزایش خواهد داد.

فشرده سازی فایل

کار بران به کمک فایل های پی دی اف می توانند فایل های بزرگ را بدون افت کیفیت محتوا فشرده کنند. اینکار نه تنها باعث صرفه جویی در فضای ذخیره سازی می گردد، بلکه اشتراک گذاری سریع و کارآمد اسناد  در فضای دیجیتال را بهبود می بخشد.

امضاهای دیجیتال

فایل‌های PDF از امضای الکترونیکی پشتیبانی می‌کند و با این ویژگی در واقع لایه‌ای از اصالت را به اسناد مختلف اضافه خواهد شد. این ویژگی به‌ویژه در سناریوهایی مانند قراردادها و موافقت‌نامه‌های قانونی، که تأیید و احراز هویت اسناد در آن مهم است، ارزشمند شمرده می‌گردد.

طبیعت فقط خواندنی

پی دی اف ها را می توان به عنوان فقط خواندنی تنظیم کرد. با این کار از تغییرات تصادفی در محتوای سند جلوگیری خواهد شد. این ویژگی زمانی مفید است که بخواهید اطلاعات را به اشتراک بگذارید اما کنترل یکپارچگی آن نیز حفظ گردد.

سازگاری بین پلتفرمی

فرقی نمی‌کند که شما از رایانه شخصی ویندوزی، مک یا دستگاه‌های تلفن همراه استفاده می‌کنید، به‌هرحال نمایش مداوم فایل‌های PDF در سیستم‌عامل‌های مختلف در اصل، تجربه کاربری یکپارچه را برای شما و مخاطب هدف همیشه تضمین می‌کند.

قابلیت چاپ

بیایید درباره یکی از مهم ترین مزیت فرمت PDF برای چاپ یک سند صحبت کنیم. ساختار پی‌دی‌اف به گونه ای طراحی شده که بعد از ذخیره بلافاصله برای چاپ آماده باشد. همچنین کاربران مطمئن هستند که طرح و قالب بندی سند در هنگام چاپ دقیقا حفظ می‌گردد.

به طور مثال وقتی شما یک فایل را در نرم افزار ورد طراحی نموده و آنرا در قالب سندی با اندازه A4 ذخیره کردید؛ شک نکنید که خروجی پرینتر با چیزی که در صفحه نمایش مشاهده می‌کنید کاملا یکسان خواهد شد.

بهترین فرمت برای اسناد آموزشی

به جرات می توان گفت که فایل های PDF بهترین گزینه برای ایجاد و انتشار فایل های آموزشی و یا کمک آموزشی هستند. یک سند PDF ممکن است حاوی محتوای اصلی آموزش باشد. همچنین بخاطر قابلیت استفاده از متن و عکس و سایر فایل های رسانه ای رایج؛ خروجی کار نیز همه پسند و رضایت بخش خواهد بود. همچنین برای آموزش نرم افزارها و انتقال جزوه تحصیلی نیز می توان روی کیفیت  و کارایی PDF حساب باز کرد.