15 مشکل رایج پرینتر چیست و چطور آنرا رفع کنیم؟!

پرینترها از جمله تجهیزات اداری و خانگی پرکاربرد هست که گاهاً دچار مشکلات مختلفی می‌شود. آشنایی با مشکلات رایج پرینتر و راه‌حل‌های آن‌ به شما کمک می‌کند تا بسیاری از ایرادات را شخصاً برطرف کنید و در زمان و هزینه صرفه‌جویی کنید. در ادامه، ۱۵ مشکل متداول پرینتر را به همراه علت‌های احتمالی و دستورالعمل گام‌به‌گام رفع هر کدام بررسی می‌کنیم این یکی از جامع ترین آموزش های تعمیر پرینتر هست که به صورت رایگان و با توجه به تجربه اساتید و افراد متخصص در اختیار شما قرار دارد. تمامی مشکلات سخت افزاری و نرم افزاری رایج چاپگرها در این متن آورده شده و راه حل آن را نیز توضیح داده ایم. با ما همراه باش دوست عزیز. ابتدا با مشکل عدم شناسایی پرینتر شروع می کنیم

1. عدم شناسایی پرینتر توسط ویندوز

شرح مشکل: رایانه ویندوزی پرینتر متصل شده را تشخیص نمی‌دهد یا در لیست دستگاه‌ها نمایش نمی‌دهد! این مورد خصوصا در هنگام کارهای عجله ای مانند چاپ فاکتور مشتری یک دردسر بزرگ به حساب می آید! زیرا در این حالت پرینتر عملاً قابل استفاده نیست زیرا سیستم آن را نمی‌شناسد.

علت‌های احتمالی:

• اتصال فیزیکی نادرست یا قطعی کابل USB پرینتر (یا مشکلات برق پرینتر)
• روشن نبودن دستگاه پرینتر یا قرار داشتن در حالت خاموشی/استندبای
• نصب نبودن درایور مناسب برای پرینتر در ویندوز
• شاید پرینتر شما قدیمی و خراب است.
• مشکلات شبکه (در پرینترهای تحت شبکه یا Wi-Fi) مانند یکی نبودن شبکه پرینتر و کامپیوتر
• غیرفعال بودن قابلیت پرینت شرینگ (Print Sharing) در صورت استفاده به عنوان پرینتر اشتراکی
• توقف یا اختلال در سرویس Print Spooler ویندوز (مدیریت صف چاپ)

راه‌حل‌ها:

بررسی اتصالات و روشن بودن پرینتر

ابتدا اطمینان حاصل کنید که پرینتر به برق متصل شده و حتما روشن است. چراغ‌های وضعیت پرینتر را بررسی کنید. اگر پرینتر از طریق کابل USB وصل است، کابل را از هر دو سمت (پرینتر و کامپیوتر) چک کنید و در صورت امکان به درگاه USB دیگری وصل نمایید. برای پرینترهای بی‌سیم، بررسی کنید که پرینتر به شبکه Wi-Fi متصل و چراغ اتصال بی‌سیم آن حتما روشن باشد. در ادامه چند گام برای رفع این مشکل را آموزش می دهیم

نصب یا به‌روزرسانی درایور پرینتر:

به قسمت Device Manager یا Settings > Bluetooth & devices > Printers & scanners در ویندوز بروید و ببینید آیا پرینتر شناسایی شده است یا خیر. اگر “کنار نام پرینتر” علامت هشدار زرد مشاهده می‌کنید، نشان‌دهنده مشکل در درایور است. مممکنه ویندوز بروز رسانی شده و اکنون با درایو پرینتر ناسازگاری رخ داده باشد. در این صورت، آخرین درایور سازگار با مدل پرینتر و همچنین؛ نسخه ویندوز خود را از وب‌سایت سازنده دانلود و نصب کنید. اگر درایوری نصب نشده، Add Printer را اجرا کرده یا مستقیماً فایل نصب درایور را اجرا نمایید. پس از نصب، سیستم را ری‌استارت کنید.

اجرای عیب‌یاب ویندوز

سیستم عامل ویندوز دارای troubleshooter برای پرینتر است. برای اجرای آن باید مسیر زیر را از چپ به راست دنبال کنید

به Settings > System > Troubleshoot > Other troubleshooters رفته و Printer Troubleshooter را اجرا کنید. این ابزار به‌طور خودکار مشکلات متداول (از جمله عدم شناسایی پرینتر) را تشخیص داده و سعی در رفع آن‌ها می‌کند.

اگر از ویندوز 11 استفاده می کنید، موارد عیب یابی ویندوز در دوره جامع آموش ویندوز 11 به طور حجرفه ای و کامل آموزش داده شده.

1. بررسی سرویس پرینت اسپولر

گاهی مشکل عدم شناسایی به دلیل اجرا نشدن سرویس spooler در ویندوز است. برای بررسی، کلیدهای Win + R را زده، دستور services.msc را تایپ و Enter کنید. در لیست سرویس‌ها به دنبال Print Spooler بگردید و مطمئن شوید در حال اجرا (Running) است. در صورت متوقف بودن، روی آن راست‌کلیک کرده و Start یا Restart را انتخاب کنید. سپس دوباره سعی کنید پرینتر را شناسایی کنید.

بررسی مشکلات شبکه (برای پرینتر تحت شبکه)

اگر پرینتر شما در شبکه‌ متصل شده اما (Ethernet یا Wi-Fi) و شناسایی نمی‌شود، برای رفع آن ابتدا اطمینان حاصل کنید کامپیوتر و پرینتر هر دو به یک شبکه متصل‌اند. آدرس IP پرینتر را بررسی کرده و ببینید آیا از روی کامپیوتر قابل پینگ گرفتن هست یا خیر!؟ همچنین در ویندوز، پرینت شرینگ را فعال کنید

به Control Panel > Network and Sharing Center > Advanced sharing settings رفته و گزینه File and printer sharing را روشن کنید. اگر پرینتر اشتراکی روی سیستم دیگری است، مطمئن شوید آن سیستم روشن بوده و پرینتر share شده است.

حذف و افزودن مجدد پرینتر:

اگر موارد بالا نتیجه نداد، پرینتر را یکبار از سیستم حذف کنید. برای این کار به Printers & scanners رفته، روی نام پرینتر کلیک و Remove Device را انتخاب کنید. سپس از همان قسمت، با گزینه Add a printer or scanner دوباره پرینتر را اضافه کنید تا ویندوز از ابتدا آن را شناسایی نماید. توجه داشته باشید که اگر کابل پرینتر ویا فریمورک دچار مشکل باشد؛ ممکن است پرینتر نصب نشود! اگر حس کردید هنوز نمی توانید مشکل را رفع کنید و ایراد از ویندوز است توصیه می کنم مقاله مشکلات مهم ویندوز را نیز بررسی کنید.

در صورت ادامه مشکل ابتدا کابل USB دیگری را امتحان کنید؛ زیرا ممکن است کابل معیوب باشد! اگر پرینتر دیگری در اختیار دارید، امتحان کنید که آیا سیستم آن را شناسایی می‌کند یا خیر؟! تا متوجه شوید مشکل از کامپیوتر است یا خود پرینتر. در نهایت، در صورت عدم شناسایی، احتمال نقص سخت‌افزاری در پورت‌های اتصال پرینتر یا کامپیوتر وجود دارد که نیاز به بررسی و تعمیرات تخصصی خواهد داشت.

2. چاپ نشدن فایل‌ها

شرح مشکل: دستور چاپ را از کامپیوتر ارسال می‌کنید اما هیچ صفحه‌ای چاپ نمی‌شود! در این حالت ممکن است هیچ واکنشی از سوی پرینتر مشاهده نکنید، یا فایل‌ها در صف چاپ گیر کنند و چاپ انجام نشود. این مشکل یکی از شایع‌ترین مسائلی است که کاربران با آن روبه‌رو می‌شوند: پرینتر پرینت نمی‌گیرد.

علت‌های احتمالی:

• عدم ارسال دستور پرینت از کامپیوتر به پرینتر (مثلاً به دلیل قطع ارتباط یا اختلال در سرویس چاپ)
• قرار نداشتن پرینتر به عنوان پیش‌فرض و ارسال تصادفی دستور چاپ به دستگاه دیگر یا یک پرینتر مجازی (مانند PDF)
• آفلاین بودن پرینتر در ویندوز یا توقف آن (Printer Offline)
• گیر کردن یک دستور چاپ در صف پرینت ویندوز (وجود job معلق که مانع ادامه کار می‌شود)
• نصب نبودن یا خراب شدن درایور ” نرم افزار نصبی ” پرینتر
• مشکلات ارتباطی کابل یا شبکه (در صورتی که ارتباط در لحظه ارسال قطع باشد، فرمان به پرینتر نمی‌رسد)
• مشکلات نرم‌افزاری در برنامه‌ای که از آن چاپ می‌گیرید (مثلاً فقط یک فایل یا یک نرم‌افزار خاص چاپ نمی‌کند در حالی که بقیه موارد چاپ می‌شوند)
• وجود پیغام خطا یا ارور در پرینتر (مانند باز بودن درب، گیر کردن کاغذ یا تمام شدن جوهر) که باعث توقف همه دستورات چاپ می‌شود.

راه‌حل‌ها:

بررسی وضعیت پرینتر در ویندوز

وارد Printers & scanners شوید و وضعیت پرینتر را نگاه کنید. اگر وضعیت Offline یا Paused نمایش داده می‌شود، روی پرینتر دوبار کلیک کرده تا صف چاپ باز شود. در منوی Printer تیک گزینه Use Printer Offline را بردارید. همچنین اگر پرینتر Pause شده است، تیک Pause Printing را نیز بردارید. پرینتر باید در حالت آنلاین و آماده به کار قرار گیرد.

تنظیم پرینتر پیش‌فرض

اطمینان حاصل کنید دستور چاپ به پرینتر ؛ صحیح ارسال می‌شود. ممکن است چندین دستگاه در سیستم شما نصب باشد. برای جلوگیری از اشتباه، روی پرینتر موردنظر راست‌کلیک کرده و Set as Default Printer (تنظیم به عنوان پیش‌فرض) را انتخاب کنید. پس از آن دوباره دستور چاپ را ارسال کنید. (اگر ویندوز گزینه Set as default را نشان نمی‌دهد، ابتدا قابلیت Let Windows manage my default printer را غیرفعال کنید

بررسی صف چاپ و پاک کردن وظایف گیرکرده

1. : پنجره صف چاپ (Print Queue) را برای پرینتر خود باز کنید. اگر لیستی از اسناد در انتظار چاپ می‌بینید که چاپ نشده‌اند، ممکن است یکی از آنها گیر کرده باشد. روی دکمه Cancel All Documents (لغو همه) کلیک کنید تا همه دستورات چاپ پاک شوند. پس از پاکسازی صف، چند لحظه صبر کنید و سپس دوباره فایل موردنظر را برای چاپ ارسال کنید. این کار بسیاری از اوقات مشکل را حل می‌کند. این یکی از مشکلات رایج کارمندان مختلف در محل کار است که در سرفصل دوره ICDL به طور عملی به آن اشاره شده.

راه‌اندازی مجدد سرویس چاپ (Print Spooler):

همانند راه‌حل مشکل قبلی، سرویس اسپولر را بررسی کنید. اگر سرویس چاپ دچار اختلال شده باشد، فرمان‌ها به پرینتر ارسال نمی‌شوند. با استفاده از دستور services.msc سرویس Print Spooler را ری‌استارت کنید و سپس مجدداً دستور چاپ را امتحان نمایید.

بررسی ارتباط و کابل‌ها:

اگر هنوز چاپ انجام نمی‌شود، اطمینان یابید ارتباط فیزیکی قطع نشده است. کابل USB را بازبینی کرده یا در صورت استفاده از پرینتر تحت شبکه، وضعیت اتصال شبکه و آدرس IP پرینتر را چک کنید. یک راه ساده، چاپ یک صفحه تست (Print Test Page) از طریق تنظیمات ویندوز یا خود دستگاه است. اگر صفحه تست هم چاپ نمی‌شود، مشکل عمومی است و احتمالاً ارتباط یا درایور اشکال دارد.

1. نصب مجدد یا تعمیر درایور: وارد Device Manager شوید و پرینتر را پیدا کنید. با راست‌کلیک و Uninstall device درایور را حذف کنید (اگر موجود است). سپس آخرین درایور را دوباره نصب نمایید. یا از طریق Printers & scanners پرینتر را حذف و دوباره اضافه کنید تا ویندوز به‌طور خودکار درایور را نصب کند. این کار مشکلات نرم‌افزاری مرتبط با درایور را رفع می‌کند.

آزمایش چاپ از برنامه‌های مختلف!

ممکن است مشکل از نرم‌افزاری باشد که دستور چاپ را می‌فرستید. برای تشخیص، از یک برنامه دیگر (مثلاً Notepad یا Word) یک متن ساده را چاپ کنید. اگر آن چاپ انجام شد ولی یک فایل خاص (مثلاً PDF یا اکسل) چاپ نمی‌شود، مشکل مربوط به همان فایل یا برنامه است. در این صورت: برنامه مربوطه را به‌روزرسانی یا دوباره نصب کنید. همچنین می‌توانید فایل مشکل‌دار را به PDF تبدیل کرده و سپس چاپ کنید یا از گزینه‌هایی مثل Print as Image (در Adobe Reader برای PDFها) استفاده کنید. اگر شما یک کاربر اداری آفیس هستید و احساس می کنید ایرادات پرینتر شما به آفیس ربط دارد؛ با فایل های این مجموعه مشکل دارید توصیه می کنم مقاله مشکلات مهم آفیس را مطالعه کنید.

بررسی ارورهای خود پرینتر:

نگاهی به صفحه نمایش یا چراغ‌های پرینتر بیندازید. اگر پرینتر پیغام خطایی مانند Paper Jam (گیر کاغذ) یا Low Ink/Toner (کمبود جوهر/تونر) نمایش می‌دهد، طبیعتاً تا رفع آن چاپی صورت نمی‌گیرد. ارور را برطرف کنید (مثلاً کاغذ گیر کرده را خارج کنید یا کارتریج را تعویض کنید) و سپس دوباره چاپ را انجام دهید. این موارد در دوره تعمیرات پرینتر به طور کامل آموزش داده شده است.

غیرفعال کردن موقت فایروال/آنتی‌ویروس:

در برخی موارد نادر، تنظیمات دیوار آتش یا ضدویروس می‌تواند ارتباط چاپ را مسدود کند (خصوصاً در چاپ‌های تحت شبکه). به صورت موقت فایروال ویندوز یا آنتی‌ویروس را غیرفعال و تست کنید که آیا چاپ انجام می‌شود یا خیر. اگر تأثیری داشت، تنظیمات امنیتی را بررسی کنید تا پورت‌های چاپ (مانند پورت TCP 9100 برای پرینترهای شبکه یا سرویس اسپولر) بلاک نشده باشند. سپس مجدداً امنیت را فعال کنید.

1.  راه‌اندازی مجدد سیستم و دستگاه:

کامپیوتر و پرینتر را خاموش و روشن کنید. گاهی با یک ری‌استارت ساده می‌توانید اختلالات موقتی را برطرف کنید. پس از روشن شدن، پیش از ارسال دستور چاپ صبر کنید تا پرینتر کاملاً آماده (Ready) شود و سپس مجدداً عملیات چاپ را امتحان نمایید.

3. گیر کردن کاغذ در پرینتر

شرح مشکل: هنگام چاپ، یک یا چند برگ کاغذ در داخل دستگاه گیر می‌کند و پرینتر متوقف می‌شود. معمولاً همراه این مشکل، پیام خطای Paper Jam روی صفحه نمایش پرینتر یا کامپیوتر ظاهر می‌شود و تا زمانی که کاغذ گیر کرده خارج نشود، دستگاه قادر به ادامه کار نیست.

علت‌های احتمالی:

• استفاده از کاغذ نامناسب یا غیر‌استاندارد (کاغذ با ضخامت یا جنس خارج از محدوده‌ی توصیه‌شده، کاغذ مرطوب، بسیار نازک یا بسیار ضخیم)
• تنظیم نبودن صحیح سینی کاغذ و راهنمای کاغذ (قرار دادن کاغذ به صورت کج یا شل بودن گایدهای کناری باعث ورود کاغذ با زاویه و گیر کردن آن می‌شود)
• پر کردن بیش از حد سینی کاغذ یا قرار دادن تعداد زیادی برگه که منجر به کشیده شدن چند کاغذ با هم و گیر کردن آنها می‌گردد
• وجود منگنه، سنجاق یا اجسام خارجی چسبیده به کاغذ که در مسیر حرکت گیر می‌کنند
• فرسوده یا کثیف شدن غلطک‌های کشنده کاغذ (غلتک‌هایی که کاغذ را به داخل می‌کشند در صورت داشتن گردوغبار یا ساییدگی، ممکن است کاغذ را درست نکشند یا نصفه بکشند)
• باقی ماندن تکه‌های کوچک کاغذ از گیرکردن‌های قبلی داخل دستگاه (همین باقی‌مانده‌ها مسیر را مسدود کرده و مجدداً گیر کردن را سبب می‌شوند)
• اشکال در قطعات مکانیکی پرینتر مانند پدهای جداکننده‌ی کاغذ یا سنسورهای مسیر کاغذ که نیاز به تعمیر دارند.

راه‌حل‌ها:

خاموش کردن سریع دستگاه

به محض وقوع گیر کردن کاغذ، پرینتر را خاموش کنید یا در صورت امکان چاپ را متوقف کنید. این کار جلوی آسیب بیشتر را می‌گیرد (مثلاً موتور کشنده به کاغذ مچاله فشار نیاورد).

دسترسی به کاغذ گیر کرده و خروج آن:

درِ قسمت جلویی یا پشتی پرینتر (بسته به مدل) را که برای دسترسی به مسیر کاغذ طراحی شده است، باز کنید. به آرامی کاغذ گیر کرده را با دو دست بگیرید و آهسته در جهت حرکت طبیعی کاغذ (معمولاً به سمت خارج) بکشید. مراقب باشید کاغذ را پاره نکنید. اگر کاغذ پاره شد، باید تمام تکه‌های باقی‌مانده را نیز خارج کنید. از اعمال زور بیش از حد خودداری کنید؛ اگر کاغذ سفت گیر کرده بود، قسمت‌های مختلف پرینتر (مانند درب پشتی یا واحد تونر/کارتریج) را باز کنید تا دسترسی بهتری داشته باشید.

بررسی قطعات داخلی

پس از خارج کردن برگه، داخل پرینتر را خوب بررسی کنید. مطمئن شوید هیچ تکه ریز کاغذ یا شیء خارجی در مسیر باقی نمانده است.

چرا این اتفاق افتاده؟ معمولا وجود گرد و غبار زیاد روی غلطک‌ها می‌تواند موجب لغزش کاغذ و گیر کردن برگه ها شود؛ در صورت مشاهده، با یک پارچه خشک بدون پرز یا گوش‌پاک‌کن کمی مرطوب به آب مقطر، غلطک‌های کاغذکش را به آرامی تمیز کنید. (قبل از تمیزکاری، حتماً دستگاه خاموش و از برق جدا باشد).

بارگذاری مجدد کاغذ به شکل صحیح

سینی کاغذ را دوباره ببندید و برگه‌ها را این بار صحیح قرار دهید. دسته کاغذ را هوادهی کنید (ورق‌ها را کمی تکان دهید تا به هم نچسبند)، سپس آنها را صاف در سینی بچینید. مطمئن شوید مقدار کاغذ از ظرفیت مجاز بیشتر نباشد (معمولاً علامت حداکثر یا یک فلش در سینی مشخص می‌کند تا چه حد می‌توانید کاغذ بگذارید). گیره‌های راهنمای کاغذ را دقیقاً مماس با لبه کاغذها تنظیم کنید تا کاغذ لق نباشد اما خیلی هم سفت فشرده نشود.

بستن درب‌ها و روشن کردن مجدد:

همه درب‌های دستگاه را به درستی ببندید و پرینتر را دوباره روشن کنید. بیشتر پرینترها پس از رفع گیر کاغذ و روشن شدن، به حالت عادی بازمی‌گردند. اگر پیام خطا هنوز نمایش داده می‌شود، احتمالاً هنوز تکه‌ای کاغذ در دستگاه باقی مانده یا دری به درستی بسته نشده است. دوباره بررسی کنید.

استفاده از کاغذ مناسب و باکیفیت

برای جلوگیری از تکرار این مشکل، همیشه از کاغذ استاندارد با گرماژ (وزن) توصیه‌شده “توسط سازنده پرینتر ” استفاده کنید (برای بیشتر پرینترهای اداری ۷۰ تا ۱۰۰ گرمی مناسب است). کاغذ نباید مرطوب، خیلی نازک یا براق (مگر مخصوص همان دستگاه) باشد. همچنین از کاغذ کاملاً صاف و تمیز استفاده کنید؛ کاغذهای مچاله یا لبه تاخورده را وارد دستگاه نکنید! وجود پرز یا گرد در بافت کاغذهای بی‌کیفیت نیز می‌تواند به مرور زمان قطعات داخلی را کثیف کرده و مشکل ایجاد کند.

سرویس دوره‌ای پرینتر

اگر مشکل گیر کردن کاغذ به کرّات رخ می‌دهد، ممکن است قطعات کشنده کاغذ (مانند پیکاپ رولرها یا پد جداکننده) فرسوده شده باشند. در این صورت بهتر است با یک تکنسین جهت سرویس و تعویض احتمالی این قطعات مشورت کنید. سرویس دوره‌ای (گردگیری داخلی، تعویض غلطک‌های مستهلک و غیره) می‌تواند جلوی بسیاری از گیرکردن‌های مداوم را بگیرد.

نکته :

هنگام خروج کاغذ گیر کرده، هرگز از ابزارهای صنعتی و اشیاء نوک‌تیز مانند چاقو یا پیچ‌گوشتی برای درآوردن کاغذ استفاده نکنید، چون ممکن است به قطعات داخلی (مثلاً سطح درام یا سنسورها) آسیب بزنید. همیشه سعی کنید با دست یا ابزار مخصوص خود شرکت سازنده (اگر توصیه کرده) این کار را انجام دهید.

4. کیفیت پایین چاپ

شرح مشکل: اسناد یا تصاویری که چاپ می‌کنید کیفیت مطلوبی ندارند. ممکن است متن چاپ‌شده کمرنگ یا تار باشد، خطوط اضافی یا لکه بر روی کاغذ دیده شود، قسمتی از چاپ محو باشد، رنگ‌ها غلط یا بیرنگ باشند و به طور کلی خروجی چاپ واضح و تمیز به نظر نمی‌رسد.

علت‌های احتمالی:

کم بودن جوهر یا تونر

اولین و شایع‌ترین علت افت کیفیت چاپ، رو به اتمام بودن کارتریج جوهر (در چاپگر جوهرافشان) یا تونر (در چاپگر لیزری) است. وقتی جوهر/تونر کم باشد، نوشته‌ها کمرنگ و ناهمگون چاپ می‌شود یا بخش‌هایی از صفحه سفید می‌ماند.

تنظیمات نادرست کیفیت چاپ

ممکن است حالت چاپ در درایور یا نرم‌افزار روی Draft/Economy (پیش‌نویس یا اقتصادی) تنظیم شده باشد که کیفیت پایین‌تری نسبت به حالت Normal/High دارد. این باعث می‌شود خروجی چاپ کم‌رنگ‌تر یا با وضوح کمتر باشد.

عدم تطابق نوع کاغذ با تنظیمات

اگر نوع کاغذی که در تنظیمات چاپ انتخاب کرده‌اید با کاغذ واقعی متفاوت باشد، کیفیت چاپ مدنظر شما ممکن است افت کند. مثلاً چاپ روی کاغذ گلاسه با تنظیم کاغذ معمولی معمولا منجر به خشک نشدن جوهر یا تارشدن متن شود.

کثیفی یا گرفتگی هد چاپ (در جوهرافشان)

هد پرینترهای جوهرافشان ممکن است به مرور دچار گرفتگی نازل‌ها یا خشک شدن جوهر شود، خصوصاً اگر مدتی بلااستفاده بمانند. این امر موجب ایجاد خطوط سفید در چاپ یا قطع شدن بخش‌هایی از تصویر می‌شود.

مشکلات کارتریج یا درام (در لیزری)

در چاپگرهای لیزری، خرابی یا کثیفی درام تصویر یا غلطک‌های داخلی می‌تواند باعث لکه‌های تونر، خطوط عمودی سیاه/سفید یا سایه انداختن (Ghosting) در صفحه چاپی شود. همچنین اگر تونر به درستی توزیع نشود، چاپ ناهمگون خواهد بود.

استفاده از مواد مصرفی نامرغوب

استفاده از جوهر غیر اورجینال یا تونر بی‌کیفیت می‌تواند کیفیت چاپ را به شدت پایین آورد. این مواد گاهاً باعث گرفتگی هد یا آلوده شدن بخش‌های داخلی می‌شوند.

عدم کالیبره بودن پرینتر (به‌ویژه در چاپگر رنگی): اگر پرینتر شما رنگی است، ممکن است نیاز به calibration (تنظیم ترکیب رنگ) داشته باشد. عدم تنظیم مناسب می‌تواند به چاپ‌های رنگی اشتباه یا ناهماهنگ منجر شود.

راه‌حل‌ها:

بررسی سطح جوهر یا تونر

ابتدا وضعیت کارتریج‌ها را بازبینی کنید. بسیاری از پرینترها از طریق نرم‌افزار مانیتورینگ یا پنل دستگاه میزان حدودی جوهر/تونر باقی‌مانده را نشان می‌دهند. اگر هر یک از کارتریج‌ها کم یا خالی شده باشد، آن را تعویض کنید یا (در مورد تونر) در کوتاه‌مدت می‌توانید کارتریج تونر را خارج کرده و آرام چند بار تکان دهید تا پودر تونر پخش شود؛ سپس دوباره آن را نصب و تست کنید. این روش موقتاً چاپ را پررنگ‌تر می‌کند، اما در اولین فرصت باید تونر یا جوهر تمام‌شده را جایگزین نمایید.

تنظیم کیفیت چاپ در درایور

به تنظیمات چاپگر در کامپیوتر بروید (از طریق Printer Preferences در پنجره Printers & scanners). در تب مربوط به Quality یا Paper/Quality، بررسی کنید که کیفیت روی حالت Normal یا Best تنظیم شده باشد. اگر روی حالت EconoMode یا Draft بود، برای بهبود کیفیت آن را به حالت بالاتر تغییر دهید. توجه کنید که افزایش کیفیت ممکن است سرعت چاپ را کمی کاهش دهد، اما وضوح و پررنگی بهتری خواهد داد.

اطمینان از تنظیم درست نوع کاغذ:

در همان بخش تنظیمات چاپگر، نوع کاغذ (Paper Type) را مطابق کاغذی که استفاده می‌کنید انتخاب کنید (معمولی، گلاسه، سبک/سنگین و …). همچنین کیفیت چاپ بر روی کاغذهای مختلف می‌تواند متفاوت باشد؛ از کاغذی با کیفیت مناسب استفاده کنید که سطح صافی داشته باشد.

تمیز کردن هد یا انجام Maintenance (در جوهرافشان):

1. اکثر چاپگرهای جوهرافشان دارای ابزار Head Cleaning یا Nozzle Check در درایور خود هستند. از قسمت Maintenance/Tools پرینتر، گزینه پاکسازی هد یا تمیز کردن نازل‌ها را اجرا کنید. این کار چندین بار جوهر را از نازل‌ها شلیک کرده و گرفتگی‌ها را باز می‌کند. پس از آن یک صفحه آزمایشی چاپ کنید تا ببینید خطوط قطع‌شده برطرف شده‌اند یا خیر. در صورت نیاز دو تا سه بار عملیات پاکسازی را تکرار کنید. همچنین اجرای Alignment (ترازبندی هد) می‌تواند در بهبود وضوح و رفع تیرگی یا سایه موثر باشد.

• بازبینی و تمیز کردن کارتریج تونر/درام (در لیزری): اگر روی کاغذ خطوط یا لکه مشاهده می‌شود، ممکن است تونر روی درام یا غلطک‌ها پخش شده باشد. در صورتی که مهارت دارید، کارتریج تونر را بیرون آورده و درام را با دستمال خیلی نرم و خشک به‌آرامی تمیز کنید (سطح درام بسیار حساس است، با احتیاط لمس کنید). برخی پرینترها اهرم تمیزکننده‌ی داخلی دارند که با کشیدن آن می‌توان درام را پاک کرد (به دفترچه راهنما مراجعه کنید). اگر کیفیت بعد از این کار بهتر نشد، احتمالا نیاز به تعویض کارتریج تونر یا درام دارید.

• استفاده از مواد مصرفی مرغوب: اگر از جوهر یا تونر طرح (غیر اصل) استفاده می‌کنید و کیفیت چاپ پایین است، مشکل می‌تواند از همان مواد باشد. برای تست، یک‌بار از کارتریج اصلی یا باکیفیت استفاده کنید و مقایسه کنید. جوهرهای نامرغوب علاوه بر کیفیت پایین، گاهی باعث مسدود شدن هد یا آسیب به پرینتر هم می‌شوند.

• کالیبره کردن چاپگر رنگی: در پرینترهای رنگی لیزری، گزینه‌ای برای Calibrate (کالیبراسیون) وجود دارد که تنظیمات رنگ و توزیع تونر را تصحیح می‌کند. این گزینه را می‌توانید از منوی خود دستگاه یا نرم‌افزار در کامپیوتر پیدا کرده و اجرا کنید. با این کار مشکلاتی نظیر جابجایی رنگ‌ها، تار بودن ترکیب رنگ یا ناهماهنگی در چاپ تصاویر تا حدی حل می‌شود.

• سرویس تخصصی در صورت لزوم: اگر با تمام اقدامات فوق، چاپ همچنان کیفیت پایین یا عیوب ظاهری دارد (مثلاً همیشه یک خط ثابت روی صفحات می‌افتد)، ممکن است قطعه‌ای مانند درام، بلید پاک‌کننده تونر یا فیوزینگ دستگاه نیاز به تعمیر/تعویض داشته باشد. در این حالت بهتر است دستگاه توسط تکنسین بازدید شود. همچنین به یاد داشته باشید نگهداری صحیح (مثلاً عدم قرار دادن پرینتر در محیط خیلی پرگردوغبار، استفاده منظم از دستگاه برای جلوگیری از خشک شدن جوهر) به پیشگیری از این مشکلات کمک می‌کند.

5. تمام شدن ناگهانی جوهر یا تونر

شرح مشکل: در حین چاپ یا پس از تعداد کمی صفحه، پرینتر ناگهان متوقف می‌شود و خروجی سفید یا کم‌رنگ می‌شود زیرا جوهر یا تونر کارتریج زودتر از انتظار تمام شده است. ممکن است هیچ اخطار قبلی نداده باشد و شما را غافلگیر کند.

علت‌های احتمالی:

• عدم توجه به هشدارهای کم بودن جوهر/تونر: بیشتر چاپگرها قبل از اتمام کامل، اخطار Low Ink/Toner می‌دهند. اگر این اخطار نادیده گرفته شود، تمام شدن جوهر ناگهانی به نظر خواهد رسید.
• نوع و ظرفیت کارتریج: استفاده از کارتریج با ظرفیت پایین (ظرفیت استاندارد) در صورت چاپ حجم زیاد؛ خیلی سریع تمام می‌شود. کارتریج‌های High Yield صفحات بیشتری چاپ می‌کنند.
• خشک شدن جوهر (در پرینترهای جوهرافشان): اگر برای مدت طولانی از پرینتر استفاده نکرده باشید، ممکن است جوهر در داخل کارتریج یا هد خشک شده باشد. در این حالت پرینتر ممکن است ناگهان دیگر چاپ نکند چون عملاً جوهر جاری نمی‌شود، حتی اگر مقداری جوهر در مخزن باشد.
• مصرف بیش از حد تونر در چاپ‌های گرافیکی: چاپ تصاویر گرافیکی یا اسناد سنگین (با پوشش جوهر/تونر بالا) می‌تواند تونر یا جوهر را خیلی سریع‌تر از متن معمولی مصرف کند. بنابراین شاید به نظر برسد تونر خیلی زود خالی شده است.
• خطای چیپ یا سنسور سطح جوهر: برخی کارتریج‌ها دارای تراشه‌ای هستند که سطح جوهر را تخمین می‌زند. گاهی این تراشه ممکن است مقدار را اشتباه گزارش دهد و ناگهان از حالت مثلاً ۳۰٪ به ۰٪ برسد. همچنین اگر کارتریج را مجدداً شارژ کرده باشید ولی تراشه ریست نشده باشد، پرینتر همچنان فکر می‌کند جوهر تمام است.

راه‌حل‌ها:

1. تأیید تمام شدن کارتریج: ابتدا مطمئن شوید مشکل واقعاً تمام شدن جوهر/تونر است. اگر چاپ سفید خارج می‌شود یا بسیار کم‌رنگ است، کارتریج را درآورده و بررسی کنید. در کارتریج جوهرافشان، آن را کمی تکان دهید و ببینید آیا جوهر به خروجی هد می‌رسد (مراقب لکه شدن دست باشید). در تونر لیزری، کارتریج را خارج کرده و آرام تکان دهید تا تونر پخش شود و دوباره نصب کنید. اگر پس از این کار چند صفحه به طور عادی چاپ شد، یعنی تونر کم بوده و با تکان دادن موقتاً مشکل حل شده است – اما به زودی تمام می‌شود.
2. تعویض یا شارژ کارتریج: مطمئن‌ترین راه، جایگزینی کارتریج خالی با یک کارتریج جدید (یا شارژ مجدد آن در صورت امکان) است. برای پرینترهای لیزری، تهیه یک تونر اورجینال یا طرح باکیفیت و تعویض آن. برای جوهرافشان، تعویض کارتریج جوهر. اگر از خدمات شارژ استفاده می‌کنید، در نظر داشته باشید که گاهی شارژ کارتریج می‌تواند ظرفیت کمتری نسبت به کارتریج نو ارائه دهد. پس از تعویض، معمولاً پرینتر پیغام Reset Consumables را انجام می‌دهد یا به‌صورت خودکار سطح را ۱۰۰٪ نشان می‌دهد.
3. همراه داشتن کارتریج یدکی: جهت جلوگیری از وقفه در کار، توصیه می‌شود همیشه یک کارتریج یدکی آماده داشته باشید. به محض مشاهده اخطار کمبود جوهر/تونر، یک کارتریج جدید تهیه کنید تا در صورت اتمام ناگهانی، فوراً تعویض کنید.
4. بررسی تنظیمات مصرف جوهر/تونر: برخی چاپگرها تنظیماتی برای بهینه‌سازی مصرف دارند. مثلاً EconoMode در پرینترهای HP LaserJet که مصرف تونر را کمتر می‌کند اما کیفیت را پایین می‌آورد. یا در جوهرافشان‌ها می‌توانید تنظیم Grayscale (تنها مشکی) را در مواقع عدم نیاز به رنگ فعال کنید تا رنگ‌ها مصرف نشوند. این تنظیمات را متناسب با نیاز استفاده کنید تا کارتریج‌ها بیشتر دوام بیاورند. البته دقت کنید که استفاده مداوم از حالت اقتصادی می‌تواند باعث کم‌رنگ شدن دائمی خروجی شود (برای اسناد مهم حالت عادی را برگردانید).
5. چک کردن منظم سطوح جوهر/تونر: برای جلوگیری از غافلگیری، بهتر است دوره‌ای سطح کارتریج‌ها را کنترل کنید. در ویندوز از قسمت Devices and Printers روی چاپگر خود کلیک راست کرده و Printing Preferences یا Printer Properties را باز کنید؛ اغلب تب یا دکمه‌ای برای نمایش سطح مواد مصرفی دارد. یا از نرم‌افزار اختصاصی پرینتر (مثلاً HP Smart، Canon IJ Utility و…) این اطلاعات را بدست آورید. مشاهده منظم این سطوح به شما ایده می‌دهد چه زمانی تقریبی نیاز به تعویض خواهید داشت.
6. رسیدگی به خشک شدن جوهر: اگر جوهرافشان دارید و پرینتر را هفته‌ها بلااستفاده گذاشته‌اید، قبل از چاپ مهم بررسی کنید کارتریج خشک نشده باشد. می‌توانید یک Nozzle Check (از طریق Maintenance) بگیرید. در صورت خشک بودن هد، از گزینه Clean Printhead استفاده کنید. اگر مدت بسیار زیادی گذشته و کارتریج خشک شده، شاید تعویض کارتریج اجتناب‌ناپذیر باشد. برای پیشگیری، حداقل هفته‌ای یک صفحه رنگی کوچک چاپ کنید تا جوهر در گردش باشد.
7. ارتقاء به کارتریج ظرفیت‌بالاتر: اگر مصرف چاپ شما زیاد است، ببینید آیا برای مدل پرینترتان کارتریج ظرفیت‌بالاتر (High Capacity) وجود دارد. این کارتریج‌ها هزینه اولیه بیشتری دارند اما تعداد صفحات بیشتری چاپ می‌کنند و در مجموع صرفه‌جویی بلندمدت می‌شود. با این کار احتمال تمام شدن ناگهانی هم کمتر می‌شود چون زمان بیشتری طول می‌کشد تا خالی شوند.

6. چاپ کند و با تأخیر

شرح مشکل: پرینتر کار می‌کند اما فرآیند چاپ بسیار کند پیش می‌رود. پس از ارسال دستور چاپ، مدت زیادی طول می‌کشد تا پرینتر شروع به چاپ کند یا بین چاپ صفحات وقفه طولانی می‌افتد. این مسئله می‌تواند در حجم زیاد چاپ، وقت‌گیر و آزاردهنده باشد.

علت‌های احتمالی:

• تنظیمات کیفیت بالا: چاپ در حالت کیفیت بالا یا رزولوشن زیاد (مثلاً چاپ عکس با کیفیت عالی) داده‌های زیادی را به پرینتر می‌فرستد و سرعت پردازش و چاپ را کاهش می‌دهد.
• اتصال بی‌سیم ضعیف: اگر از طریق Wi-Fi چاپ می‌کنید، سیگنال ضعیف یا تداخل شبکه می‌تواند تبادل اطلاعات را کند کند، در نتیجه دستگاه با تأخیر عمل می‌کند.
• پرینتر قدیمی یا حافظه کم: برخی پرینترهای قدیمی یا ارزان‌قیمت حافظه (RAM) محدودی دارند. در چاپ اسناد حجیم یا تصاویر گرافیکی، این دستگاه‌ها زمان بیشتری برای پردازش هر صفحه صرف می‌کنند.
• صف چاپ طولانی یا وظایف سنگین: اگر چندین سند بزرگ را همزمان برای چاپ فرستاده باشید، یا یک سند چندصد صفحه‌ای با گرافیک پیچیده در صف باشد، سرعت چاپ ظاهراً کاهش می‌یابد چون پرینتر باید همه را یکی‌یکی پردازش کند.
• استفاده از قابلیت دوطرفه (Duplex): چاپ دورو (اتوما تیک) سرعت کلی را تقریباً نصف می‌کند، زیرا نیاز است کاغذ برگردانده شود و طرف دوم چاپ شود.
• وضعیت firmware یا درایور: گاهی قدیمی بودن firmware داخلی پرینتر یا مشکلات درایور می‌تواند باعث عملکرد ناهنجار و کندی شود.
• حالت صرفه‌جویی انرژی: برخی پرینترها اگر مدتی غیرفعال بمانند، به حالت Sleep عمیق می‌روند. بیدار شدن از این حالت می‌تواند چندین ثانیه طول بکشد، که این زمان به شروع چاپ اضافه می‌شود.

راه‌حل‌ها:

1. کاهش تنظیمات کیفیت برای چاپ‌های غیرضروری: اگر سرعت مهم‌تر از کیفیت است (مثلاً برای پیش‌نویس‌ها یا اسناد داخلی)، در تنظیمات چاپ کیفیت را به Draft یا Normal کاهش دهید. این کار حجم داده‌های ارسالی و زمان پردازش را کم می‌کند. البته برای اسناد نهایی یا تصاویر با جزئیات، دوباره کیفیت را بالا ببرید.
2. ساده‌سازی اسناد پیچیده: در صورت امکان، اسناد بسیار گرافیکی یا شامل تصاویر بزرگ را ساده‌تر کنید. مثلاً تصاویری که نیاز نیست با وضوح کامل چاپ شوند را قبل از چاپ کوچک‌تر یا کم‌رزولوشن‌تر کنید. یا اگر PDF سنگینی دارید، صفحات را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم و جداگانه چاپ کنید. این کار از فشار یکجای زیاد بر پرینتر می‌کاهد.
3. استفاده از اتصال مستقیم: اگر چاپ بی‌سیم کند است و امکانش را دارید، پرینتر را موقتاً با کابل USB به کامپیوتر وصل کنید یا اگر پرینتر پورت Ethernet دارد، از طریق شبکه سیمی به روتر متصل کنید. اتصال سیمی پایدارتر است و تأخیر کمتری نسبت به Wi-Fi دارد. اگر در حالت اتصال باسیم چاپ سریع‌تر شد، مشکل از شبکه بی‌سیم بوده و می‌توانید با بهبود سیگنال Wi-Fi (نزدیک‌تر کردن دستگاه به روتر، کاهش موانع) یا استفاده از باند فرکانسی خلوت‌تر، سرعت بی‌سیم را بهبود دهید.
4. به‌روزرسانی Firmware پرینتر: به سایت سازنده پرینتر خود مراجعه کنید و بخش دانلودها (Downloads) را بررسی نمایید. اگر نسخه جدیدی از Firmware (نرم‌افزار داخلی دستگاه) منتشر شده، با دقت دستورالعمل ارتقا را انجام دهید. Firmware جدید گاهی بهبودهایی در سرعت پردازش یا مدیریت حافظه دارد. توجه: ارتقای firmware را طبق دستورالعمل دقیق انجام دهید و هنگام آپدیت دستگاه را خاموش نکنید.
5. افزایش حافظه (در صورت امکان): برخی پرینترهای مخصوصاً لیزری دارای اسلات ارتقای RAM هستند. اگر مرتباً اسناد حجیم چاپ می‌کنید و پرینتر شما این قابلیت را دارد، افزودن حافظه‌ی بیشتر می‌تواند سرعت پردازش و چاپ پشت سر هم صفحات را بهتر کند.
6. چاپ دورو دستی: چنانچه عجله دارید و چاپگر در حالت دورو کند عمل می‌کند، می‌توانید به صورت دستی صفحات زوج و فرد را چاپ کنید. یعنی ابتدا در تنظیمات، چاپ را روی Only Odd Pages تنظیم کرده و پس از چاپ، کاغذها را برگردانید و Only Even Pages را چاپ کنید. این کار زمان چرخاندن اتوماتیک را حذف می‌کند (هرچند نیاز به کمی دقت در پشت‌ورو کردن کاغذها توسط شما دارد).
7. بررسی ویژگی‌های صرفه‌جویی انرژی: اگر احساس می‌کنید اولین صفحه پس از مدتی انتظار بسیار کند شروع می‌شود، شاید پرینتر در حالت خاموشی خودکار بوده. در تنظیمات دستگاه (از طریق منوی پنل پرینتر یا نرم‌افزار آن) به دنبال گزینه‌هایی مانند Auto Power Off یا Deep Sleep بگردید و در صورت امکان زمان‌بندی آن را طولانی‌تر کنید یا غیرفعال نمایید. البته توجه داشته باشید که این قابلیت برای صرفه‌جویی برق است و غیرفعال کردن کامل آن ممکن است مصرف انرژی را افزایش دهد.
8. صف چاپ را مدیریت کنید: سعی کنید به‌جای ارسال ده‌ها کار کوچک به چاپگر، آنها را در یک فایل تجمیع کنید. همچنین پس از اتمام یک کار بزرگ، دقایقی صبر کنید تا پرینتر خنک شود سپس کار بعدی را بفرستید. در چاپگرهای لیزری، چاپ پیوسته حجم بالا می‌تواند دستگاه را داغ کند که سیستم داخلی برای محافظت، سرعت را پایین می‌آورد یا مکث می‌کند. با زمان‌بندی مناسب، این مشکل به حداقل می‌رسد.
9. ارتقای پرینتر در صورت لزوم: اگر همواره حجم زیادی چاپ دارید و دستگاه کنونی شما کند است، شاید به صرفه باشد پرینتری با سرعت چاپ بالاتر (بر حسب برگ در دقیقه) تهیه کنید. پرینترهای رده تجاری می‌توانند ده‌ها صفحه در دقیقه چاپ کنند و برای حجم کار بالا طراحی شده‌اند، در حالی که مدل‌های خانگی برای چاپ گهگاهی مناسب‌ترند.

7. مشکلات اتصال پرینتر به شبکه

شرح مشکل: پرینترهای شبکه‌ای (سیمی یا بی‌سیم) در اتصال به شبکه دچار مشکل می‌شوند. یا کامپیوترها قادر به پیدا کردن پرینتر تحت شبکه نیستند، یا پرینتر با وجود اتصال فیزیکی به شبکه، در دسترس سایرین قرار نمی‌گیرد. این مشکل شامل پرینترهای Wi-Fi، پرینترهای اترنت و پرینترهای اشتراکی متصل به یک کامپیوتر می‌شود.

علت‌های احتمالی:

• تنظیم نبودن صحیح اشتراک‌گذاری پرینتر: اگر پرینتر USB خود را می‌خواهید در شبکه به اشتراک بگذارید، ممکن است در ویندوز Sharing آن فعال نشده باشد یا سطح دسترسی تعریف نشده باشد.
• یکی نبودن شبکه: پرینتر و کامپیوتر/گوشی ممکن است در یک شبکه محلی نباشند (مثلاً پرینتر به روتر دیگری متصل است یا کامپیوتر روی شبکه مهمان است). در مورد Wi-Fi Direct نیز دستگاه‌ها باید مستقیم متصل شوند.
• فایروال یا آنتی‌ویروس: برخی دیوارهای آتش یا نرم‌افزارهای امنیتی ترافیک مربوط به چاپگر شبکه‌ای (پورت‌ها یا پروتکل‌های خاص مثل SMB برای پرینتر اشتراکی، یا WSD) را مسدود می‌کنند.
• IP اشتباه یا متغیر: پرینتر شبکه ممکن است IP خود را تغییر داده باشد (در حالت DHCP). اگر کامپیوترها پرینتر را با IP قبلی جستجو می‌کنند، آن را نمی‌یابند.
• غیرفعال بودن File and Printer Sharing: در تنظیمات شبکه ویندوز اگر اشتراک فایل/پرینتر خاموش باشد یا شبکه روی حالت Public تنظیم شده باشد، پیدا کردن پرینتر مشکل می‌شود.
• مشکلات سیگنال Wi-Fi: در پرینترهای بی‌سیم، اگر سیگنال وایرلس ضعیف باشد یا اختلال وجود داشته باشد، ارتباط پایدار نخواهد بود.
• عدم نصب درایور روی کلاینت‌ها: در پرینترهای اشتراکی، کامپیوترهای دیگر شبکه برای استفاده باید درایور مناسب نصب کنند. اگر نصب نشده یا سازگار نیست، اتصال کامل برقرار نمی‌شود.

راه‌حل‌ها:

1. بررسی اتصال فیزیکی/بی‌سیم: اگر پرینتر از طریق کابل شبکه (Ethernet) وصل است، وضعیت چراغ پورت شبکه پشت دستگاه را چک کنید (باید روشن و معمولا چشمک‌زن باشد که نشان از لینک فعال دارد). در تنظیمات پرینتر، قسمت Network یک گزارش تهیه کنید (اغلب چاپ Network Configuration از منوی دستگاه) تا ببینید IP گرفته است یا خیر. در پرینتر Wi-Fi، اطمینان حاصل کنید که به شبکه بی‌سیم شما Join شده است؛ معمولاً روی پنل یا از طریق نرم‌افزار Setup باید نام شبکه (SSID) و وضعیت اتصال دیده شود. اگر وصل نیست، دوباره از ابتدا مراحل اتصال Wi-Fi را طی کنید و رمزعبور صحیح شبکه را وارد نمایید.
2. هم‌شبکه کردن دستگاه‌ها: مطمئن شوید کامپیوتر یا گوشی که قصد دارد پرینتر را پیدا کند، دقیقاً به همان شبکه‌ای متصل است که پرینتر در آن است. (برای اطمینان بیشتر، هر دو را به یک روتر/اکسس‌پوینت وصل کنید). اگر از باندهای دوگانه (۲٫۴GHz و ۵GHz) استفاده می‌کنید، بهتر است پرینتر و دستگاه روی یک باند باشند چون برخی پرینترهای قدیمی‌تر فقط ۲٫۴ را پشتیبانی می‌کنند.
3. فعال‌سازی اشتراک‌گذاری و شناسایی شبکه (در ویندوز): به Control Panel > Network and Sharing Center > Advanced sharing settings بروید. در بخش پروفایل خصوصی (Private) گزینه Turn on network discovery و Turn on file and printer sharing را فعال کنید. همچنین می‌توانید برای تست، password protected sharing را موقت خاموش کنید تا بدون نیاز به اعتبارسنجی اتصال انجام شود. پس از تغییر این تنظیمات، سعی کنید دوباره پرینتر شبکه را بیابید.
4. افزودن دستی پرینتر شبکه‌ای: اگر اتوماتیک پیدا نمی‌شود، به Printers & scanners رفته و Add a printer or scanner را بزنید. وقتی پرینتر موردنظر ظاهر نشد، روی The printer that I want isn’t listed کلیک کنید. حال بسته به نوع اتصال گزینه مناسب را انتخاب کنید:
   • برای پرینتر اشتراکی متصل به PC دیگر: گزینه Select a shared printer by name و مسیر آن را به شکل \\ComputerName\PrinterName وارد کنید (یا از دکمه Browse کمک بگیرید).
   • برای پرینتر شبکه مستقل با IP: گزینه Add a printer using TCP/IP address را بزنید و آدرس IP پرینتر را وارد کنید. نوع دستگاه را Auto Detect بگذارید. ویندوز سعی می‌کند از آن IP پرینتری پیدا و درایور مناسب را نصب کند.
   • اگر پرینتر بی‌سیم از نوع جدید با قابلیت WSD است، می‌توانید گزینه Add a Bluetooth, wireless or network discoverable printer را هم امتحان کنید تا از طریق پروتکل‌های discovery دستگاه را بیابد.
5. بررسی فایروال‌ها: اگر همچنان ارتباط برقرار نیست، برای لحظاتی فایروال ویندوز را خاموش کنید و تست کنید. گاهی پورت‌های لازم (مانند UDP 137/138, TCP 139/445 برای اشتراک‌گذاری SMB، یا پورت‌های خاص پرینتر) بسته هستند. در صورت مشخص شدن تأثیر فایروال، بهتر است به جای خاموش کردن کامل، rule مناسب اضافه کنید: مثلا اجازه به برنامه spooler یا باز کردن پورت‌های مربوط به چاپگر در محدوده شبکه لوکال.
6. تعیین IP ثابت برای پرینتر: وارد تنظیمات شبکه پرینتر شوید (از طریق صفحه وب پرینتر با IP آن یا از منوی دستگاه) و یک آدرس IP ثابت (Static) برای آن تنظیم کنید. یا می‌توانید روی روتر DHCP Reservation انجام دهید. این کار تضمین می‌کند هر بار آدرس پرینتر عوض نشود. سپس با آن آدرس ثابت، روی همه کامپیوترها پرینتر را اضافه کنید.
7. نصب درایور در سیستم‌های کلاینت: وقتی پرینتری را به اشتراک می‌گذارید، روی کامپیوترهای دیگر معمولاً به‌صورت خودکار درایور از سیستم میزبان دریافت می‌شود. اما اگر ویندوز نسخه متفاوتی دارد (مثلاً سرور میزبان ویندوز ۱۰ نسخه ۶۴-بیت است و کاربر Windows 7 نسخه ۳۲-بیت)، خودکار عمل نمی‌کند. شما باید دستی درایور متناسب با هر کلاینت را نصب کنید. از سایت سازنده درایور مربوطه را دانلود و در هنگام Add Printer (در مرحله درایور) گزینه Have Disk را انتخاب و فایل درایور را معرفی کنید.
8. بررسی محدوده برد Wi-Fi: در مورد پرینتر وایرلس، اگر دستگاه خیلی دور از روتر است یا موانع زیادی (دیوار بتنی و…) در میان است، ممکن است پرینتر دچار قطعی از شبکه شود. آن را به محدوده تحت پوشش قوی‌تری منتقل کنید. همچنین تداخل فرکانسی با مایکروویو یا دستگاه‌های بلوتوث را در نظر داشته باشید.
9. ریست تنظیمات شبکه پرینتر: به عنوان آخرین راه، می‌توانید تنظیمات شبکه پرینتر را به حالت کارخانه برگردانید و مجدداً پیکربندی کنید. دفترچه راهنما را برای نحوه ریست شبکه بررسی کنید (اغلب با نگه داشتن دکمه Wi-Fi یا ترکیبی از دکمه‌ها انجام می‌شود). سپس از نو پرینتر را به شبکه وصل کرده و مراحل اضافه کردن را تکرار نمایید.

8. مشکلات نصب درایورهای پرینتر

شرح مشکل: هنگام نصب یا به‌روزرسانی درایور پرینتر روی کامپیوتر با مشکل مواجه می‌شوید. مثلاً نصب کامل انجام نمی‌شود، سیستم پرینتر را به عنوان دستگاه ناشناخته نشان می‌دهد، یا پس از نصب، پرینتر درست کار نمی‌کند که احتمال می‌دهید ناشی از مشکل در درایور باشد.

علت‌های احتمالی:

• دانلود یا انتخاب درایر نادرست که با مدل دستگاه یا نسخه سیستم‌عامل سازگار نیست (مثلاً درایور مخصوص ویندوز ۷ در ویندوز ۱۰ نصب شود یا درایور مدل مشابه ولی متفاوت استفاده شود)
• باقی ماندن بقایای درایور قدیمی یا نصب ناقص قبلی که تداخل ایجاد می‌کند (Conflict بین درایورها)
• عدم نصب نرم‌افزار جانبی مورد نیاز درایور (برخی پرینترها علاوه بر درایور، سرویس‌های کمکی نصب می‌کنند؛ اگر قطع شود، نصب کامل نمی‌شود)
• مشکلات دسترسی یا امنیتی: گاهی UAC ویندوز یا آنتی‌ویروس، روند نصب درایور را مختل می‌کند (به خصوص اگر درایور از منبع ناشناخته باشد یا امضای دیجیتال نداشته باشد)
• خطاهای نرم‌افزاری ویندوز (مانند خرابی spooler یا خراب بودن فایل‌های سیستم) که مانع شناسایی صحیح پرینتر و نصب درایور می‌شوند.
• در سیستم‌های جدید (مثلاً ویندوز ۱۰/۱۱ روی ARM) ممکن است برخی پرینترهای خیلی قدیمی درایور سازگار نداشته باشند. یا درایور ۳۲بیتی روی سیستم ۶۴بیتی قابل استفاده نباشد.

راه‌حل‌ها:

1. دریافت درایور مناسب: ابتدا مطمئن شوید آخرین نسخه درایور مخصوص مدل دقیق پرینتر و سیستم‌عامل خود را دارید. همیشه از وب‌سایت رسمی شرکت سازنده (HP, Canon, Epson, … ) دانلود کنید. درایورهای عمومی ویندوز یا CDهای قدیمی ممکن است سازگار نباشند. در صفحه دانلود سازنده، حتماً نوع ویندوز (۱۰، ۱۱ و … و ۳۲/۶۴ بیت) را درست انتخاب کنید. سپس فایل نصب را اجرا نمایید.
2. اجرای نصب به صورت Administrator: روی فایل نصب درایور راست‌کلیک کرده و Run as Administrator (اجرای به عنوان مدیر) را بزنید. این کار مشکلات مربوط به دسترسی را کاهش می‌دهد. همچنین در حین نصب دیگر برنامه‌ها را ببندید تا خللی ایجاد نشود. اگر آنتی‌ویروس پیغامی داد، اجازه دهید نصب ادامه یابد یا موقتاً آنتی‌ویروس را غیرفعال کنید (بعد از نصب دوباره فعال کنید).
3. حذف درایورهای قدیمی قبل از نصب جدید: به Control Panel > Programs and Features بروید و هر نرم‌افزار یا درایور مربوط به پرینتر (مثلاً مجموعه HP Suite یا Canon Driver) را که قبلاً نصب شده بود، Uninstall کنید. همچنین می‌توانید از Device Manager پرینتر قبلی را Uninstall کنید و حتی از Print Management (در ویندوزهای Pro) در بخش Drivers، درایور قدیمی را حذف نمایید. سپس سیستم را ری‌استارت کنید تا هرگونه اثر باقی‌مانده پاک شود. حال دوباره اقدام به نصب درایور جدید کنید.
4. استفاده از نصب دستی: اگر نصب‌کننده خودکار با خطا متوقف می‌شود، می‌توانید روش دستی را امتحان کنید: ابتدا فایل درایور را از حالت فشرده خارج کرده یا مسیر فایل‌های INF آن را پیدا کنید. سپس از Device Manager روی پرینتر (Unknown device) راست‌کلیک و Update Driver را بزنید و Browse my computer for drivers را انتخاب کنید. مسیر پوشه حاوی درایور را بدهید تا ویندوز به صورت دستی درایور را برداشت و نصب کند. این روش گاهی از گیرکردن نصب‌کننده‌های خودکار عبور می‌کند.
5. بررسی سرویس Print Spooler و فایل‌های سیستم: اگر درایور نصب می‌شود ولی بلافاصله خطا می‌دهد، ممکن است سرویس اسپولر مشکل داشته باشد. ابتدا Print Spooler را طبق روش‌های قبل ریستارت کنید. اگر باز هم خطا بود، اجرای System File Checker را امتحان کنید: منوی استارت را باز کرده cmd را جستجو کنید، روی Command Prompt راست‌کلیک و Run as admin را بزنید. دستور sfc /scannow را اجرا کنید تا فایل‌های سیستمی بررسی و ترمیم شوند. پس از اتمام، سیستم را ری‌استارت کرده و مجدداً درایور را نصب نمایید.
6. سازگاری درایور با سیستم: در صورتی که پرینتر بسیار قدیمی است و درایور مخصوص ویندوز جدید ارائه نشده، می‌توانید از قابلیت Compatibility Mode استفاده کنید. روی فایل نصب درایور راست‌کلیک، Properties را انتخاب کنید. در تب Compatibility، تیک Run this program in compatibility mode for را بزنید و مثلاً ویندوز 7 یا 8 را انتخاب کنید. سپس OK کرده و فایل را اجرا کنید. این ترفند گاهی اجازه می‌دهد درایور نصب شود، هرچند تضمینی نیست که عملکرد کامل داشته باشد.
7. استفاده از درایورهای جایگزین یا عمومی: اگر مدل شما خیلی قدیمی است، ببینید آیا ویندوز به‌طور خودکار درایوری برای آن دارد یا خیر. در اضافه کردن پرینتر به صورت دستی (Add Printer) وقتی مدل یافت نشد، گزینه Windows Update در بخش انتخاب درایور را بزنید تا لیست درایورهای داخلی به‌روز شود. شاید مدل دستگاه یا مدلی بسیار نزدیک به آن را بیابید. همچنین برخی شرکت‌ها یک درایور Universal ارائه می‌کنند (مثلاً HP Universal Print Driver) که با مدل‌های متعدد سازگار است. می‌توانید از چنین درایوری به عنوان جایگزین استفاده کنید.
8. تماس با پشتیبانی سازنده: در موارد نادر که نصب همچنان مشکل دارد و پیغام‌های خطای خاص دریافت می‌کنید، بد نیست به سایت سازنده یا انجمن‌های گفتگوی مرتبط سری بزنید. ممکن است آن خطا شناخته‌شده باشد و راه‌حل ویژه‌ای (مثل پاک کردن یک کلید رجیستری یا نصب یک پچ) داشته باشد. پشتیبانی رسمی سازنده نیز می‌تواند راهنمایی کند که چگونه درایور را روی سیستم نصب نمایید.

9. ارورهای رایج هنگام نصب

شرح مشکل: در طی فرآیند نصب نرم‌افزار یا درایور پرینتر، پیغام‌های خطا (Error) ظاهر می‌شود و جلوی تکمیل نصب را می‌گیرد. این ارورها می‌توانند متن‌ها یا کدهای مختلفی داشته باشند، مانند Printer driver not installed, Cannot find printer, Access Denied, Spooler not running و… . در مواجهه با این خطاها، نصب نیمه‌کاره مانده و پرینتر راه‌اندازی نمی‌شود.

علت‌های احتمالی:

• قطع بودن پرینتر در حین نصب: اگر کابل اتصال شل باشد یا پرینتر خاموش/ریست شود، نصب نمی‌تواند دستگاه را پیدا کند و خطا می‌دهد.
• نداشتن دسترسی کافی: کاربری که نصب را انجام می‌دهد ممکن است دسترسی ادمین نداشته باشد، یا سیاست‌های گروهی (Group Policy) در سازمان، نصب درایورهای جدید را مسدود کرده باشند که به پیام Access Denied منجر می‌شود.
• تداخل با نصب قبلی: اگر قبلاً تلاش نصب ناموفق داشته‌اید، برخی فایل‌ها یا پورت‌ها ممکن است اشغال شده باشند. گاهی باید نصب قبلی را به طور کامل پاک کرد تا خطا برطرف شود.
• ارورهای مربوط به spooler: اگر Print Spooler ویندوز متوقف باشد، اروری نظیر Spooler service not running یا Failed to add printer ممکن است رخ دهد.
• امضای دیجیتال درایور: ویندوز ۱۰ و بالاتر نسبت به درایورهای بدون امضای دیجیتال معتبر سخت‌گیر است. اگر درایور امضا نشده باشد یا دست‌کاری شده باشد، ممکن است خطای امنیتی یا عدم سازگاری بدهد.
• پیغام‌های خاص سازنده: برخی نرم‌افزارهای پرینتر اگر قطعه‌ای مانند کارت شبکه پرینتر را نیابند یا مثلاً سرویس وابسته (NetFramework و…) نصب نباشد، خطاهای اختصاصی می‌دهند.

راه‌حل‌ها:

1. یادداشت دقیق پیام خطا: ابتدا متن دقیق ارور را یادداشت یا عکس بگیرید. همین متن را می‌توانید در اینترنت (سایت سازنده یا انجمن‌ها) جستجو کنید تا راه‌حل خاصی اگر داشته باشد بیابید.
2. بررسی اتصالات و روشن بودن دستگاه: ساده‌ترین مورد، اطمینان از روشن و متصل بودن پرینتر در هنگام نصب است (مگر آنکه نصاب بگوید دستگاه را وصل نکنید تا بعداً). اگر USB است حتماً وصل باشد و در صورت امکان مستقیماً به پورت اصلی کامپیوتر (و نه هاب) وصل کنید. اگر پرینتر شبکه‌ای است، IP آن را هنگام نصب دستی وارد کنید یا ابتدا از طریق پنل دستگاه ارتباط را برقرار کنید.
3. اجرای نصب با سطح دسترسی بالا: اگر پیام خطایی حاوی Access یا Permission بود، حتماً نصب را با Run as Administrator تکرار کنید. در شبکه‌های دامین، ممکن است نیاز به دسترسی ادمین دامین باشد. با تیم IT خود در این باره هماهنگ شوید.
4. اطمینان از اجرای سرویس Print Spooler: همانطور که اشاره شد، اجرا نبودن سرویس اسپولر می‌تواند نصب را دچار مشکل کند. قبل از نصب، Services را باز کرده و Print Spooler را Start کنید. اگر این سرویس استارت نمی‌شود، ابتدا آن مشکل باید رفع شود (ممکن است ویروس یا اشکالی باعث توقف سریع آن شود). پس از راه‌اندازی سرویس، نصب را دوباره انجام دهید.
5. پاکسازی نصب‌های ناموفق قبلی: به مسیر C:\Windows\System32\spool\drivers بروید (برای احتیاط، محتویات پوشه PRINTERS در همین شاخه را هم پاک کنید که صف چاپ باقی‌مانده‌ای نباشد). سپس اگر پرینتری با همین نام در Devices and Printers مشاهده می‌شود، Remove Device کنید. سیستم را ری‌استارت کرده و دوباره نصب را آغاز کنید. این کار یک شروع تازه فراهم می‌کند.
6. غیرفعال کردن Driver Signature Enforcement (موقت برای نصب‌های خاص): اگر مطمئنید درایور سالم است ولی امضا ندارد و ویندوز جلوی نصبش را می‌گیرد، می‌توانید به طور موقت Driver Signature Enforcement را خاموش کنید. برای این کار در زمان بوت سیستم، وارد منوی Advanced Boot Options شوید و گزینه Disable driver signature enforcement را انتخاب کنید. سپس ویندوز که بالا آمد، نصب درایور را انجام دهید. (پس از ری‌استارت بعدی این حالت به پیش‌فرض بازمی‌گردد). توجه کنید این کار را فقط وقتی انجام دهید که درایور از منبع معتبری باشد.
7. استفاده از نرم‌افزار Printer Install Wizard (در برند HP): شرکت‌هایی مانند HP ابزار جداگانه‌ای برای تشخیص و نصب خودکار پرینتر دارند. مثلاً HP Print and Scan Doctor یا HP Smart می‌تواند خطاهای نصب را تشخیص دهد و برطرف کند. اگر نصب دستی با خطا مواجه می‌شود، از چنین ابزارهایی کمک بگیرید تا تنظیمات به‌درستی انجام شود.
8. تمیز کردن رجیستری (پیشرفته): در موارد شدید که پیام‌های خطای عجیب دریافت می‌کنید، شاید کلیدهای رجیستری مربوط به پرینتر خراب شده‌اند. با احتیاط و ترجیحاً با راهنمایی متخصص، می‌توانید مسیرهای رجیستری مربوط به درایور چاپگر را پاک کنید (مثلاً در HKEY_LOCAL_MACHINE\System\CurrentControlSet\Control\Print\Environments\… و HKEY_LOCAL_MACHINE\System\CurrentControlSet\Control\Print\Printers). اما هشدار می‌دهیم که ویرایش رجیستری خطرناک است و اگر مطمئن نیستید، این کار را انجام ندهید.
9. ارتباط با پشتیبانی: در صورتی که یک خطای خاصی مرتبا ظاهر می‌شود (مثلا error code مشخص در هنگام نصب)، با پشتیبانی شرکت پرینتر تماس بگیرید یا در وبسایت رسمی جستجو کنید. ممکن است برای آن کد خطا، مستنداتی ارائه شده باشد. برای نمونه، خطای معروف “Cannot connect to printer, error 0x00000bbb” که در اتصال به پرینتر شبکه‌ای رخ می‌دهد راه‌حل ویژه خود (اصلاح رجیستری) را دارد. شناسایی دقیق خطا مسیر حل را سریع‌تر می‌کند.

10. مشکلات چاپ رنگی (مثلاً چاپ سیاه و سفید به‌جای رنگی)

شرح مشکل: پرینتر رنگی دارید اما خروجی چاپ به صورت سیاه‌وسفید یا طیف خاکستری است، در حالی که انتظار داشتید رنگی باشد. یا بخش‌های رنگی سند با رنگ‌های اشتباه/محو چاپ می‌شوند. در واقع دستگاه در چاپ رنگ‌ها دچار مشکل شده است.

علت‌های احتمالی:

• تنظیمات چاپ در حالت grayscale/سیاه‌وسفید: احتمال دارد در زمان چاپ، گزینه‌ای فعال باشد که چاپ را به حالت تک‌رنگ محدود کند. بسیاری از درایورها تنظیم Print in Grayscale یا Black Ink Only دارند. اگر این تنظیم روشن باشد، خروجی تماماً با کارتریج مشکی چاپ می‌شود.
• خالی شدن یکی از کارتریج‌های رنگی: اگر یکی از رنگ‌های اصلی (آبی، قرمز، زرد در جوهرافشان یا تونرهای CMYK در لیزری رنگی) تمام شده یا خشک شده باشد، پرینتر ممکن است یا به حالت تک‌رنگ سوئیچ کند یا رنگ مربوطه را به صورت بی‌رنگ چاپ نماید (مثلاً اگر تونر آبی خالیست، تمام بخش‌های آبی تقریبا سفید درمی‌آیند).
• گرفتگی هد رنگی (در جوهرافشان): ممکن است هد مربوط به یک رنگ خاص مسدود شده باشد و آن رنگ چاپ نشود. نتیجه کار شبیه تمام شدن جوهر همان رنگ است.
• نصب درایور اشتباه (در پرینتر رنگی): گاهی اگر به اشتباه درایور مدل سیاه‌وسفید را برای پرینتر رنگی نصب کنید، قابلیت رنگی در دسترس نخواهد بود. یا تنظیمات پورت به نحوی باشد که فقط اطلاعات تک‌رنگ منتقل شود.
• حالت صرفه‌جویی خودکار: برخی پرینترهای رنگی وقتی یکی از رنگ‌ها تمام شود، به شما امکان می‌دهند با مشکی ادامه دهید. در این حالت، دستگاه عمداً همه چیز را سیاه‌وسفید می‌کند تا شما بتوانید تا تهیه کارتریج جدید کارتان را راه بیندازید.
• اشتباه در پروفایل رنگ یا نرم‌افزار چاپ: ممکن است فایل یا برنامه‌ای که از آن چاپ می‌کنید تنظیمات رنگ را ناقص بفرستد. به ویژه در چاپ عکس، اگر پروفایل رنگی هماهنگ نباشد، احتمال بروز خطا در رنگ‌ها هست (البته این کمتر به “سیاه و سفید شدن” منجر می‌شود).

راه‌حل‌ها:

1. بررسی تنظیمات در پنجره چاپ: هنگامی که دستور چاپ را می‌دهید (مثلاً File > Print در نرم‌افزار)، پنجره‌ای باز می‌شود که معمولاً یک دکمه Preferences یا Properties برای چاپگر دارد. آن را کلیک کنید و تنظیمات رنگ را بازبینی کنید. مطمئن شوید Color انتخاب شده و گزینه‌هایی مثل Grayscale, Monochrome یا Black & White غیرفعال هستند. این را هم در تنظیمات خود نرم‌افزار (مثلاً در Word یا Acrobat گاهی تیک “Print color as black” وجود دارد) و هم در تنظیمات درایور بررسی کنید. سپس با این اطمینان، دوباره چاپ را انجام دهید.
2. بررسی سطح جوهر/تونر رنگی: اگر دیدید که علی‌رغم تنظیم روی Color، خروجی بی‌رنگ است، احتمال قوی اتمام یکی از رنگ‌هاست. وضعیت کارتریج‌های رنگی (آبی (Cyan)، قرمز (Magenta) و زرد (Yellow) در سیستم CMY) را چک کنید. حتی اتمام کارتریج مشکی در برخی مدل‌ها می‌تواند چاپ رنگی را هم متوقف کند. اگر هر کدام کم یا خالی بود، تعویض کنید. نکته: بسیاری از پرینترهای جوهرافشان برای چاپ سیاه نیز از ترکیب رنگ‌ها بهره می‌برند تا طیف خاکستری بهتری بدهند؛ پس اگر کارتریج رنگی خالی باشد، ممکن است حتی اسناد سیاه‌وسفید هم چاپ نشوند.
3. تمیز کردن هدهای رنگ (در جوهرافشان): از بخش Maintenance دستگاه، یک Nozzle Check چاپ کنید؛ این الگو نشان می‌دهد هر رنگ آیا درست چاپ می‌شود یا خیر. اگر یک یا چند رنگ غایب بودند، عملیات Head Cleaning انجام دهید. پس از یک تا دو دور پاکسازی و تست مجدد، معمولاً رنگ‌ها برمی‌گردند. اگر برنگشت، کارتریج آن رنگ را جایگزین کنید چون ممکن است خشک شده باشد.
4. درستی درایور نصب‌شده: به Printer Properties مراجعه کرده و مدل دستگاه را چک کنید. اگر مدل اشتباه است، درایور صحیح را طبق راه‌حل‌های بخش 8 و 9 نصب کنید. همچنین در Printer Properties > Advanced ببینید آیا Color Printing فعال است یا خیر. برخی درایورها گزینه‌ای دارند که می‌توانند دستگاه را به عنوان تک‌رنگ یا رنگی رفتار کنند. اطمینان حاصل کنید که به عنوان پرینتر رنگی تنظیم شده باشد.
5. تنظیمات نرم‌افزار حسابداری یا برنامه خاص: اگر مشکل خاص یک نرم‌افزار (مثلاً برنامه حسابداری) است که فقط سیاه‌وسفید چاپ می‌کند، تنظیمات آن برنامه را بررسی کنید. خیلی از نرم‌افزارهای قدیمی مخصوص چاپ فاکتور و…، خروجی را تک‌رنگ می‌گیرند چون قبلاً پرینترهای سوزنی یا لیزری سیاه‌وسفید استفاده می‌شده. ممکن است نیاز باشد در آن برنامه گزینه‌ای برای فعال کردن چاپ رنگی بزنید، یا به نسخه جدیدتری ارتقاء دهید که از چاپ رنگی پشتیبانی می‌کند.
6. انجام Calibration (در پرینتر لیزری رنگی): اگر رنگ‌ها بهم ریخته چاپ می‌شوند (مثلا هاله رنگ دیگری دارند)، کالیبره کردن دستگاه می‌تواند مشکلات را حل کند. این گزینه معمولاً روی خود پرینتر در منوی بخش کیفیت تصویر یا در نرم‌افزار PC وجود دارد. کالیبراسیون باعث تنظیم دقیق‌تر ترکیب و ثبت رنگ‌ها می‌شود.
7. پرینت یک عکس از برنامه‌ای دیگر: برای اطمینان، یک تصویر رنگی را از یک برنامه ساده دیگر (مثلاً Paint یا Photos ویندوز) چاپ کنید. اگر آنجا درست چاپ شد ولی از برنامه اصلی‌تان نه، پس مشکل از تنظیمات یا سازگاری آن برنامه است. اما اگر همه‌جا سیاه‌وسفید بود، به موارد درایور/سخت‌افزار برگردید.
8. ریست کردن تنظیمات چاپگر: به عنوان راه آخر، می‌توانید چاپگر را به تنظیمات پیش‌فرض کارخانه برگردانید (Reset to default). این کار تمامی تغییراتی که ممکن است باعث اجبار حالت تک‌رنگ شده باشد را برمی‌گرداند. سپس دوباره پرینتر را تنظیم و تست کنید. (توجه: ریست کارخانه تنظیمات شبکه و… را هم پاک می‌کند، لذا بعد از آن، نیاز است پرینتر را مثل روز اول از نو پیکربندی کنید).

11. تداخل پرینتر با برنامه‌های دیگر (مانند نرم‌افزارهای حسابداری)

شرح مشکل: هنگام استفاده از برخی نرم‌افزارها، عملکرد پرینتر دچار اختلال می‌شود یا بالعکس. به طور مثال، یک نرم‌افزار حسابداری یا مالی که همیشه با پرینتر کار می‌کند ممکن است موجب شود پرینتر برای سایر برنامه‌ها به درستی عمل نکند؛ یا وقتی این برنامه باز است چاپ از برنامه‌های دیگر انجام نمی‌شود. همچنین احتمال دارد خروجی چاپ از یک برنامه خاص ناواضح یا نادرست باشد و تصور کنید مشکل از پرینتر است، در حالی که منشأ آن نرم‌افزار دیگر است.

علت‌های احتمالی:

• انحصار در دسترسی به پورت چاپگر: بعضی برنامه‌های قدیمی (به ویژه حسابداری‌های DOS یا تحت ویندوز قدیمی) برای چاپ، مستقیماً پورت موازی (LPT) یا USB را کنترل می‌کنند. اگر چنین برنامه‌ای باز باشد، ممکن است پورت را قفل کند و تا بسته نشود، برنامه دیگری نتواند چاپ کند.
• تغییر تنظیمات پرینتر توسط برنامه: ممکن است نرم‌افزار موردنظر تنظیمات خاصی به چاپگر اعمال کند (مثلاً اندازه کاغذ سفارشی، فونت یا کدنویسی خاص) و پس از چاپ، آن را برنگرداند. در نتیجه چاپ‌های بعدی از سایر برنامه‌ها دچار مشکل می‌شوند.
• استفاده از درایور یا واسط اختصاصی: برخی نرم‌افزارهای مالی برای چاپ چک‌ها یا فرم‌های خاص، از درایورهای مجازی استفاده می‌کنند یا یک ابزار واسطه نصب می‌کنند. این واسط‌ها ممکن است با درایور اصلی پرینتر تداخل داشته باشند.
• حجم بالای پردازش: در حالتی که نرم‌افزار سنگینی اجراست (مثلاً در حال تهیه گزارش حجیم)، منابع سیستم مشغول است و spooler ممکن است کند شود یا دیر به فرمان‌ها پاسخ دهد و این مانند تداخل به نظر برسد.
• ناسازگاری با ویندوزهای جدید: اگر نرم‌افزاری خیلی قدیمی روی سیستم جدید اجرا شود، ممکن است در استفاده از چاپگر دچار باگ شود (برای نمونه، عدم شناختن نام پورت‌های جدید یا نحوه ارتباط جدید USB). این می‌تواند باعث شود پرینتر هنگ کند تا برنامه بسته شود.

راه‌حل‌ها:

1. به‌روزرسانی نرم‌افزار مربوطه: نخستین گام این است که مطمئن شوید از آخرین نسخه برنامه موردنظر استفاده می‌کنید. شرکت‌های نرم‌افزاری، مشکلات مرتبط با چاپ و سازگاری را در به‌روزرسانی‌ها برطرف می‌کنند. مخصوصاً اگر پس از ارتقای ویندوز این مشکل پیش آمده، حتماً چک کنید نسخه جدیدتر نرم‌افزار برای ویندوز فعلی شما موجود باشد.
2. بررسی تنظیمات چاپ در نرم‌افزار: وارد تنظیمات یا Preferences آن برنامه شوید. ببینید آیا پرینتر پیش‌فرض خاصی تعریف کرده یا حالت خاصی (مثلاً Direct Print to port یا RAW printing) دارد. اگر گزینه‌ای مثل “استفاده از تنظیمات ویندوز” وجود دارد، آن را فعال کنید تا کنترل به ویندوز سپرده شود.
3. بستن برنامه‌های غیرضروری حین چاپ: اگر حس می‌کنید تداخلی وجود دارد، وقتی می‌خواهید از یک برنامه چاپ کنید، سایر برنامه‌های در حال اجرا (به خصوص آنهایی که با چاپگر کار می‌کنند) را ببندید. برای مثال، اگر نرم‌افزار حسابداری باز است و می‌خواهید همزمان از Excel چاپ کنید، ابتدا چاپ‌های حسابداری را انجام دهید، برنامه را ببندید و سپس از Excel پرینت بگیرید. این یک راه‌حل موقتی است ولی کمک می‌کند مطمئن شوید تداخل نرم‌افزاری است.
4. استفاده از Print to PDF: در مواردی، ممکن است برنامه حسابداری شما به طور مستقیم با پرینتر مشکل داشته باشد. سعی کنید خروجی آن را ابتدا به PDF چاپ (پرینت) کنید (با یک پرینتر مجازی PDF مانند Microsoft Print to PDF) و سپس فایل PDF حاصل را چاپ فیزیکی کنید. اگر این روش جواب داد، نشان می‌دهد برنامه اصلی در ارسال مستقیم به چاپگر مسئله دارد. شاید لازم باشد با پشتیبانی آن برنامه صحبت کنید یا همیشه از این راه غیرمستقیم استفاده نمایید.
5. تغییر پورت یا مدل ارتباطی: اگر از پرینترهای قدیمی با پورت COM/LPT استفاده می‌شود (بعضی چاپگرهای ماتریسی)، و نرم‌افزار حسابداری به آن دسترسی مستقیم دارد، در صورت امکان چاپگر را با یک واسط USB یا شبکه به سیستم معرفی کنید. به این ترتیب برنامه مجبور می‌شود از درایور ویندوز استفاده کند نه دسترسی مستقیم به پورت. هرچند این بسته به قابلیت نرم‌افزار دارد.
6. تفکیک پرینترها یا استفاده از ماشین مجازی: در یک سناریو، می‌توانید دو نسخه از پرینتر را در ویندوز نصب کنید: یکی را برای نرم‌افزار حسابداری به صورت پیش‌فرض آن برنامه تنظیم کنید و دیگری را برای سایر امور. این کار با نام‌گذاری متفاوت پرینترها ممکن است. یا اگر نرم‌افزار خیلی قدیمی است، حتی می‌توانید آن را داخل یک ماشین مجازی ویندوز XP اجرا کنید که پرینتر LPT مختص خودش داشته باشد، تا از ویندوز اصلی جدا شود. البته این کار پیچیده است و برای کاربران حرفه‌ای مناسب‌تر است.
7. مراجعه به پشتیبانی نرم‌افزار تخصصی: چون در این مورد خاص مشکل بیشتر از سمت نرم‌افزار جانبی است، اگر نرم‌افزار حسابداری/سفارشی شما پشتیبانی دارد، مشکل را با آنها مطرح کنید. شاید به شما پچ یا دستورالعملی بدهند که مثلاً در فایل تنظیمات آن، مقدار Buffer چاپ یا روش خروجی را تغییر دهید. یا تایید کنند که در نسخه فعلی مشکل شناخته‌شده‌ای وجود دارد.
8. عدم چاپ موازی: دقت کنید در حالت عادی، ویندوز می‌تواند چندین دستور چاپ از برنامه‌های مختلف را مدیریت کند، اما اگر متوجه شدید یکی از برنامه‌ها صف چاپ را قفل می‌کند (یعنی تا کار خودش تمام نشود اجازه دیگری نمی‌دهد)، بهتر است صبر کنید کار آن تمام شود. چاپ موازی بیشترین فشار را روی spooler می‌گذارد و اگر یکی از برنامه‌ها به خوبی این فرآیند را مدیریت نکند، کل عملیات چاپ مختل می‌شود.
9. نصب مجدد پرینتر با نام متفاوت برای برنامه: برخی کاربران گزارش داده‌اند که نصب یک کپی دیگر از همان پرینتر در سیستم و اختصاص آن به یک برنامه خاص، تداخل را کم کرده است. مثلا شما دو چاپگر تعریف می‌کنید “HP LaserJet – General” و “HP LaserJet – Accounting”. برنامه حسابداری را تنظیم می‌کنید که همیشه از چاپگر دوم استفاده کند. این کار گاهی به دلیل تفاوت در صف و تنظیمات، از درگیر شدن صف اصلی جلوگیری می‌کند.

12. ارسال نشدن دستورات چاپ به پرینتر

شرح مشکل: فرمان‌های چاپ از کامپیوتر صادر می‌شوند اما به پرینتر نمی‌رسند. در صف چاپ ممکن است اسناد را ببینید که ارسال شده‌اند ولی پرینتر اصلاً آنها را دریافت نمی‌کند (حتی چراغ دیتای پرینتر چشمک نمی‌زند). به بیان دیگر، انگار کامپیوتر فرمان‌ها را ارسال نمی‌کند یا در میانه راه گم می‌شوند.

علت‌های احتمالی:

• توقف سرویس Print Spooler: اگر سرویس مدیریت چاپ ویندوز متوقف شده یا کرش کند، دستورات چاپ از برنامه‌ها خارج نمی‌شوند و عملاً به پرینتر ارسال نخواهند شد.
• مشکل در اتصال یا پورت: ممکن است پرینتر از نظر ویندوز وجود داشته باشد ولی ارتباط واقعی قطع شده باشد (مثلاً کابل USB خراب، یا پرینتر شبکه در دسترس نباشد). در این حالت اسناد در صف می‌مانند و وضعیت Error یا Printing… طولانی پیدا می‌کنند.
• انتخاب پورت نادرست در تنظیمات چاپگر: هر چاپگر در ویندوز به یک پورت (USB001, COM, LPT, یا TCP/IP) اختصاص دارد. اگر این پورت به درستی تنظیم نشده باشد (مثلاً پرینتر روی USB001 تنظیم شده ولی شما آن را به USB002 وصل کرده‌اید)، دستورات به درگاه اشتباه می‌روند و پرینتر چیزی دریافت نمی‌کند.
• پر شدن حافظه/صف پرینتر: برخی پرینترها حافظه داخلی دارند. اگر فرمان سنگینی ارسال شده و پرینتر از پس آن برنیامده، ممکن است عملاً قفل شده و فرمان‌های بعدی را نگیرد.
• خرابی فایل سیستم یا ویروس: در برخی موارد نادر، بدافزارها یا مشکلات سیستم‌عاملی می‌توانند مانع عملکرد درست Spooler شوند، طوری که درخواست چاپ اصلاً از نرم‌افزار خارج نشود.
• غیرفعال بودن Bidirectional Support (در موارد خاص): بعضی پرینترها برای دریافت دستورات نیاز به ارتباط دوطرفه فعال دارند. اگر در Printer Properties > Ports گزینه Enable bidirectional support غیرفعال شده باشد، ممکن است فرمان به دستگاه نرسد.

راه‌حل‌ها:

1. اطمینان از روشن و آماده بودن پرینتر: ساده اما مهم – چک کنید دستگاه روشن است، ارور خاصی روی صفحه نمایش آن نیست (مثلاً Out of Paper یا Cover open). زیرا در صورت وجود ارور سخت‌افزاری، دستگاه هیچ دستوری را قبول نمی‌کند.
2. بررسی صف چاپ ویندوز: به Devices and Printers بروید و روی پرینتر دوبار کلیک کنید تا صف آن باز شود. اگر سندها در حالت Queued باقی مانده‌اند و چاپگر واکنشی ندارد، مشکل در ارسال رخ داده. موارد گیر کرده را پاک کنید (Cancel) تا صف خالی شود و مراحل بعدی را انجام دهید.
3. ری‌استارت سرویس Print Spooler: طبق مراحلی که قبلاً گفتیم، سرویس Print Spooler را در ویندوز ری‌استارت کنید. برای این کار می‌توانید به Services.msc رفته و سرویس را Restart کنید، یا از طریق خط فرمان (CMD as admin) دستور net stop spooler و سپس net start spooler را اجرا نمایید. پس از راه‌اندازی مجدد سرویس، دوباره سعی کنید چیزی چاپ کنید.
4. بازبینی تنظیمات پورت چاپگر: در Printer Properties تب Ports را باز کنید. ببینید تیک کدام پورت برای پرینتر شما فعال است. اگر USB است و چند گزینه USB00x می‌بینید، ممکن است نیاز باشد پورت صحیح را انتخاب کنید. می‌توانید یکبار کابل را به پورت دیگری بزنید و اجازه دهید ویندوز مجدداً شناسایی کند (یک پرینتر جدید اضافه خواهد شد). یا از همین لیست، امتحان کنید یکی‌یکی پورت‌های USB را تیک بزنید و Apply کنید و بعد چاپ تست بگیرید تا پورت درست را بیابید. در مورد پرینتر شبکه‌ای، مطمئن شوید پورت TCP/IP با آدرس درست تنظیم شده و گزینه SNMP Status اگر دستگاه آن را پشتیبانی نمی‌کند خاموش باشد (Properties پورت را بزنید و SNMP را غیرفعال کنید چون گاهی باعث misdetect می‌شود).
5. فعال کردن ارتباط دوطرفه: باز در تب Ports، چک کنید گزینه Enable bidirectional support تیک خورده باشد (مگر در مستندات دستگاه توصیه شده باشد که خاموش شود). این امکان به کامپیوتر اجازه می‌دهد وضعیت پرینتر را بپرسد. اگر خاموش باشد و درایور انتظار پاسخ دارد، ممکن است ارسال ادامه نیابد.
6. تغییر کابل یا پورت فیزیکی: اگر هنوز دستورات ارسال نمی‌شوند، مشکل می‌تواند سخت‌افزاری باشد. کابل USB دیگری تست کنید. اگر پرینتر شبکه‌ای است، کابل شبکه را عوض کنید یا پورت روتر را تغییر دهید. همچنین برای اطمینان، پرینتر را به یک کامپیوتر دیگر وصل کنید و تست کنید که آنجا چاپ می‌کند یا خیر. این به تشخیص اینکه مشکل از کامپیوتر است یا از خود پرینتر کمک می‌کند.
7. نصب مجدد کامل چاپگر: گاهی ساده‌ترین راه حل، پاک کردن و دوباره نصب کردن چاپگر است. در Devices and Printers روی دستگاه راست‌کلیک و Remove device را بزنید. سپس از منوی Add Printer دوباره اقدام کنید (یا اگر USB است، پس از Remove، کابل را جدا و وصل کنید تا ویندوز مجددا شناسایی کند). با نصب تازه، تنظیمات پیش‌فرض پورت و درایور اعمال می‌شود که می‌تواند مشکل ارسال را حل کند.
8. بررسی اسپولر در حالت Safe Mode: در موارد پیچیده‌تر، سیستم را در حالت Safe Mode with Networking بوت کنید و امتحان کنید چاپ انجام شود. اگر در این حالت موفق بود، احتمالاً نرم‌افزار دیگری در حالت عادی جلوی چاپ را می‌گرفت (مانند آنتی‌ویروس یا بدافزار). سیستم را با آنتی‌ویروس به‌روز، اسکن کامل کنید و برنامه‌های غیرضروری startup را حذف نمایید.
9. فکتوری ریست پرینتر (آخرین راه): اگر مطمئنید کامپیوتر مشکل ندارد و پرینتر هم حاضر به گرفتن دستور نیست، یکبار پرینتر را به تنظیمات کارخانه ریست کنید (طبق راهنمای دستگاه). سپس مثل دستگاه نو آن را نصب و اضافه کنید. این کار مشکلات پیکربندی داخلی پرینتر (شبکه، حافظه و…) را رفع می‌کند.

13. مشکل قرار نگرفتن صحیح کاغذ در پرینتر

شرح مشکل: کاغذ در سینی یا ورودی دستی پرینتر به درستی جای نمی‌گیرد یا پرینتر در کشیدن کاغذ از سینی دچار مشکل می‌شود. علائم این مشکل می‌تواند شامل کج پرینت شدن متن روی کاغذ، کشیده نشدن کاغذ و اعلام خالی بودن سینی علی‌رغم وجود کاغذ، یا ورود چند برگ با هم به پرینتر باشد.

علت‌های احتمالی:

• تنظیم نبودن راهنماهای کاغذ: در هر سینی کاغذ، گیره‌های قابل تنظیمی وجود دارد که باید دقیقاً متناسب با اندازه کاغذ تنظیم شوند. اگر این گیره‌ها خیلی شل باشند، کاغذ ممکن است کج وارد شود یا چند برگ همزمان کشیده شود. اگر خیلی تنگ باشند، کاغذ گیر کرده یا اصلاً کشیده نمی‌شود.
• بارگذاری نادرست کاغذ: کاغذها ممکن است به هم چسبیده باشند، لبه‌هایشان تراز نباشد یا بیش از ظرفیت سینی گذاشته شده باشند. این موارد باعث می‌شود مکانیسم کشش نتواند به درستی فقط یک برگ را بردارد.
• استفاده از سایز اشتباه در سینی: اگر سایز کاغذ قرار داده‌شده با سایز تنظیم‌شده در دستگاه مطابقت نداشته باشد (مثلاً کاغذ A5 را در سینی A4 گذاشته‌اید بدون تغییر تنظیمات)، پرینتر ممکن است کاغذ را تشخیص ندهد یا ناصحیح بکشد.
• وجود اجسام یا کاغذهای باقیمانده در سینی: گاهی تکه‌های کاغذ یا اشیاء کوچک می‌توانند در مسیر سینی یا پد جداکننده باقی بمانند و باعث جابجا قرار گرفتن کاغذ شوند.
• فرسودگی یا کثیفی قطعات مکانیکی: پد Separator که وظیفه‌اش جدا کردن یک برگ از بقیه است، اگر کثیف یا صاف شده باشد، چندبرگی کشیدن اتفاق می‌افتد. غلطک‌ها اگر گردوغبار گرفته باشند، ممکن است روی کاغذ لیز بخورند و نتوانند آن را به داخل بکشند.

راه‌حل‌ها:

1. تنظیم دقیق Guides (راهنماها): اندازه کاغذی که استفاده می‌کنید (معمولاً A4 یا Letter) را بدانید و ضامن‌های کناری و عقبی سینی کاغذ را روی همان اندازه تنظیم کنید. اکثر سینی‌ها شاخص اندازه دارند که باید با لبه راهنما مماس شود. پس از قرار دادن برگه‌ها، دو گیره کناری را به آرامی به لبه کاغذها برسانید طوریکه کاغذ صاف نگه داشته شود ولی نه آنقدر فشار که خم شود. این کار از حرکت آزادانه کاغذ در سینی و ورود کج جلوگیری می‌کند.
2. درست چیدن کاغذ در سینی: یک دسته از کاغذ (مثلاً ۵۰ یا ۱۰۰ برگ) را بردارید، آن‌ها را روی یک سطح صاف بکوبید تا لبه‌ها تراز شوند. همچنین با انگشت شست دو لبه طولی را کمی باد دهید تا ورق‌ها به هم نچسبند. سپس آنها را در سینی بگذارید. مطمئن شوید ارتفاع دسته کاغذ از علامت حداکثر تجاوز نکند. اگر سینی را بیش از حد پر کنید، غلتک ممکن است نتواند آزادانه کاغذ بالایی را گیر دهد.
3. استفاده از کاغذ سالم و مناسب: از کاغذهای مچاله، لوله شده یا خیلی لغزنده استفاده نکنید. اگر کاغذ پانچ‌شده (سوراخ‌دار) استفاده می‌کنید، سوراخ‌ها باید سمت مخالف جهت کشش باشند (تا در غلطک گیر نکنند). همچنین مخلوط کردن کاغذ باگراماژ یا جنس متفاوت در یک سینی می‌تواند مشکل‌ساز شود.
4. تطبیق تنظیمات سایز کاغذ با واقعیت: در کامپیوتر، هنگام چاپ، بررسی کنید سایز کاغذ مطابق چیزی باشد که در دستگاه گذاشته‌اید. مثلاً اگر word روی اندازه Letter تنظیم شده اما شما A4 دارید، ممکن است پرینتر سعی کند از سینی دیگری بکشد یا خطا بدهد. همچنین برخی پرینترها در تنظیمات خود سینی‌ها را به اندازه‌ای خاص اختصاص می‌دهند؛ این را در منوی دستگاه چک کنید که مثلاً سینی ۱ به A4 تنظیم باشد.
5. بازرسی سینی و مسیر کاغذ: سینی را کاملاً بیرون بکشید (در صورت امکان) و داخل آن را نگاه کنید. اگر تکه کاغذ ریزی افتاده یا شیئی مثل گیره کاغذ، سنجاق، سکه و… مشاهده کردید، با دقت خارج کنید. وجود چنین چیزی می‌تواند هم به کاغذ آسیب بزند هم باعث جابجا شدن کاغذ شود.
6. تمیز کردن پد و غلطک‌های ورودی: پرینتر را خاموش کنید. اگر به غلطک‌های ورودی کاغذ (در ابتدای مسیر) دسترسی دارید، یک پارچه بدون پرز را کمی با آب مقطر مرطوب کنید (یا از الکل ایزوپروپیل ۹۹٪ در حد بسیار کم استفاده کنید) و سطح غلطک‌ها را پاک کنید تا هرگونه گرد و غبار یا لغزندگی ناشی از کاغذ برداشته شود. همچنین در انتهای سینی یک قطعه لاستیکی کوچک به عنوان پد جداکننده وجود دارد که بهتر است با همان پارچه تمیز شود. صبر کنید همه‌چیز خشک شود، سپس دستگاه را روشن و امتحان کنید.
7. تک‌برگ دستی (Manual feed) برای تست: اگر دستگاه شما ورودی تک‌برگ یا چندمنظوره دارد، یک برگ را از آن مسیر وارد کنید ببینید کشش چگونه است. اگر آنجا درست بود ولی از سینی اصلی مشکل پابرجا بود، شاید سینی اصلی ایراد مکانیکی دارد. برعکس، اگر تک‌برگ هم کج کشیده شد، ممکن است کل مکانیزم نیاز به سرویس داشته باشد.
8. تعویض قطعات مصرفی کاغذکش (در صورت نیاز): در چاپگرهایی که مدت زیادی کار کرده‌اند، غلطک‌ها و پدهای کاغذکش عمر محدودی دارند. خوشبختانه این قطعات معمولاً قابل تعویض هستند (به صورت کیت Maintenance). اگر با انجام همه نکات باز هم مشکل جای‌گیری صحیح کاغذ وجود داشت، با مرکز خدمات تماس بگیرید تا این قطعات را بررسی و در صورت لزوم تعویض کنند.
9. چاپ روی پاکت یا کاغذهای خاص: در صورتی که مشکل فقط هنگام استفاده از پاکت‌نامه، لیبل، طلق و… رخ می‌دهد، به توصیه‌های پرینتر در مورد نحوه قرار دادن این موارد توجه کنید (مثلاً اکثر پرینترها پاکت را باید از سینی چندمنظوره بکشند و راهنمای خاص خود را دارند). عدم رعایت آن می‌تواند باعث گیر یا کج شدن شود.

14. پرینتر روشن نمی‌شود

شرح مشکل: دستگاه پرینتر را روشن می‌کنید اما هیچ علائمی از روشن شدن (چراغ یا صدای اولیه) مشاهده نمی‌شود. انگار پرینتر کاملاً مرده است. این مشکل مربوط به خود دستگاه است که اصلاً راه‌اندازی نمی‌شود.

علت‌های احتمالی:

• قطعی برق یا اتصالات: ممکن است کابل برق به درستی وصل نباشد، سه‌راهی یا پریزی که استفاده می‌کنید مشکل داشته باشد یا کلید روشن/خاموش پشت دستگاه (در مدل‌هایی که دارند) در وضعیت OFF باشد.
• خرابی کابل یا آداپتور برق: اگر پرینتر دارای آداپتور خارجی است، احتمال خرابی آن یا کابل وجود دارد. در مدل‌های بدون آداپتور (منبع تغذیه داخلی)، کابل برق دوچاک یا سه‌شاخه ممکن است معیوب باشد.
• باز بودن درب‌ها یا قفل‌های ایمنی: در موارد کمیاب، برخی دستگاه‌ها اگر درب اصلی‌شان کاملاً بسته نباشد روشن نمی‌شوند (یا بلافاصله پیغام خطا می‌دهند).
• سوختن فیوز یا برد پاور: نوسان برق یا استفاده طولانی می‌تواند به منبع تغذیه پرینتر آسیب بزند. فیوز داخلی ممکن است بسوزد یا برد پاور خراب شود، که نتیجه آن روشن نشدن کامل دستگاه است.
• خرابی برد فرمتر/Main board: در حالی‌که نادرتر است، اما امکان دارد برد اصلی الکترونیکی دستگاه آسیب دیده باشد و اجازه بوت شدن ندهد.
• نوسان برق موقت: گاهی اوقات یک نوسان یا قطعی لحظه‌ای برق، پرینتر را در حالت خطا قرار می‌دهد به‌طوری که تا در نیاوردن دوشاخه و وصل مجدد، واکنش نشان نمی‌دهد.

راه‌حل‌ها:

1. بازرسی پایه‌ای برق: اول از همه ببینید آیا اصلاً پریز برق دارد یا نه. یک وسیله دیگر (مثلاً لامپ یا شارژر گوشی) را به همان پریز/چندراهی وصل کنید تا مطمئن شوید برق‌رسانی وجود دارد. اگر به محافظ برق وصل است، چراغ محافظ را بررسی کنید که روشن باشد.
2. چک کردن کابل برق و کلیدها: کابل برق را از پرینتر جدا کرده و دو سر آن را دوباره محکم وصل کنید (یک سر به پرینتر یا آداپتور، سر دیگر به پریز). در مدل‌هایی که آداپتور بیرونی دارند (مثل برخی پرینترهای جوهرافشان)، آداپتور را بررسی کنید که چراغ LED کوچک روی آن (اگر دارد) روشن شود. همچنین کلید پاور پشت دستگاه را نگاه کنید (برخی پرینترهای لیزری یک کلید I/O در پشت یا کنار دارند)، باید در حالت I (روشن) باشد. حال مجدداً دکمه پاور جلویی را فشار دهید و چند ثانیه نگه دارید.
3. بررسی درپوش‌ها و قطعات جابه‌جا شونده: مطمئن شوید درب جلویی یا کاور اسکنر (در پرینترهای چندکاره) درست بسته شده‌اند. بعضی دستگاه‌ها می‌بایست کارتریج یا تونر درست جا خورده باشد تا سیکل روشن شدن کامل شود. آنها را یک بار بیرون کشیده و دوباره جا بزنید و درها را ببندید، سپس روشن کنید.
4. استفاده از کابل یا آداپتور جایگزین: اگر امکانش را دارید، یک کابل برق دیگر (با مشخصات مشابه) امتحان کنید. برای پرینترهای با آداپتور، شاید بتوانید آداپتور مشابه (از همان ولتاژ و آمپراژ) قرض بگیرید و تست کنید. گاهی خرابی کابل یا آداپتور تنها دلیل مشکل است.
5. ریست برق دستگاه: دوشاخه پرینتر را از پریز بکشید و حداقل ۳۰ ثانیه صبر کنید (این کار برای تخلیه کامل برق خازن‌ها و ریست شدن هر مدار حفاظتی است). سپس دوباره وصل کرده و روشن کنید. گاهی اوقات این کار ساده دستگاه را به کار می‌اندازد.
6. استشمام یا مشاهده علائم سوختگی: اگر اخیراً بوی سوختگی یا صدای جرقه از دستگاه شنیده‌اید، احتمال خرابی داخلی وجود دارد. البته بدون باز کردن دستگاه نمی‌توان مطمئن شد. در این حالت و در صورتی که موارد قبلی پاسخگو نبود، بهتر است از ادامه تلاش خودداری کنید و دستگاه را به مرکز تعمیرات بسپارید، زیرا نیاز به بررسی تخصصی برق خواهد داشت.
7. اطمینان از صحت منبع برق: در برخی محیط‌ها، افت ولتاژ شدید یا نوسان می‌تواند مانع روشن شدن دستگاه‌های حساس شود. چنانچه امکانش هست، پرینتر را به یک مکان دیگر ببرید و مستقیم به یک پریز مطمئن وصل کرده و تست کنید. یا از دستگاه UPS (منبع برق بدون وقفه) استفاده کنید که برق تثبیت‌شده می‌دهد. اگر آنجا روشن شد، پس مشکل از برق‌رسانی محل اولیه بوده که باید برطرف شود (مثلاً محافظ معیوب، یا مدار برق ضعیف).
8. مراجعه به تعمیرکار: اگر هیچکدام از اقدامات بالا نتیجه نداد، احتمالاً قطعه‌ای داخلی خراب شده است. معمولاً برد پاور پرینتر اولین جایی است که چک می‌شود. تکنسین با باز کردن دستگاه می‌تواند فیوزها، خازن‌ها و خروجی ولتاژهای پاور را اندازه بگیرد. در صورت خرابی، بسته به مدل، تعویض برد یا تعمیر آن انجام می‌گیرد. چون کار با برق است، حتماً این مرحله را به فرد متخصص واگذار کنید.

15. پرینتر پس از مدتی کارکردن از کار می‌افتد

شرح مشکل: پرینتر روشن می‌شود و ابتدا درست کار می‌کند، اما پس از مدتی که مشغول چاپ بوده یا چندین صفحه چاپ کرد، ناگهان متوقف می‌شود یا خاموش می‌شود. به عنوان مثال، ۳۰ صفحه چاپ می‌کند و در وسط کار متوقف می‌شود تا مدتی نمی‌توان دوباره چاپ گرفت مگر با خاموش/روشن کردن یا صبر کردن.

علت‌های احتمالی:

• گرم شدن بیش از حد (Overheating): چاپگرهای لیزری هنگام چاپ مستمر حرارت تولید می‌کنند (به خصوص در واحد فیوزر که تونر را به کاغذ می‌چسباند). اگر بیش از ظرفیت طراحی (Duty Cycle) پیوسته کار کنند، ممکن است برای محافظت از خود متوقف شوند تا خنک شوند. این حالت شبیه “از کار افتادن موقت” است.
• پر شدن بافر یا حافظه: برخی پرینترها حافظه محدودی دارند. اگر یک کار چاپ بزرگ و پیچیده ارسال کنید، ممکن است حافظه دستگاه پر شده و دستگاه هنگ کند یا ریست شود.
• مشکل منبع تغذیه تحت بار: ممکن است منبع تغذیه پرینتر هنگامی که دستگاه مدتی کار می‌کند (و مثلاً چند قطعه با هم فعال‌اند) دچار افت ولتاژ یا مشکل شود و در نتیجه دستگاه خاموش یا ریست گردد. این می‌تواند ناشی از نیم‌سوز بودن قطعه‌ای در برد پاور باشد.
• Firmware باگ‌دار: گاهی وجود باگ در میکروکد پرینتر باعث می‌شود پس از تعداد معینی عملیات یا در شرایط خاص، دستگاه کرش کند. پس از ریست، دوباره مدتی کار می‌کند تا همان شرایط تکرار شود.
• فعال شدن تایمر خاموشی خودکار: برخی چاپگرها گزینه‌ای دارند که اگر مثلاً ۳۰ دقیقه بیکار بودند، خودبه‌خود خاموش شوند (برای صرفه‌جویی). البته این بیشتر در حالت بیکاری است نه حین کار کردن، اما ممکن است سیستم اشتباهاً دستگاه را خاموش کند حتی اگر دستور چاپ در صف باشد (نادر است ولی امکان خطای Firmware).

راه‌حل‌ها:

1. چاپ در حجم‌های کوچکتر: اگر متوجه شدید پرینتر هنگام چاپ طولانی مدت از کار می‌افتد، سعی کنید کار را به چند بخش تقسیم کنید. مثلاً به جای ارسال ۱۰۰ صفحه یکجا، آنها را در دسته‌های ۲۰ صفحه‌ای چاپ کنید و بینشان چند دقیقه فاصله دهید. این کمک می‌کند دستگاه خیلی داغ نشود و همچنین حافظه خالی بماند.
2. بررسی تهویه و محل قرارگیری: اطمینان حاصل کنید که پرینتر در محلی قرار دارد که هوا به خوبی گردش دارد. منافذ تهویه دستگاه نباید چسبیده به دیوار یا پوشانده شده باشند. در هوای خیلی گرم محیط، یک فن یا خنک‌کننده ممکن است کمک کند. خنک ماندن دستگاه احتمال توقف ناگهانی به دلیل گرما را کاهش می‌دهد.
3. به‌روزرسانی Firmware پرینتر: به سایت سازنده مراجعه کنید و ببینید آیا نسخه جدید Firmware برای دستگاه شما منتشر شده است یا خیر. توضیحات Firmware جدید را بخوانید؛ اگر به مشکلی شبیه کرش یا از کارافتادن اشاره شده (Fixed an issue where printer stops responding after X pages etc)، حتماً آپدیت کنید. بروزرسانی Firmware می‌تواند پایداری دستگاه را بهبود دهد.
4. بررسی خطاهای پنل یا نرم‌افزار: وقتی دستگاه از کار می‌افتد، به صفحه نمایش (اگر دارد) یا نرم‌افزار پرینتر روی رایانه نگاه کنید. آیا پیغام خطایی ظاهر می‌شود؟ مثلا Device overheating, please wait یا هر پیام دیگری. در صورت وجود، راهنمایی می‌کند که چه باید کرد (معمولاً فقط صبر تا خنک شدن). یا اگر دستگاه خاموش می‌شود و چراغی مثل پاور چشمک‌زن است، شاید الگوی کد خطایی باشد که در دفترچه راهنما مفهومش ذکر شده.
5. تست روی پریز برق متفاوت/مستقیم: ممکن است مشکل از تأمین برق باشد. مثلا اگر پرینتر را به یک محافظ قدیمی یا چندراهی شلوغ وصل کرده‌اید، در اوج مصرف (زمان چاپ مداوم) ولتاژ کافی نرسد و دستگاه خاموش شود. برای排除 این احتمال، پرینتر را مستقیم به یک پریز دیوار جداگانه وصل کنید و نتیجه را ببینید. همچنین اگر UPS دارید، مدتی بدون UPS مستقیم به برق وصل کنید (یا بالعکس) تا مطمئن شوید مشکل از آن نیست.
6. خاموش کردن قابلیت Auto-Off/Sleep: وارد تنظیمات دستگاه (معمولاً از طریق منوهای روی خود پرینتر یا utility آن در کامپیوتر) شوید و گزینه‌هایی مانند Auto Power Off یا Sleep Timer را پیدا کنید. اگر دیدید تنظیم شده که پس از مثلا 30 دقیقه خاموش شود، این را غیرفعال یا زمانش را خیلی بیشتر کنید. هرچند این قابلیت نباید وقتی دستگاه در حال چاپ است فعال شود، اما برای اطمینان می‌توانید موقتاً غیرفعالش کنید و ببینید مشکل ادامه دارد یا خیر.
7. سرویس حرفه‌ای و تمیزکاری داخلی: گاهی تجمع گردوغبار درون دستگاه (مخصوصاً روی فن‌ها و بردها) می‌تواند خنک‌سازی را مختل کند و به از کارافتادن بینجامد. یک تکنسین می‌تواند دستگاه را باز کرده، کاملاً گردگیری کند، مسیر گردش هوا را تمیز کند و فن‌های احتمالی را چک کند. همچنین خنک‌کننده فیوزینگ (اگر دارد) بررسی شود. پس از سرویس، ممکن است مشکل رفع شود.
8. آزمایش با کامپیوتر دیگر یا بدون کامپیوتر: برای اطمینان از اینکه مشکل از خود پرینتر است، یک سناریو تست این است که پرینتر را بدون اتصال به PC روشن بگذارید و ببیند آیا خودش بعد از مدتی خاموش می‌شود یا نه. یا آن را به یک کامپیوتر دیگر وصل کنید و حجم مشابهی چاپ کنید. اگر در هر صورت دستگاه از کار افتاد، مشخص می‌شود ایراد داخلی است. اگر فقط با کامپیوتر اول مشکل داشت، شاید کامپیوتر باعث فریز شدن دستگاه می‌شود (مثلاً ارسال یک دستور خاص). در این صورت درایور را در آن کامپیوتر حذف و دوباره نصب کنید.
9. مراجعه به تعمیرگاه در صورت تکرار: چنانچه مشکل همچنان پا برجاست و پرینتر به طور مداوم پس از مدتی متوقف می‌شود، لازم است قطعات الکترونیکی آن بررسی شود. ممکن است برد فرمتر یا برد پاور پس از گرم شدن دچار اختلال شوند. تعمیرکار می‌تواند با اسپری سرد یا ابزارهای دیگر منبع مشکل را حین کار شناسایی کند. در صورت لزوم ممکن است تعویض برد پاور یا قطعه خاصی نیاز باشد.

جمع بندی

به طور کلی پرینترها هنوز هم به عنوان یک دستگاه رایج در بین کاربران استفاده می شود. خصوصا پرینتر در شرکت ها و اداره جات هنوز هم به عنوان یک دستگاه مهم و رایج استفاده می گردد. برای همین است که داشتن مدرک رایانه کار ICDL برای استخدام یک مزیت محسوب خواهد شد و مدیران حرفه ای نیزبه خوبی از این موضوع آگاهند. البته اگر زیاد با پرینتر سر و کار دارید می توانید برای عیب یابی و تعمیر آن نیز در یک دوره جامع شرکت کنید. زیرا با شناخت این مشکلات رایج و راه‌حل‌های ارائه‌شده، می‌توانید بسیاری از ایرادات پرینتر خود را بدون نیاز به تعمیرکار برطرف کنید.

رعایت نکات نگهداری (استفاده از کاغذ مناسب، سرویس دوره‌ای، به‌روزرسانی نرم‌افزارها و …) از بروز بسیاری از این مشکلات پیشگیری می‌کند. در صورتی که مشکل پرینتر شما فراتر از این موارد بود یا با انجام راه‌حل‌های گفته‌شده رفع نشد، توصیه می‌شود از خدمات پشتیبانی متخصصین استفاده کنید تا از آسیب‌های بیشتر جلوگیری شود.