علیرضا غمگسار
یکی از اصلی ترین چالش های هر پروژه ای، برنامه ریزی برای آن است. قبل تر به روش برنامه ریزی اصولی پرداخته ایم.در این مقاله میخواهیم روش اولویت بندی مسکو (MoSCoW)را با هم بررسی کنیم. این روش اولویت بندی مسکو اولین بار در دهه ۹۰ میلادی در شرکت اوراکل (Oracle) توسط یک کارشناس توسعه نرم افزار به نام دای کلگ (Dai Clegg) ابداع شد.
هدف اولیه از طراحی این روش نظم دادن به پروژه ها و قابل اجرا کردن آنها بود. روش مسکو با تقسیم بندی شفاف، وظایف را به چهار دسته تقسیم می کند تا تیم روی کارهای با اولویت بالاتر تمرکز کند و در زمان مشخص شده و صرف کردن منابع محدودتر، پروژه ها را با موفقیت به اتمام برساند.
اسم این روش از (MoSCoW) مخفف چهار کلمه انگلیسی:
- Must have باید وجود داشته باشد
- Should have بهتر است وجود داشته باشد
- Could have میتواند وجود داشته باشد
- won’t have وجود نخواهد داشت
بوجود آمده که در ادامه یکی یکی آنها را بررسی خواهیم کرد.
اجزای متد MoSCoW شامل چی هستند؟
روش اولویت بندی مسکو دارای ۴ پارامتر اصلی است. دقت کنید که ۲ حرف o در کلمه مسکو فقط برای خوانایی بهتر کلمه اضافه شده و معنی خاصی ندارند. در ادامه به بررسی هرکدام از پارامتر ها به طور جداگانه خواهیم پرداخت:
M – Must have
این دسته ستون فقرات محصول یا پروژه ما هستند و بدون آنها محصولمان کار نخواهد کرد. در اصل این دسته چیزهایی هستند که باید وجود داشته باشند و حکم موتور و سوخت یک ماشین را برای محصول دارند.
برای فهمیدن این پارامتر باید از خودتان بپرسید که آیا اگر این ویژگی نباشد، محصول کار میکنید یا خیر؟
S – Shoul have
این موارد، چیزهایی هستن که بودنشان باعث بهتر شدن محصول میشود. نبودنش هم ضرری نمی رساند اما اگر در نسخه های بعدی وجود داشته باشند بهتر است. این دسته را میتوان به سیستم صوتی و یا دوربین دنده عقب یک ماشین تشبیه کرد. اگر نباشند ماشین باز هم کار میکند اما اگر باشند خوب است.
C – Could have
این موارد میتوانند حضور داشته باشند.در واقع منظور از این پارامتر این است که چه خوب می شد اگر که این موارد وجود می داشتند. این دسته کمترین تاثیر را روی عملکرد محصول دارند و در صورتی اجرا می شوند که زمان و منابع اضافه وجود داشته باشد.
W – Won’t have
اگر این دسته را داشته باشیم در اصل جلوی پدیده خیزش محدوده را گرفته ایم. وجود این دسته به تیم کمک میکند تا تمرکزش را از دست ندهد. و موارد غیرضروری که فقط وقت و تمرکز تیم را هدر میدهند را حذف میکند.
مثال برای درک مدل مسکو
مثال۱) تصور کنید می خواهید برای یک رستوران منو طراحی کنید:
- طراحی صفحه ورود و ساختن حساب کاربری= جز دسته M قرار دارد. زیرا که بدون این صفحه کسی نمیتواند وارد شود.
- صفحه منو و صفحه پرداخت= جز دسته M هستند. چون عملکرد اصلی و نهایی در این بخش است و برای تکمیل عملیات خرید ضروری هستند.
در نتیجه تیم باید روی این موارد اول از همه کار کند.
- ردیابی سفارش به صورت زنده= این مورد جز دسته Sقرار میگیرد به این خاطر که برای شفاف سازی بیشتر کاربرانتان لازم است اما ضروری نیست.
- بخش نظرات= جز دسته S است که باعث اعتماد بیشتر مخاطب می شود اما برای عرضه اولیه ضروری نیست و تیم میتواند روی موارد مهم تر وقت بگذارد.
- قابلیت شخصی سازی رنگ و تم برنامه= شاید به کاربر اختیار بیشتر بدهد اما بر عملکرد اصلی تاثیری ندارد پس در نتیجه در دسته C قرار میگیرد.
- قابلیت پرداخت با ارزهای دیجیتال= این قابلیت خارج از محدوده است و برای کاهش پیچیدگی و عدم بهم ریختگی تمرکز تیم، از اولویت ها خارج میشود و در دسته W قرار میگیرد.
مثال۲) فرض کنید میخواهید به سفر بروید:
M: شامل پاسپورت، داروهای ضروری، کارت شناسایی و لوازم مشابه است.
S: کفش راحتی، شارژر موبایل، دفتر، لباس مناسب و خوراکی.
C: بالشت گردنی یا یک رمان میتواند باشد.
W:ساز موسیقی یا لوازم شنا که میتوانید تصمیم بگیرید فعلا آن ها را نبرید و در سفرهای بعدی استفاده کنید.
پیاده سازی و اجرای مدل اولویت بندی مسکو
اجرای این متد در چند مرحله صورت میگیرد و نیازمند همکاری تیم است. برای اجرا باید مراحل زیر را به ترتیب انجام دهید:
- تعریف دامنه و معیارهای موفقیت= قبل از تعریف دامنه و معیارها باید به یک همسویی با کل تیم رسیده باشید. یعنی که کل تیم بر سر اهداف و معیارها اتفاق نظر داشته باشند و بعد شروع به تعریف کردن دامنه و معیارهای موفقیت کنید. در واقع این کار را باید پیش از شروع اولویت بندی انجام بدهید.
معیارهای موفقیت را به وضوح برای تیم تعریف کنید تا مورد توافق همه اعضا قرار بگیرد.
- جمع آوری لیست نیازمندی ها= همه موارد مورد نیاز حتی وظایف اعضا را لیست کنید و چیزی را از قلم نندازید. دقت کنید که هر مورد به طور واضح تعریف شده باشد.
- دسته بندی کردن آیتم ها= با تصمیم گیرندگان نهایی جلسه ای بگذارید تا بتوانید نیازمندی ها را در یکی از چهار دسته MSCW قرار بدهید. این مرحله بشدت مهم است و باید طبق دستورالعمل طی شود:
- M: مواردی که غیرقابل مذاکره هستند و برای پروژه حیاتی هستند. اگر این مورد شکست بخورد، پروژه شکست خورده محسوب می شود.
- S : مهم اما غیرحیاتی هستند و در نبودشان موارد جایگزین هستند.
- C : مطلوب اما کم اهمیت هستند.و تنها در صورتی اضافه میشوند که وقت و منابع کافی وجود داشته باشد.
- W : طبق توافق انجام شده این موارد در بازه زمانی فعلی انجام نمیشوند.
- مذاکره و حل اختلاف= مدیر پروژه باید با استفاده از تعاریف شفاف و تست ضرورت (MUST Test)مذاکرات را تسهیل کند.
- مستند سازی و اطلاع رسانی نتایج نهایی در قالبی که قابل مشاهده باشد. حواستان باشد که دسته W برای مدیریت انتظارات و جلوگیری از گسترش بی رویه دامنه پروژه بسیار حیاتی است.
- بازبینی و تنظیم مداوم اولویت بندی ها=به یک بار اولویت بندی بسنده نکنید. زیرا که اولویت ها باید در طول چرخه حیات پروژه به طور مداوم بازبینی شوند و در هر فاز از پروژه دوباره تنظیم شوند.
اشتباه رایج در اولویت بندی
یکی از رایج ترین اشتباهات، تعدد بایدها است. به این معنی که دسته بندی بیش از حد موارد به عنوان ((باید))، منجر به زیاد شدن تعداد بایدها می شود و تیم را تحت فشار قرار می دهد.
تقسیم بندی منابع و زمان در ماتریس مسکو
در روش Moscow استراتژی تقسیم بندی منابع و زمان بر یک اصل استوار است:
زمان و هزینه ثابت است، اما کیفیت و دامنه متغیرند.
تقسیم بندی اصولی به شرح زیر است:
1. فقط ۶۰ درصد از توانتان را صرف بایدها (دسته M) کنید. این مورد که نباید بیشتر از ۶۰ درصد از کل تلاش و زمان خود را صرف بایدها کنید، بشدت حیاتی است.
وجود این محدودیت به این خاطر است که اگر مشکل پیش بینی نشده ای بوجود آمد، باز هم تیم بتواند محصول نهایی را تحویل بدهد.
2. ۴۰ درصد باقی مانده باید صرف ۲ مورد: بهتر است باشند(Should have) و میتواند باشد(Could have) شود. این بخش همانند یک حاشیه امن عمل می کند. تا درصورتی که اگر تیم دچار کمبود زمان شد،بتوانید موارد کم اهمیت تر را حذف کنید و بدون عقب افتادن مهلت پروژه، محصول نهایی را تحویل بدهید.
3. تقسیم بندی دقیق تر ۴۰ درصد باقی مانده میان بهتر است باشند(Should have) و میتواند باشد(Could have) به این صورت است که، باید به هرکدام ۲۰ درصد اختصاص بدهید.
4. برای موارد دسته آخر یا همان Won’t have هم به طور قطع صفر درصد زمان و انرژی باید اختصاص بدهید.
خلاصه فرمول موفقیت در روش اولویت بندی مسکو:
- ۶۰٪ تلاش صرف موارد حیاتی و غیرقابل مذاکره
- ۲۰٪تلاش مختص به مواردی که باشند بهتر است.
- ۲۰٪ تلاش مخصوص مواردی که میتوانند باشند.
مثال برای درک بهتر موضوع:
فرض کنید می خواهید به سفر بروید، ۶۰ درصد از چمدان را به لباس و مدارک ضروری اختصاص می دهید به طوری که اگر این موارد نباشند، سفرتان لغو می شود. ۲۰ درصد از چمدانتان برای لوازمی مثل یک جفت کفش اضافه یا لوازم بهداشتی که اگر این موارد نباشند، شاید سفر سخت باشد اما در هرحال انجام خواهد شد.
و ۲۰ درصد باقی مانده برای وسایلی مثل یک کتاب است که اگر چمدان بسته نشود، اولین چیزی که باید آنها را بیرون بیاندازید هستند.
چرا مدل اولویت بندی Moscow کار میکند؟
- بین همه یک زبان مشترک ایجاد میکند و همه را همسو می کند.
این روش اولویت بندی با حذف ذهنیت شخصی و و با استفاده از مدل های عینی مثل تست ضرورت ، تصمیم گیری را از حالت سلیقه ای خارج میکند. یعنی بجای اینکه افراد بر اساس علایق شخصی اولویت بندی کنند، مجبوند به این سوال که (( آیا بدون این ویژگی، پروژه واقعا شکست میخورد؟)) پاسخ بدهند.
- انتظارات را مدیریت و آنها را واقع بینانه میکند.
مدیریت انتظارات و جلوگیری از پیش روی دامنه دسته Won’t have، نقش روانی و مدیریتی مهمی دارد. با توافق صریح بر سر اینکه چه کارهایی در این فاز انجام نخواهد شد، از گسترش بی رویه دامنه پروژه جلوگیری می شود و انتظارات ذینفعان شفاف می گردد.
- تخصیص منابع روی چیزهایی که بیشترین ارزش را ایجاد میکنند.
با این کار شما وجود یک حاشیه ایمنی را تضمین می کنید.مهمترین مکانیسم فنی که باعث کارکرد این مدل می شود، ایجاد یک استخر ذخیره است. در واقع با محدود کردن بخش باید ها یا همان Must have به حداکثر ۶۰ درصد از تلاش تیم، ۴۰ درصد باقی مانده مانند یک ضربه گیر عمل می کند.
- انعطاف پذیری لازم را برای تغییرات غیرمنتظره می دهد.
مدل مسکو با پذیرش این واقعیت که نمیشود همه چیز را در زمان محدود انجام داد، چارچوبی فراهم میکند تا در صورت کمبود وقت، بجای به خطر انداختن کیفیت یا زمان تحویل، دامنه وظایف پروژه به صورت کنترل شده کاهش یابد.
چه امتیازی به این مقاله می دهید؟
دیدگاهتان را بنویسید