همه چیز درباره مدیریت زمان شامل ابعاد فردی و اهمیت یادگیری

تعریف جامع از مدیریت زمان

آیا تا به حال با عبارت مدیریت زمان روبه رو شده اید؟ بهینه سازی زمان یک فرایند برنامه ریزی است که بین وظایف و فعالیت ها هماهنگی ایجاد میکند. این فرایند اساسا برای افزایش اثربخشی و کارایی الزاماتی مانند زندگی شخصی، کار، سرگرمی و غیره بوجود می آید. هدف از برنامه ریزی این است که افراد بتوانند کارهای بیشتری را با بهترین کیفیت در وقت کم انجام بدهند.

ضرورت زمانبندی موثر به افراد این امکان را میدهد تا از وقتی که دارند به بهترین شکل استفاده کنند. به طورکل هر فردی برای برنامه ریزی موثر نیاز دارد تا اهداف خود را تعیین کند، منابع زمانی را مشخص کند و نظارت کامل بر رسیدن به هدف خود داشته باشد. درکل این مهارت به انسان ها کمک میکند تا از توانایی ذهنی و عملی خود نهایت استفاده را ببرند. شما چطور؟ آیا از مهارت های زمانی خود در زندگی حرفه ای و شخصی استفاده میکنید؟

در بخش بعدی ضرورت یادگیری این مهارت کاربردی را توضیح میدهم.

اهمیت یادگیری مدیریت زمان

فرض کنید شما بهترین فرد در زمینه کاری خودتان هستید و وظایفتان را با بهترین کیفیت انجام میدهید. اما مشکل اینجاست که زمانبندی درستی برای تحویل پروژه های کاری ندارید. کارفرمایی که با او کار میکنید از کیفیت کار شما راضی است ولی از مهارت های زمانی شما استقبال نمیکند. درمقابل رقیب شما فردی است که تایم تحویل وظایفش را سازماندهی میکند. بنظر شما کارفرما چه شخصی را برای ادامه همکاری انتخاب خواهد کرد؟

امروزه زمانبندی موثر به ویژه در کسب و کارها اهمیت بسیار زیادی دارد. همچنین هیچ سازمانی منتظر کارمندان بی برنامه نمیماند و به راحتی آنهارا اخراج میکند. اگر کسی نتواند زندگی اجتماعی و شخصی خودش را مدیریت کند، پس در کنترل زمان کاری نیز شکست میخورد. هنگامی که وقت کافی ندارید و نیاز به تصمیم گیری داشته باشید، احتمال اینکه درلحظه تصمیم اشتباهی بگیرید بالاست. به همین دلیل همواره توصیه میشود در مدیریت وقتتان مهارت کافی کسب کنید تا تصمیماتی که میگیرید به موقع و آگاهانه باشد. اهمیت یادگیری کنترل زمان ابعاد مختلفی دارد که هرکدام کاربرد متفاوتی دارند. بیایید دو مورد از این ابعاد را باهم بررسی کنیم.

بهینه سازی زمان از دیدگاه تجاری

شواهد نشان داده کارمندانی که زمانشان را سازماندهی میکنند، عملکرد بالایی نسبت به سایر همکاران خود دارند. این مهارت عامل مهمی در کارایی شغلی است، جالب است بدانید که حتی باعث افزایش سوددهی سازمان نیز میشود. علاوه بر بهره وری سازمانی، محیط رقابتی سالمی برای کارمندان فراهم میکند. بدون شک شرکت ها افرادی را که سابقه کاری خوبی دارند استخدام میکنند. پس لازم است بدانید که زمانبندی موثر عاملی برای فرصت های شغلی بیشتر یا حتی ارتقای شغلی نیز میشود. به طورکلی مسیر حرفه ای شما را تغییر میدهد.

مزایای کنترل زمان در کسب و کارها

• افزایش بهره وری سازمانی
• کنترل هزینه ها
• بهبود رضایت مشتری
• رقابت پذیری بین افراد تیم

روش های کاربردی سازماندهی زمان شرکت ها

• روش ماتریس آیزنهاور : کارها را براساس اهمیت و فوریت طبقه بندی میکند.
• روش اسکرام و اجیل (Agile/Scrum) : برای مدیریت پروژه های پیچیده کاربرد دارد.
• مدل کانبان : جریان کاری را تنظیم و محدود میکند.
• رویکرد مدیریت ناب Lean Management)) : این رویکرد برای کاهش زمان فعالیتهای غیرضروری استفاده میشود.
• مدل تایم بلاکینگ Time Blocking)) : این مدل روز یا هفته را به بازه های زمانی متفاوت براساس فعالیت ها تقسیم میکند.

زمانبدنی موثر در بستر آموزش

در ابتدا اصطلاح برنامه ریزی زمانی فقط شامل فعالیت های تجاری و حرفه ای میشد. اما به مرور زمان این مفهوم برای زندگی شخصی و اجتماعی هم معنا گرفت. یکی از موارد کاربرد سازماندهی زمان در زمینه آموزشی دیده میشود. به عنوان مثال خیلی از زبان آموزانی هستند که به خاطر مدیریت اشتباه زمانشان سالیان سال است که درحال یادگیری زبان هستند. اگر شما هم یکی از این افراد هستید راهکارهای زیر برای شما نوشته شده.

• اول مسیر هدف خود را مشخص کنید.
• لیست فعالیتهای هفتگی خود را بنویسید.
• مهم ترین فعالیت ها و وظایف را اولویت بندی کنید.
• وظایف را به قسمت های قابل مدیریت تقسیم کنید.
• دستاوردهای خودتان را مشخص کنید و برای انها جایزه درنظر بگیرید.
• قبل از دوره های فشرده کاری استراحت کنید.
• برای وقت خودتان ارزش قائل شوید.
• از یک تکنیک زمانبندی استفاده کنید.
• به خودتان یادآوری کنید که باید استراحت کنید.

تکنیک ها و روش های بهینه سازی زمان مطالعه

• تکنیک پومودورو (Pomodoro) : طبق این روش 25 دقیقه مطالعه میکنید پس از آن 5 دقیقه استراحت. این چرخه را تا رسیدن به نتیجه ادامه دهید.
• ماتریس آیزنهاور : وظایف را به چهار دسته تقسیم میکند. (مهم-فوری، مهم_غیرفوری، غیرمهم_فوری، غیرمهم_غیرفوری)
• قانون 80/20 : این تکنیک بر روی 20% مطالبی که 80% نتیجه را فراهم میکنند.
• روش بازی سازی : مطالعه را به چالش های رقابتی و امتیازدار تبدیل میکند. این روش انگیزه را افزایش میدهد.

چرا در مدیریت زمان شکست می خوریم

تنها منبعی که همه افراد به صورت مساوی دارند زمان است. اما چرا در مدیریت آن شکست میخوریم؟ دلایلی زیادی وجود دارد که میتوان نام برد، اما تنبلی و برنامه ریزی نامناسب همیشه دلیلی برای این موضوع نیستند. عوامل شخصی و خانوادگی، ابعاد اجتماعی و عدم آموزش درست دلایل اصلی شکست در زمانبندی هستند.

این عوامل را به طور ویژه ای در ادامه بررسی میکنیم.

مشکلات شخصی و خانوادگی

• تغییرات روحی و جسمی میتواند تمرکز را کاهش دهد.
• مسئولیت های خانواده، تمام برنامه ریزی هارا بهم میریزد.
• کمبود حمایت از طرف خانواده مسیر هدف را کند میکند.

عدم آموزش و مهارت کافی

• نداشتن مهارت های پایه کنترل زمان، مانع اجرا شدن وظایف میشود.
• آشنا نبود با فناوری های دیجیتال، فرایند کار را پیچیده میکند.
• کمبود آموزش های زمانبندی موثر، انجام وظایف را به تاخیر می اندازد.
• عدم دسترسی به منابع آموزشی مفید، عادات بد را تثبیت میکند.

ابعاد و مشکلات اجتماعی

• فشار اجتماعی و فرهنگی، اولویت بندی شخصی را مختل میکند.
• توقع دیگران برای پاسخگویی فوری تمرکز را بهم میزند.
• استفاده نادرست از شبکه های اجتماعی، مرز بین کار و زندگی شخصی را تغییر میدهد.

نقش تحول دیجیتال برای بهبود مدیریت زمان

تحول دیجیتال نقش بسیار مهمی در سازماندهی زمان دارد. فناوری های جدید برنامه ها و سیستم هایی تولید کرده که به افراد کمک میکند زمانشان را به بهترین شکل مدیریت کنند. استفاده از پلفترم های هوشمند و شهروند الکترونیک باعث شده گوشی های همراه و گجت ها به هسته های اصلی کنترل زمان تبدیل شوند.

ابزارهای هوشمند بهینه سازی زمان

اپ های مدیریت کار

• Todoist : این نرم افزار قابلیت ثبت هم تیمی را برای کاربران فراهم کرده. همچنین با ایجاد برچسب ها و فیلترهای هوشمند وظایف و فعالیت هارا مشخص میکند.
• Trello : با دید مدل کانبان گردش کاری را شفاف سازی میکند.

نرم افزارهای تحلیل زمان استفاده شده

• RescueTime : فعالیتهای دیجیتال را به طور خودکار ردیابی میکند.
• Clockify : این نرم افزار زمان اختصاص داده شده به پروژه سازمانی را به صورت دستی یا اتوماتیک ثبت میکند.

پلتفرم های اتوماسیون

• Zapier و IFTTT: با اتصال سرویس های مختلف به یکدیگر وظایف را خودکار اجرا میکند.
• Primavera : کی از مهم ترین و کاربردی ترین نرم افزارهای برنامه ریزی و کنترل پروژه مهارتی است که در صنعت بسیار کاربرد دارد.

دستیارهای هوشمند و چت بات ها

• Google Assistant, Siri, Alexa : با کمک این دستیارها میتوانید فعالیت هایتان را ثبت کنید و از آنها بخواهید تا به شما یادآوری کنند.

جمع بندی

برخلاف تصور رایج بهینه سازی زمان فقط یک مهارت ساده نیست، بلکه یک سبک زندگی است. این نوع سبک کیفیت زندگی و موفقیت حرفه ای را نشانه میگیرد. اگر تا به امروز زمانبندی را به عنوان یک مهارت اصلی نگاه نکرده بودید، الان وقت این است که آن را به یکی از گزینه های مهم زندگی خود تبدیل کنید. آکادمی تخصصی هرمس با ارائه دوره های آموزشی آنلاین وقت و انرژی دانش پذیران را سازماندهی میکند. اگر نیاز به یک دوره آموزشی کاربردی و مهارت محور دارید! اما برای وقت و محتوای آموزشی خود ارزش زیادی قائل هستید، هرمس اینجاست تا شما را در مسیر هدفتان راهنمایی کند.