نگار نادری
بهترین روش های ارسال ایمیل ها و نامه الکترونیکی
همه می‌دانند که چگونه ایمیل ارسال کنیم؛ اما آیا می‌دانستید ارسال ایمیل برای کامپیوتر و گوشی فراتر از نوشتن یک متن ساده است؟ زیرا در این زمینه جزئیاتی وجود دارد که بسیاری از افراد هنگام ایجاد ایمیل یا همان نامه‌الکترونیکی، از آن بی‌خبرند و همین نکات تاثیر بزرگی در ارتباطات رسمی یا کاری شما می‌گذارد. ما در این مقاله از وب سایت هرمس قصد داریم درباره انتقال انواع نامه‌الکترونیکی صحبت کنیم و نکات اصلی کار با آنها را به شما آموزش دهیم. با وجود انواع پیام رسان داخلی و خارجی انتخاب بهترین برنامه ایمیل و فرستادن پیام‌الکترونیکی، برای اکثر افراد مهم تلقی میشود.
درواقع با اینکه شبکه‌‌های اجتماعی فرآیند پیام‌رسانی را راحت کرده‌اند؛ اما معمولا از میل (Mail) برای رد و بدل پیامهای رسمی و کاری استفاده میشود. نصب پیش فرض این برنامه بر روی گوشی‌های هوشمند، اهمیت این روش پیام رسانی را نشان می‌دهد. برهمین اساس برای انجام مکاتبات‌الکترونیکی مثل چند دهه پیش به کامپیوتر یا لپ تاپ نیازی نیست، شما با موبایل در هر شرایطی می‌توانید مکاتباتتان را انجام دهید. در ادامه این مقاله نحوه ارسال ایمیل برای کامپیوتر و گوشی را توضیح خواهیم داد. پس تا پایان مطلب با ما باشید.
چرا از ایمیل استفاده می کنیم؟
E-mail از ابزارهای اصلی ارتباطی در دنیای دیجیتال به حساب می‌آید، به طوری که برای کاربران شرایط انتقال سریع و کم هزینه مکاتبات، فایل‌‌ها و برخی اطلاعات را به صورت الکترونیکی فراهم می‌آورد. خوشبختانه به لطف پیشرفت تکنولوژی و حضور تلفن‌های هوشمند همچنان از میل (Mail) استفاده شده و انتقال آن نیز محدود به داشتن کامپیوتر یا سیستم نیست. E-mail جزو بهترین نرم افزارهای کاربردی برای برقراری ارتباط با دوستان و خانواده‌تان محسوب میشود. همچنین یک ابزار اطلاع رسانی پرکاربرد برای برقراری ارتباطات و ایجاد مکاتبات بین همکاران، مشتریان، شرکتها و سازمانها به حساب می‌آید. از آنجاییکه تقویم‌های آنلاین با حساب‌های ایمیل مرتبط هستند، ابزاری مناسب برای زمان‌بندی جلسات و قرارهای روزانه هستند.
به طور کلی، میل (Mail) از ابزارهای کارآمد جهت تسهیل ارتباطات در جهان تکنولوژی است و به دلایل زیر همچنان در لیست بهترین ابزارهای ارتباطی دنیا قرار دارد:
ارتباط سریعتر و آسان
E-mail امکان انتقال پیغام، بدون توجه به فاصله جغرافیایی، در کمترین زمان ممکن را فراهم می‌کند. به طوری که افراد قادرند در هر زمان و بدون آنلاین بودن طرف مقابل ایمیل بفرستند.
رسمی بودن
یک پلتفرم رسمی برای ارتباطات کاری، سیاسی، اداری و تجاری به حساب می‌آید. معمولا شرکتها و سازمانها از آن برای مکاتبات رسمی و ارتباط با مشتریان و کارمندان بهره می‌گیرند. درنتیجه برای انتقال رزومه و درخواست استخدام، نرم افزار میل (Mail) بهترین پیشنهاد محسوب میشود.
فرستادن فایل و مستندات
با بهره‌گیری از آن قادر هستید انواع فایل‌‌ها با فرمت‌های مخلتف را به راحتی بفرستید.
ذخیره مکاتبات
مکاتبات در آن معمولاً به طور اتوماتیک ذخیره می‌‌شوند و افراد به راحتی به آنها دسترسی دارند.
چندمنظوره بودن
از آن می‌توان به منظور مکاتبات شخصی، قرارهای کاری، اهداف آموزشی و تبلیغاتی بهره‌مند شد. به کمک آن می‌توان ارسال خبرنامه‌‌ها، اطلاع‌رسانی‌‌ها و دعوت‌نامه‌ها را تنظیم کرد.
امنیت بالا و قابلیت شخصی‌سازی
در چند نمونه از بهترین نمونه برنامه‌های ارسال نامه‌الکترونیکی که در ادامه معرفی می‌کنیم، امکان تنظیم رمز عبور و اجرای احراز هویت دو مرحله‌ای نیز وجود دارد. در این پیام‌رسان‌ها تنظیم امضای دیجیتال یا شخصی‌سازی قالب ایمیل نیز امکان پذیر می‌باشد.
مقرون‌به‌صرفه بودن
نامه‌الکترونیکی هیچ هزینه‌ای ندارد و جایگزین ایده‌الی برای نامه های کاغذی و تماس تلفنی محسوب میشود.
در ادامه به سوال اصلی شما یعنی چگونه ایمیل ارسال کنیم پاسخ دادیم.
آموزش ارسال ایمیل با گوشی
باتوجه به اینکه اکثر شرکتها و ادارات رسمی برای مکاتبات مربوط به استخدام، قرارداد، تعیین جلسات رسمی، از شرکتها، اساتید، همکاران و غیره از ایمیل استفاده می‌کنند؛ پس میبایست نحوه فرستادن ایمیل با گوشی را بدانید. زیرا این امکان وجود دارد که در شرایطی قرار بگیرید و دسترسی به کامپیوتر نداشته باشید و مجبور باشید یک سری مکاتبات‌الکترونیکی انجام دهید.
معمولا از دو روش می‌توانید به وسیله موبایل یا تبلت ایمیل بفرستید.
از طریق مرورگر موبایل با اکانت جیمیل یا یاهو.
با مرورگر موبایل چگونه ایمیل ارسال کنیم؟
برای فرستادن ایمیل با موبایل و به وسیله مرورگر آن، مراحل زیر را به طور کامل اجرا نمایید.
- نحوه ایجاد ایمیل بدین صورت است که ابتدا میبایست مرورگر موبایل باز شود و کلمه Gmail را در بخش جستجو آن تایپ و تایید کنید.
- در اینجا بعد از جستجو، گوگل برنامه Gmail – Google را برای شما نمایش می‌دهد و شما باید آن را انتخاب کنید.
- در این مرحله در Gmail – Google داخل اکانتتان شوید یا چنانچه ایمیل ندارید یک ایمیل جدید بسازید. پس اگر از قبل ایمیل ساخته باشید، میبایست روی گزینه sign in کلیک نمایید.
- بعد از زدن دکمه sign in آدرس ایمیل را بنویسید و سپس برروی گزینه next بزنید.
- در این بخش اگر قصد دارید ادامه کار را با مرورگر ادامه دهید، میبایست بر روی گزینه use the web version بزنید.
- سپس وارد ایمیل شده و اکنون قادرید به صندوق ورودی و صندوق ارسال ایمیل متصل شوید.
در این بخش اگر بخواهید از مرورگر، ایمیل جدید بنویسید، مراحل زیر را دنبال نمایید.
- اول روی گزینه مداد در صفحه اول ایمیل، بزنید. وقتی پنجره مربوطه باز شد، گزینه‌ها میبایست به صورت زیر پر شوند:
- در فیلد To آدرس دریافت کننده را بزنید.
- در کادر موضوع یا Subject، عنوان ایمیل را بنویسید.
- در فیلد آخر هم، متن موردنظر را بنویسید.
- بعد از اینکه از صحیح بودن مراحل بالا مطمئن شدید، گزینه send را بزنید.
آموزش گام به گام ارسال جیمیل با گوشی
- ابتدا به نرم‌افزار ایمیل موبایلتان بروید و برای ورود به حساب کاربری، اطلاعات کاربری شامل آدرس ایمیل و پسورد آن را وارد نمایید.
- وقتی وارد کاربری جیمیل شدید، در پایین صفحه یک علامت + رنگی قرار دارد که باید بر روی آن بزنید.
- در مرحله بعدی پنجره‌ای جدید باز میشود که بعد از آن به راحتی متن مورد نظر را می‌نویسید. اما قبل از اینکه آن را بفرستید، میبایست موارد زیر رعایت شوند:
- اول آدرس ایمیل را مشخص نمایید. درصورتیکه شما چند ایمیل داشته باشید، در کادر آدرس ایمیل، میبایست ایمیل مدنظر شما مشخص شود.
- آدرس پست‌الکترونیکی مقصد را حتما به صورت کامل بنویسید.( به عنوان مثال ali–@gmail.com )
- موضوع ایمیل مشخص شود.
- سپس متن ایمیل را در کادر مربوطه بنویسید.
- در پایان بر روی علامت send کلیک کرده تا پیغام شما فرستاده شود. حتما قبل از کلیک بر گزینه send، متن و داده‌های ایمیل بررسی شود.
در یاهو با موبایلمان چگونه ایمیل ارسال کنیم؟
برای ایجاد ایمیل با گوشی در یاهو، ابتدا نرم افزار یاهومیل را نصب کنید. پس برای پاسخ به سوال که از یاهو چگونه ایمیل ارسال کنیم، باید گفت که ابتدا میبایست یاهومیل را باز کرده و طبق مراحلی فوق پیش بروید:
در یاهو میل برروی آیکون Compose ضربه بزنید. سپس در قسمت To ایمیل مقصد را بنویسید. موضوع پیام را در بخش subject بنویسید. سپس در کادر اصلی متن موردنظرتان را وارد کرده و در پایان برروی گزینه send کلیک نمایید.
آموزش ارسال ایمیل برای کامپیوتر
در اینجا بعد از آموزش انتقال پیام‌الکترونیکی با تلفن همراه در مورد نحوه ارسال ایمیل برای کامپیوتر صحبت خواهیم کرد. فرستادن پیامهای الکترونیکی با کامپیوتر، هیچ دردسری ندارد و دقیقا همانند روش‌های بالا انجام میشود. با این وجود در ادامه به طور دقیق و واضح نحوه ارسال ایمیل سریع را بصورت مرحله به مرحله توضیح دادیم.
ارسال جیمیل با کامپیوتر
- جهت فرستادن پیام‌الکترونیکی از جیمیل از پنجره منوی سمت چپ روی Compose بزنید.
- پس از آن پنجره Compose در پایین سمت راست صفحه نمایان میشود.
- در قسمت TO یک یا چند گیرنده می‌توان اضافه کرد. در صورتی که بخواهید برای چند آدرس میل (Mail) پیغام بفرستید، میبایست هر کدام از آدرس‌ها را با کاما از یکدیگر جدا شود. در ادامه می‌توانید برای اضافه کردن مخاطبین به بخش گیرنده روی To کلیک و سپس مخاطب موردنظر را انتخاب کنید.
- در بخش subject موضوع پیام را بنویسید.
- در پایین این کادر، متن اصلی مدنظرتان را بنویسید. بعد از پایان کار، روی دکمه ارسال یا Send بزنید.
اگر فردی که قصد دارید برایش ایمیل بفرستید از قبل جزو مخاطبین شما باشد، با تایپ کردن نام، نام خانوادگی یا آدرس ایمیل Gmail آن مخاطبان زیر قسمت To نمایش داده میشود. سپس با زدن دکمه Enter ایمیل فرد به قسمت To اضافه میشود.
نحوه ارسال ایمیل در یاهو با کامپیوتر
ارسال ایمیل برای کامپیوتر در یاهو با کامپیوتر یا از طریق وب به مراتب راحت‌تر می‌باشد و فرد دسترسی بیشتری خواهد داشت. این مورد درباره ارسال ایمیل برای کامپیوتر و از طریق یاهومیل نیز صدق می‌کند. در ادامه به ترتیب، هریک از مراحل مربوط به انتقال پیام به وسیله یاهو را توضیح دادیم:
- در مرحله نخست باید سایت یاهو میل را باز نموده و با نوشتن آدرس ایمیل و رمز ورود وارد حساب کاربری شوید.
- سپس بر روی دکمه (Compose) بزنید. در سمت چپ و بالای صفحه یک پنجره باز میشود که در آن آدرس ایمیل خود را وارد نمایید.
- در قسمت اول در کادر To باید آدرس ایمیل مقصد را درج کنید. چنانچه ایمیل مقصد در لیست مخاطبان سیستم شما بود با یک کلیک بر روی To می‌توانید آن را به راحتی برگزینید.
- در فیلد پایین موضوع ایمیل را بنویسید. سپس در کادر پاینن متن اصلی ایمیل را بنویسید. موضوع و تعداد کلمات این متن به موضوع ایمیل شما بستگی دارد.
- در پایان گزینه Send را بزنید. بدین صورت، انتقال ایمیل از طریق یاهو میل با موفقیت انجام خواهد شد!
از کجا بفهمیم نامه‌الکترونیکی ارسال شده
بعد از ذکر نحوه یادگیری ایجاد پیام‌الکترونیکی با موبایل و دسکتاپ حتما از خودتان می‌پرسید حالا از کجا مطمئن شویم پیغاممان را ما با موفقیت انتقال دادیم و گیرنده آن را دریافت کرده است. در مرحله اول وقتی میل (Mail) فرستاده میشود و شما دکمه Send را می‌زنید، نوتیفیکیشنی کوتاه در سمت چپ ظاهر میشود که به مخاطب اعلام می‌کند که پیغام شما فرستاده شده است. با این وجود برای اطمینان بیشتر به منوی سمت چپ صفحه ایمیل بر و بر روی گزینه Sent بزنید.
در اینجا، کلیه ایمیل‌هایی که تاکنون فرستادید برای شما قابل مشاهده و بررسی هستند. در صورتیکه ایمیل موردنظر شما را در لیست Sent ندیدید، در قسمت پایین‌تر پوشه Drafts را انتخاب کنید. ایمیلهای که منتقل نشدند یا پیش‌نویس‌‌‌های ایمیل در این پوشه قرار دارند.
در موبایل‌ها نیز با یک منو با سه خط موازی در بالا و سمت چپ نمایشگر وجود دارد که از این منو قادرید به پوشه‌های Sent و Drafts دسترسی پیدا کنید.
بهترین برنامه ایمیل
تعداد زیادی نرم افزار مکاتبات‌الکترونیکی در گوگل‌پلی، اپ‌استور، بازار و مارکت وجود دارد که کاربرد همه آنها شبیه به هم می‌باشد. هر کدام از آنها برای انتقال پیامهای ایمیل کاربرد دارند. با این حال، انتخاب هوشمندانه یک نرم افزار مناسب و ایمن با قابلیت‌های متفاوت نیز اهمیت ویژه‌ای دارد. در این مرحله، باید ویژگی‌هایی را که یک پیام‌رسان پیام‌الکترونیکی ارائه می‌دهد را به طور دقیق مورد ارزیابی قرار دهید و قبل از تصمیم‌گیری، بهترین برنامه E-mail را برگزینید که با نیازهای شما مطابقت دارد.
به عنوان مثال، اگر کار شما شامل تبادل اسناد محرمانه باشد، ممکن است به یک اپلیکیشن E-mail با ویژگ‌‌های امنیتی قوی نیازمند باشید. اگر شغل فریلنسری دارید، میبایست یک نرم افزار E-mail را انتخاب کنید که با تمام دستگاه‌های تلفن همراه و دسکتاپ شما سازگار باشد.
پلتفرم‌های مدیریت مکاتبات‌الکترونیکی سنگ بنای ارتباطات در دنیای تجارت هستند. برگزیدن پلتفرم مناسب، کارایی کسب و کار را افزایش می‌دهد و ارتباطات شما را بهبود می‌دهد. ما در اینجا پلتفرم‌های برجسته مدیریت مکاتبات‌الکترونیکی را برای شما گردآوری کرده‌ایم. هر یک از آنها با رابط‌های کاربر پسند و ویژگی‌های قدرتمند منتخب لیست ما شده‌اند.
Expert Mail
اپلیکیشن Expert Mail در دستگاه‌های اندروید و iOS قابل استفاده می‌باشد. با اپلیکیشن Expert Mail می‌توانید ایمیلهای خود را سازماندهی و بررسی نمایید، پیامهای مهم را در هر زمان ببینید، به مکاتباتی که آرشیو هستند، دسترسی داشته باشید و در نهایت تجربه ارتباطی کارآمدتری برای شما فراهم خواهد شد.
مشخصات:
برنامه Expert Mail به عنوان بهترین پلتفرم مکاتبات‌الکترونیکی، یک پلتفرم عالی با ویژگی‌های زیر است که به شما کمک می‌کند تمام حساب‌های ایمیلتان را در یک برنامه سازماندهی کنید.
- دسترسی ایمن به ایمیل
- مکانیسم ورود چند مرحله‌ای برای محافظت از حساب شما
- قابلیت سفارشی سازی قالب‌های صندوق ورودی
- رابط کاربری آسان (پوشه‌ها و منوها با دسترسی آسان)
- پشتیبانی از چندین حساب
- ورود آسان وب ایمیل با QR
- ویژگی‌های امنیتی سطح بالا
- امکان کنترل مسدودسازی و پیش نمایش برای شناسایی آدرس‌هایی که می‌خواهید مسدود کنید.
Gmail
پلتفرم پیام رسانی جیمیل، با ویژگی‌های هوشمند مانند سازماندهی مسیج‌ها، دسترسی با یک کلیک به تماس، تماس ویدیویی، چت و ترجمه اتومات زبان و غیره توانسته به یکی از محبوب‌ترین برنامه‌های پست‌الکترونیکی تبدیل شود.
همین ویژگی‌ها موجب ارتباط موثر و افزایش بهره‌وری کاربران میشود.
مشخصات:
- قابلیت‌های هوشمند و پیشنهادات پیام شخصی
- برچسب‌ها، صندوق‌های ورودی متعدد، ستاره‌ها و ویژگی‌های ویرایش پیام
- ویژگی جستجوی ایمیل مانند جستجوی پیشرفته و فیلترها
- ترجمه اتوماتیک زبان
- تماس ویدیویی Google Meet و چت تیمی از طریق جیمیل
- امکان ارسال و دریافت پول از ایمیل
- قوانین اساسی ایمیل و اتوماسیون
- ادغام‌های شخص ثالث گسترده
Outlook
این نسخه حرفه‌ای پیام رسان ایمیل که از برنامه‌های Microsoft 365 در دسترس می‌باشد، یکی از پیشرفته‌ترین برنامه‌های مکاتبات‌الکترونیکی سازمانی است. Outlook امکانات زیادی را ارائه می‌دهد، از تنظیم قوانین پیچیده پردازش نامه گرفته تا قابلیت‌های ارائه کار و کنترل خودکار ایمیل‌ها. همچنین با اجازه به شما برای ایجاد الگوهایی برای ایمیلهای پرکاربرد در زمان شما صرفه‌جویی می‌کند و به شما کمک خواهد کرد همه چیز را از مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) گرفته تا صورتحساب، عملیات و غیره کنترل نمایید.
کاربران این برنامه به راحتی می‌توانند پیام‌ها را برنامه ریزی کنند. Microsoft Outlook در تمام دستگاه‌های تلفن همراه (هم iOS و هم اندروید)، دارای ویژگی «پخش ایمیلهای من» است. این ویژگی امکان بررسی صوتی ایمیلهای جدید را فراهم می‌کند که می‌توانید با به گارگیری دستیار مجازی Cortana از آنها عبور کنید، پرچم گذاری و بایگانی و یا حذف کنید.
مشخصات:
این پلتفرم به دلیل ویژگی‌های امنیتی و عملکرد پیشرفته‌ای که دارد، از پرکاربردترین نرم افزارهای ایمیل شرکتی برای سازمانها محسوب میشود.
- حلقه مایکروسافت برای ایجاد همزمان در تمام برنامه‌های مایکروسافت
- توانایی ساده‌سازی گردش کار با ایجاد و مدیریت اتوماتیک وظایف
- ویژگی ویرایش ایمیل مانند اسکن ایمیل و پرچم‌ها
- قالب‌های ایمیل و امضاهای سفارشی
- قوانین ایمیل پیشرفته برای هماهنگی مکاتبات الکترونیکی
- دسترسی فوری به ابزارهای بهره‌وری (جلسات، تقویم و غیره)
BlueMail
برنامه انتقال Blue Mail کارایی بالایی دارد و کار با آن نیز خیلی راحت می‌باشد. Blue Mail به شما این امکان را می‌دهد تا تمام حساب‌های میل (Mail) خود را متصل و اعلان‌ها را تنظیم کنید. همچنین حالت تماس برای پیامهای مهم در صندوق پستی وجود دارد.
این نرم افزار از قابلیت Android Wear پشتیبانی می‌کند تا مطمئن شود هیچ ایمیلی را از دست ندهید. با این بلومیل می‌توانید پیغام‌هایتان را دسته‌بندی کرده و در بخش یادآوری‌ها برای فرستادن یا مشاهده پیغام برنامه‌ریزی نمایید.
مشخصات:
- توانایی مدیریت چندین حساب ایمیل صندوق ورودی چندگان
- طراحی اصولی و شهودی Blue Mail، ناوبری و مدیریت ایمیل را آسان می‌کند، حتی برای کسانی که به تازگی در این پلتفرم عضو شده‌اند.
• تجربه داشتن صندوق ورودی شخصی با تم های مختلف و کدگذاری رنگی را ایجاد می‌کند.
• اعلان‌های هوشمند Blue Mail شما را به‌روز نگه می‌دارند، بدون اینکه در معرض هشدارهای مداوم باشید.
• برخلاف برخی از رقبا، مجموعه کاملی از ویژگی‌ها را کاملاً رایگان ارائه می‌دهد.
• با رمزگذاری صحیح به ایمنی بیشتر پیغام‌های شما کمک می‌کند.
جمع بندی
در این مطلب به شما توضیح دادیم که چگونه ایمیل ارسال کنیم که عدم مهارت در آن به عنوان یکی از مهم ترین مشکلات رایج کابران شناخته میشود. در این مطلب در واقع، انتخاب بهترین برنامه مکاتبات‌الکترونیکی در اولویت قرار می‌گیرد. با داشتن یک نرم افزار مدیریت ایمیل مناسب، کار شما کمی آسان‌تر خواهد شد. بنابراین، سعی کنید متناسب با نیاز خود، برنامه‌های ایمیلی که با ویژگی‌های اضافی و رابط‌های مفید هستند را برگزینید. بعد از انتخاب بهترین روش نحوه ارسال ایمیل و چگونگی یادگیری این برنامه را در نظر داشته باشید.
چه امتیازی به این مقاله می دهید؟
دیدگاهتان را بنویسید