نگار قمی
خیلی از کاربران هردفعه برای ساخت یک گزارش ساده هفتهها یا شاید ماهها از وقت خود را صرف میکنند.
کپی کردن دادهها، فرمولها، جدولها و… هرکدام زمان بسیار زیادی میگیرند. در این آموزش فقط یکبار اتوماسیون گزارشدهی در اکسل را میسازیم و بعد از آن اکسل خودش بقیه کار را انجام میدهد.
اتوماسیون گزارشدهی یعنی چی؟
یعنی شما کمتر کار تکراری انجام داده، خطای انسانی کمتر شده و گزارشها دقیقتر میشود.
اگر اتوماسیونسازی را یاد بگیرید؛ اکسل مانند یک دستیار حرفهای برای شما عمل میکند.
مراحل ایجاد اتوماسیون گزارشدهی در اکسل
خب قبل از هر چیزی باید فایل گزارش را آماده کنیم. برای اینکار فایل داده خام را باز میکنیم. فرض کنید این فایل داده شامل گزارش فروش ماهانه میشود.
فایل ما شامل ستونهای زیر میشود:
- تاریخ
- شعبه
- محصول
- تعداد فروش
- مبلغ فروش
توجه داشته باشید که نام این ستونها باید ثابت باشند. همچنین از هیچ ستون خالی یا ترکیب شدهای (Merge) در اینجا استفاده نکنید. برخلاف تصورتان این یک مرحله بسیار ساده اما پایه اصلی اتوماسیون است.
اکنون باید دادهها را وارد Power Query کنیم. ابتدا وارد تب Data شده و سپس روی Get Data کلیک کنید.
در اینجا برای سیستمهای ویندوز From File و برای سیستمهای مک Excel Workbook را انتخاب کنید. حالا که فایل گزارش را وارد کردیم، اکس دادها را وارد Power Query میکند.
- اکنون میتوانید ستونهای اضافه را حذف کنید.
- فرمت تاریخ را اصلاح کرده.
- و نام ستونها را استاندارد کنید.
اما نکته جذاب ماجرا اینجاست که هرزمان فایل جدید گزارش را جایگزین یا جدید کنیم، کافیه روی Refresh کلیک کنیم. اینگونه همه چیز به صورت خودکار آپدیت میشه.
بعد از اینکه اطلاعات را بروزرسانی و مرتب کردیم اینبار وارد تب Insert میشویم. گزینه Pivot Table را انتخاب میکنیم. منبع داده ما همان Power Query است.
خب بعد از اینکه وارد pivot table شدیم، ستون شعبه را در قسمت Rows و ستون مبلغ فروش را در قسمت Values درگ میکنیم.
با اینکار گزارش فروش هر شعبه را بدست میآوریم. بدون اینکه نیاز باشد از فرمول پیچیدهای استفاده کنیم.
برای اینکه گزارش ما حرفهای تر دیده شود از Pivot Chart و بعد از آن اسلایسر هم در اینجا استفاده میکنیم. بنابراین گزارش ما براساس ماه یا شعبه فیلتر میشود.
من در یک مقاله جداگانه آموزش Pivot Table در اکسل را نیز به صورت رایگان قرار دادهام. اگر دوست دارید این ابزار را کامل و پروژه محور یاد بگیرید حتما این آموزش را در مرکز آموزش هرمس مشاهده کنید.
خب اکنون ما یک داشبورد داریم که فقط با تغییر دادههای خام خودش آپدیت میشود.
اگر دوست دارید روش تخصصیتر اتوماسیون گزارشدهی را در اکسل یاد بگیرید؛ حتما در بخش کامنتها درخواست خود را اعلام کنید تا آموزشهای بعدی براساس درخواست شما تهیه شود.
چه امتیازی به این مقاله می دهید؟
دیدگاهتان را بنویسید