محمد کدخدایی
در این مقاله قصد داریم بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه که یادگیری آن ارزشمند است را به شما معرفی کنیم. ابتدا می خواهیم اشاره کنیم که اهمیت یادگیری پلتفرم ها و نرم افزارهای مدیریت پروژه چیست؟ برای درک اهمیت این موضوع ابتدا می بایست به این نکته اشاره کنیم که شرکتها و نیروهای حرفه ای به ویژه در زمانیکه بهصورت همزمان روی چندین پروژه کار میکنند، از تیمهای متعددی کمک میگیرند.
در این حالت معمولا کارها زیاد می شود، یا اینکه شرکت ها باید در قبال زمان و هزینه پاسخگو باشند معمولا داشتن یک پلتفرم مدیریت پروژه ضروری میشود. خصوصا مدیران پروژه به عنوان مسئول اصلی هر پروژه به استفاده از اپلیکیشنها و نرمافزارهای مدیریت پروژه روی میآورند؛ ابزارهایی که به پایش میزان پیشرفت حاصلشده در هر پروژه کمک میکنند. اگر شما نیز از این رهبران هستید و تمایل دارید با بهترین این اپلیکیشنها آشنا شوید، این مقاله را با ما دنبال کنید.
منظور از اپلیکیشنها و نرمافزارهای مدیریت پروژه چیست؟
اپلیکیشنها و نرمافزارهای مدیریت پروژه به مجموعهای از برنامهها اطلاق میشود که تیم برای مدیریت مؤثر پروژه محولشده به آنها از آنها استفاده میکند. این اپلیکیشنها بهصورت آنلاین در دسترس هستند و میتوان آنها را بهصورت رایگان یا پولی دریافت کرد.
سازمانهای مختلف تلاش میکنند از نرمافزارهای مدیریت پروژه در برنامهریزی، سازماندهی و مدیریت منابع استفاده کنند تا به اهداف مشخص در چارچوب زمانی معین دست یابند؛ زیرا مدیریت دستی پروژهها در محیط پرشتاب کسبوکار امروز دیگر کارایی ندارد.
از مهمترین ویژگیهای نرمافزارهای مدیریت پروژه این است که تاثیرات مثبتی در از بین بردن بیشتر چالشهای مدیریت تیمهای مجازی دارد. علاوه بر آن در افزایش بهرهوری طی مدیریت گردش کار، تضمین مدیریت موفق تیم و قرار داشتن روند کار در مسیر صحیح نقش دارند.
مروری بر بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه
نرمافزارهای مدیریت پروژه بسته به نیاز، موضوع پروژه و حتی ویژگیهای کاربردی خود نرم افزار؛ متفاوت است. برای مثال، نرمافزار Wrike یک اپلیکیشن مبتنی بر فناوری ابر است که برای پیگیری عملیات روزانه و اطمینان از اتمام پروژه در زمان مقرر استفاده میشود.
همچنین MeisterTask برای تیم مدیریت پروژه امکاناتی مانند سازماندهی آسان و یکپارچگی با سایر اپلیکیشنها را فراهم می کند.
Basecamp یکی از مشهورترین نرمافزارهای مدیریت پروژه بهشمار میرود و خلاصهای روزانه از پروژهها و امکان انجام بحث و گفتگو را فراهم میکند. Nifty میتواند چرخههای توسعه پروژه را کاهش داده و بهرهوری تیم را بهبود ببخشد.
نرمافزار ClickUp تیمها را قادر میسازد گردش کار را خودکارسازی کرده و از نمودارهای گانت استفاده کنند، در حالی که ProofHub برای سازماندهی کار و همکاری بین تیمها و مشتریان مناسب است.
نرمافزار Backlog برای ردیابی خطاها و مدیریت کدها استفاده میشود و امکان سازماندهی پروژهها از طریق نمای گانت و کانبان را فراهم میکند.
Monday.com نیز برای مدیریت زمان، متن و وبسایتها بهراحتی مورد استفاده قرار میگیرد.
حالا در ادامه سعی کرده ام هر برنامه را به صورت جداگانه به شما معرفی کنم. وقتی با این ابزارها و سامانه های مختلف مدیریت پروژه آشنا شدید؛ بهتر می توانید تصمیم بگیرید که لازم است کار با کدام برنامه را یاد بگیرید
1- آیا نرمافزار Wrike را می شناسید؟
ابزار Wrike یکی از برجستهترین ابزارهای مدیریت پروژه مبتنی بر ذخیره ابر است که تیمهای کوچک میتوانند از آن برای پیگیری عملیات روزانه استفاده کنند. اطمینان حاصل شود پروژه در زمان مقرر و در چارچوب بودجه تعیینشده به پایان میرسد.
از مهمترین ویژگیهای این ابزار قابلیت یکپارچهسازی با سایر ابزارهای کسبوکار مانند Google Apps، Microsoft Excel و Dropbox و غیره است.
از دیگر مزایا، امکان تبدیل ایمیلها به وظایف است؛ بهطوری که کاربر میتواند از طریق حساب ایمیل خود اسناد را ایجاد، تخصیص یا ویرایش کند.
این ابزار در چند نسخه ارائه میشود:
نسخه اول رایگان است، نسخه حرفهای با هزینه 9.80 دلار در ماه برای هر کاربر، نسخه تجاری با هزینه 24.80 دلار در ماه برای هر کاربر و نسخه مخصوص بازاریابان با هزینه 34.60 دلار در ماه برای هر کاربر ارائه میشود.
2- نرمافزار MeisterTask
سازمانهای کوچک، متوسط و بزرگ از نرمافزار MeisterTask برای مدیریت روان پروژهها استفاده میکنند. این برنامه بهدلیل برخورداری از ساختار کانبان شهرت دارد و به ساده بودن و قدرت بالا شناخته میشود.
مهمترین ویژگی این ابزار در واقع شامل یکپارچگی و اتصال آسان به برنامههایی مانند Dropbox و GitHub است. همچنین امکان ادغام با اپلیکیشن MindMeister برای ترسیم نقشههای ذهنی در این برنامه وجود دارد.
نسخههای مختلفی از MeisterTask ارائه میشود:
نسخه اول رایگان است و شامل امکانات پایه محدود میشود، نسخه Pro با هزینه 8.25 دلار در ماه برای هر کاربر و نسخه Business با هزینه 20.75 دلار در ماه برای هر کاربر.
3- آیا نرمافزار Basecamp را می شناسیم؟!
نرمافزار Basecamp یکی از مشهورترین و پرکاربردترین نرمافزارهای مدیریتی در میان تیمهای مدیریت پروژه است. از برجستهترین ویژگیهای آن، می توانم به دریافت گزارش روزانه ی پروژه از طریق ایمیل اشاره کنم. این گزارش شامل وضعیتها و بهروزرسانیها میشود، همراه با امکان انجام گفتگو بین کاربران.
این برنامه ابزار جستجوی قدرتمندی را فراهم میکند که میتوان از آن برای یافتن یک آیتم مشخص از طریق فایلها یا گفتگوها استفاده کرد.
با وجود تعدد مزایا، از مهمترین معایب آن این است که تنها یک کاربر میتواند زمان تخمینی یک وظیفه را تعیین کند و همچنین فاقد گزینههای سفارشیسازی است.
این برنامه برای معلمان و دانشجویان بهصورت رایگان و برای شرکتها با هزینه 99 دلار در ماه ارائه میشود.
(به دلیل حجم بسیار زیاد متن، ترجمه دقیق و کامل تا این بخش ارائه شد.)
4- معرفی نرمافزار Nifty
نرمافزار Nifty بهعنوان یکی از بهترین نرمافزارهای مدیریت پروژه طبقهبندی میشود، زیرا مهمترین قابلیتهای مدیریت پروژه را با هم ترکیب میکند و در نتیجه به کاهش چرخههای توسعه پروژه و بهبود بهرهوری تیم کمک میکند.
در این نرمافزار، تیم میتواند نمای فهرستی را مشاهده کرده و سپس وظایف را مدیریت کند، علاوه بر این امکان یکپارچهسازی تقویم آن با Google وجود دارد.
از آنجا که نرمافزار Nifty با Github یکپارچه است، امکان برقراری ارتباط مؤثر میان مدیریتهای پروژه با یکدیگر را فراهم میکند.
قیمتهای این نرمافزار بسته به تعداد اعضای تیم بین 39 دلار تا 124 دلار در ماه متغیر است همچنین امکان دعوت از تعداد نامحدودی مهمان یا مشتری بدون پرداخت هزینه اضافی وجود دارد.
5- نرمافزار ClickUp
نرمافزار ClickUp برای تیمهای بزرگ که مسئول مدیریت پروژهها هستند بسیار مناسب است. از طریق این نرمافزار میتوان گردش کار را سفارشیسازی کرد، وظایف را تخصیص داد و وابستگیهای مختلف را به آنها افزود.
از برجستهترین ویژگیهای ClickUp این است که تمام ابزارهای مورد نیاز تیم را فراهم میکند. مواردی از جمله خودکارسازی گردش کار، نمودارهای گانت و قابلیتهای مدیریت منابع را می توان در کلیک آپ پیدا کرد.
این نرمافزار دارای یک نسخه رایگان و یک نسخه نامحدود پولی با هزینه 4.55 دلار در ماه برای هر کاربر است.
6- نرمافزار مدیریت پروژه ProofHub
نرمافزار ProofHub برای مدیریت پروژههای کسبوکارهای کوچک مورد استفاده قرار میگیرد؛ پروژههایی که برای گروهها و مشتریانی طراحی شدهاند که امکان بحث، مشارکت و ویرایش دارند از طریق ProofHub قابل برنامه ریزی و مدیریت است.
از جمله قابلیتهای این نرمافزار می توان به امکان ایجاد نقشها برای ساخت نمودارهای گانت اشاره نمود.
نرمافزار ProofHub شامل چندین مؤلفه فرعی است و مهمترین آنها عبارتاند از: گزارشها، مدیریت فایلها، تقویم، چت، گفتگوها، یادداشتها، مدیریت وظایف، گردشهای کاری و تابلوها، و ردیابی زمان که امکانات این نرم افزار را کامل می کند.
این نرمافزار با هزینهای بین 45 تا 99 دلار در ماه ارائه میشود که بسته به تعداد پروژهها و میزان فضای ذخیرهسازی مورد نیاز متفاوت است.
7- نرمافزار Backlog را بررسی کنید
نرمافزار Backlog تمام امکانات استاندارد یک برنامه مدیریت پروژه را دارد. همچنین برای تمام تیمهایی که از آن برای سازماندهی کار تیمی روی پروژه ها و روانتر کردن وظابف استفاده میکنند مناسب است.
از مهمترین ویژگیهای این نرمافزار باید به امکان استفاده از آن برای ردیابی خطاها و مدیریت کدها ااشاره نمود. همچنین امکان سازماندهی پروژهها از طریق نمای گانت و کانبان در ساختار Backlog وجود دارد.
هزینه این نرمافزار از 35 دلار در ماه برای 30 کاربر در 5 پروژه شروع میشود.
8- نرمافزار مشهور Monday.com
نرمافزار Monday.com یکی از سادهترین نرمافزارهای مورد استفاده در مدیریت پروژه بهشمار میرود، زیرا شامل الگوها و ابزارهایی است که به تیم کمک میکند بهرهوری را افزایش داده و در زمان صرفهجویی کند؛ ساختار و اصول Monday.com بر عناصری مانند مدیریت زمان، متن یا وبسایتها تمرکز دارد.
این نرمافزار با قیمت از 39 دلار در ماه ارائه میشود و امکان اضافه نمودن 5 کاربر را فراهم کرده است. پرداخت صورتحساب monday.com/ به صورت سالانه امکان پذیر است.
9- نرمافزار Adobe Workfront
بسیاری از مدیران پروژه به دلیل سهولت استفاده از نرمافزار Adobe Workfront به آن روی میآورند. وقتی از این نرم افزار استفاده کنید متوجه خواهید شد که داشبوردهای قابل سفارشیسازی پروژه و گزارشدهی در زمان واقعی را برایتان فراهم میکند.
همچنین این نرمافزار شامل ابزارهایی برای اولویتبندی پروژهها و اطلاعرسانی به تیمها درباره کارهای در حال انجام است.
چندین سیستم را میتوان با رابط کاری آن یکپارچه کرد، مانند Adobe Creative Cloud، Google Drive و Microsoft Outlook.
قیمت این نرمافزار پس از درخواست پیشفاکتور برای هر طرح مشخص میشود.
10- نرمافزار ProjectManager.com
نرمافزار ProjectManager.com شامل قابلیتهای متعددی از جمله مدیریت وظایف و برگههای زمانی با امکان بهروزرسانی از راه دور است، علاوه بر نمودارهای گانت، قابلیتهای برنامهریزی پروژه و داشبورد سریع با امکانات کامل را تجربه خواهید کرد.
این نرمافزار در یک نسخه با هزینه 35 دلار در ماه برای یک کاربر ارائه میشود و نسخهای دیگر مخصوص سازمانها وجود دارد که قیمت آن هنگام درخواست مشخص میشود.
نرمافزارهای مدیریت پروژههای مهندسی
نرمافزارهای مدیریت پروژههای مهندسی در واقع برنامههایی هستند که مهندسان برای مدیریت پروژههای خود از نظر برنامهریزی، استخدام، بودجه و سایر موارد از آنها استفاده میکنند.
این نرمافزارها معمولاً با سهولت استفاده شناخته میشوند و بهطور خاص برای مهندسان طراحی شدهاند، برخلاف ابزارهای تحلیل بازار که برای بخشهای دیگر طراحی شدهاند.
از برجستهترین این نرمافزارها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
1- نرمافزار Asana
این نرمافزار یکی از بهترین اپلیکیشنهای مدیریت پروژه موجود است که امکاناتی مانند وظایف، پروژهها، گفتگوها و داشبوردهای پیشرفته را برای برنامه ریزی و اجرای پروژ های تخصصی ارائه می دهد.
کاربر میتواند فیلدهای اختصاصی خود را اضافه کرده و فقط موارد مهم شخصی را پیگیری کند.
این نرمافزار همچنین امکان بهاشتراکگذاری ایدهها و گفتگوها را بهگونهای فراهم میکند که برای همه قابل مشاهده باشند.
شما به عنوان عضوی از یک پروژه می توانید از طریق ارائه صفحات تیمی، و اعضای تیم؛ مهمترین بهروزرسانیهای پروژه را در صندوق هوشمند خود دریافت کنید.
- Asana را میتوان با سیستمهایی مانند Google Drive، DropBox، Github و MailChimp یکپارچه کرد.
- نسخه پایه Asana بهصورت رایگان ارائه میشود و نسخه تجاری آن با هزینه 9.99 دلار در ماه عرضه میگردد.
2- نرمافزار Liquid Planner
اگر به دنبال یک برنامه مدیریت پروژه با امکانات متناسب با پروژه های مهندسی باشیم در واقع این یک سامانه منعطف با همین هدف است و مهمترین ویژگی نرمافزار Liquid Planner این است که بهصورت خودکار با تغییراتی که در کار رخ میدهد سازگار میشود.
برای مثال، اگر تغییراتی در اولویتها یا منابع کاربر ایجاد شود، این نرمافزار آن تغییرات را بهطور خودکار بهروزرسانی میکند.
از طریق نرمافزار Liquid Planner میتوان پیشرفت کار را مشاهده کرد و ریسکها و بودجهها را برای تمام پروژهها بهصورت همزمان مدیریت نمود. در نتیجه کاربران میتوانند میزان استفاده از منابع را پایش کرده، هزینهها و سودها را نمایش دهند و عملکرد پروژه را مدیریت کنند.
این نرمافزار در سه نسخه ارائه میشود:
نسخه اول برای تیمهای کوچک با هزینه 9.99 دلار در ماه، نسخه حرفهای با هزینه 39 دلار در ماه و نسخه سازمانی با هزینه 69 دلار در ماه.
3- نرمافزار Teamwork Projects
نرمافزار Teamwork Projects یکی از اپلیکیشنهای مشهور مدیریت پروژه است که تمام ابزارهای مورد نیاز برای پیگیری و مسیر پیشرفت پروژه را در اختیار تیم قرار میدهد.
این نرمافزار با انعطافپذیری بالا شناخته میشود و شامل قابلیتهایی مانند ذخیرهسازی فایلها، ابزارهای ردیابی زمان، مدیریت وظایف و نقاط عطف است.
همچنین به تیم پروژه امکان استفاده از تقویم اختصاصی و نمودارهای بصری برای تجسم پروژه را ارائه میدهد
شما می توانید به پشتیبانی مدیریت فایل از طریق DropBox، Google Drive و Box.com نیز دسترسی داشته باشید.
هزینه استفاده از این نرمافزار بین 69 تا 269 دلار در ماه متغیر است.
4- نرمافزار Monograph
نرمافزار Monograph بهطور خاص برای مهندسان طراحی شده و شامل تمام قابلیتهایی است که هر پروژه مهندسی ممکن است به آن نیاز پیدا کند.
از مهمترین ویژگیهای این نرمافزار میتوان به ارائه دیدی جامع از پروژهها، بودجهها و وظایف اشاره نمود. مدیران پروژه های مهندسی با این نرم افزار می توانند جدولهای زمانی را با یک کلیک برای مشتریان به اشتراک بگذارند.
حتی از طریق این نرمافزار میتوان نیازهای استخدام نیرو برای پروژه را پیشبینی کرد.
همچنین با امکانات پییشرفته ای که نرمافزار مدیریت پروژه Monograph وجود دارد می توانیم از وضعیت مالی تمام پروژهها آگاه شویم و منابع لازم را بر اساس برنامههای پروژه در اختیار تیم قرار دهیم
5- نرمافزار Newforma
این نرمافزار در پروژههای مهندسی مورد استفاده قرار میگیرد، زمانی که مهندسان به دنبال ابزاری پرکاربرد و گسترده هستند.
نرمافزار Newforma در ذخیرهسازی سوابق و اسناد بهترین عملکرد را دارد و امکان بهاشتراکگذاری سریع و آسان این فایلها با مشتریان را فراهم میکند.
چطور اپلیکیشن مناسب را انتخاب کنیم؟
ممکن است بهعنوان مدیر پروژه در انتخاب بهترین نرمافزارها و اپلیکیشنهای دچار سردرگمی شوید زیرا بسیاری از امکانات ممکن است مورد نیاز شما باشد و احتمالا حوصله این را ندارید که بخواهید ده ها نرم افزار مختلف را جداگانه تست کنید. برای همین در لیست زیر من 7 ویژگی مهم یک برنامه مدیریت پروژه را برایتن لیست نموده ام. ابتدا با نیاز سنجی پروژه شروع شده و تا گزینه های مهم تر ادامه پیدا میکند:
1- نیازهای پروژه خود را مشخص کنید
«قبل از اینکه به سراغ انتخاب نرم افزار یا پلتفرم مدنظر خود بروید می بایست پروژه را بهطور جامع بررسی کنید تا مجموعهای از دادهها را به دست آورید این داده ها مثل نیازمندیهای کارکردی (Functional Requirements) در سناریوهای کاربرد/Use Case و مستند نیازمندیها و خصوصا نیازمندیهای غیرکارکردی (Non-Functional Requirements) در شاخصهای کیفیت مثل امنیت، کارایی و مقیاسپذیری (بر مبنای مدلهای کیفیتی مانند ISO/IEC 25010) بهترین نرمافزار مناسب آن را مشخص میکند.»
در زمان بررسی پروژه باید موارد زیر را تعیین کنید:
نقاط عطف، جدول زمانی، اهداف، اعضای تیم و ذینفعان درگیر، نحوه تخصیص منابع، روشهای سنجش موفقیت یا شکست پروژه، سازوکار برخورد با استراتژیهای ارزیابی ریسک، و این که آیا قصد دارید پس از اتمام پروژه آن را بررسی کرده و درسهای آموختهشده را برای پروژههای آینده استخراج کنید یا خیر.
2- چالشهای پروژه را مشخص کنید
یک مدیر پروژه برای اینکه بتوانید نرم افزار مدنظر خود را انتخاب کند؛ پس از بررسی جامع نیازهای پروژه، باید چالشها و محدودیتهایی که اجرای با آنها مواجه است را مشخص کند، زیرا تمام نرمافزارهای مدیریت پروژه همه مشکلات را حل نخواهد کرد.
از مهمترین این چالشها میتوان به تخصیص نادرست منابع، تأخیر در اجرای پروژه، عدم پیگیری پیشرفت و نبود ارتباط مؤثر بین اعضای تیم اشاره کرد.
از جمله محدودیتهایی که ممکن است شرکت شما در اجرای پروژه با آن مواجه شود نیز میتوان به مقررات و استانداردهای الزامی، محدودیتهای فناورانه شرکت در ارتباط با سیستمهای فعلی یا زیرساخت شبکه، و نیاز نرمافزارها به یکپارچهسازی با سیستمها اشاره کرد.
با شناسایی چالشها و محدودیتها، میتوانید در نرمافزارهایی سرمایهگذاری کنید که در اجتناب از این مشکلات کمک میکند.
3- فهرستی از بهترین نرمافزارها تهیه کنید
پس از مشخص شدن نیازها، چالشها و محدودیتهای پروژه، اکنون نوبت به تهیه فهرستی از بهترین نرمافزارهای مناسب پروژه میرسد.
بهتر است این فهرست را به نرمافزارهای مدیریت پروژه شرکتهای کوچک، نرمافزارهای مدیریت پروژه سازمانی و نرمافزارهای مدیریت پروژه آزاد تقسیم کنید.
4- هر اپلیکیشن را شخصاً آزمایش کنید
پیش از انتخاب مناسبترین اپلیکیشن مدیریت پروژه، باید هر اپلیکیشن را شخصاً از طریق ثبتنام در نسخه آزمایشی رایگان یا درخواست نسخه آزمایشی بررسی کنید.
هنگام آزمایش اپلیکیشن، عناصر اصلی آن را مدنظر قرار دهید، از جمله: جستجو، ابزارهای حسابداری، ایجاد وظیفه، اعلانها، گزارش خطا، زمانبندی و یکپارچهسازی با اپلیکیشنهای مورد استفاده.
5- اپلیکیشن را با اعضای تیم آزمایش کنید
پس از آزمایش شخصی هر اپلیکیشن، باید فهرست را محدود کرده و اپلیکیشنها را همراه با اعضای تیم آزمایش کنید.
این کار از طریق اجازه دادن به آنها برای انجام وظایف، شبیهسازی سناریوهای واقعی پروژه، تعیین مهلتها و اعطای سطوح دسترسی متفاوت انجام میشود.
6- بازخورد اعضای تیم را دریافت کنید
برای اطمینان از موفقیت نرمافزار مدیریت پروژه انتخابشده، باید بازخورد اعضای تیم را درباره آن دریافت کنید و نظرات آنها درباره مزایا، معایب و تجربه کاربری را بدانید.
این دادهها دیدگاههای ارزشمندی درباره میزان توانایی تیم در استفاده از نرمافزار در اختیار شما قرار میدهد.
میتوانید نظرات اعضای تیم را از طریق ارسال نظرسنجی، مصاحبه انفرادی یا برگزاری جلسه گروهی و بحث درباره اپلیکیشن جمعآوری کنید.
7- بودجه خود را محاسبه کنید
در این مرحله باید مطمئن شوید نرمافزار با بودجه شما سازگار است. این کار از طریق مشخص کردن هزینههای مستمر مانند هزینه اشتراک، نگهداری و پشتیبانی انجام میشود.
همچنین باید مدلهای قیمتگذاری مختلف را مقایسه کنید؛ مانند قیمتگذاری بهازای هر کاربر، قیمتگذاری پلکانی، قیمت ثابت یا قیمتگذاری سفارشی.
پس از آن، بازده بالقوه سرمایهگذاری در نرمافزار مدیریت پروژه انتخابشده و نقش آن در افزایش نرخ موفقیت پروژه را ارزیابی کنید، سپس با ارائهدهندگان نرمافزار برای دریافت پیشنهادهای قیمتی متناسب با نیازهای خود تماس بگیرید.
مهمترین قابلیتهای موردنیاز در اپلیکیشنهای مدیریت پروژه
قبل از اینکه به سراغ انتخاب نرم افزار یا پلتفرم مدنظر خود بروید میبایست پروژه را بهطور جامع بررسی کنید تا مجموعهای از دادهها را به دست آورید. این دادهها مثل تعیین دقیق نیازمندیهای کسبوکار و اهداف پروژه، بررسی قابلیتهای فنی و سازگاری با سیستمهای موجود و خصوصا تحلیل انتظارات کاربران و نقشهایی که باید پشتیبانی شوند بهترین نرمافزار مناسب آن را مشخص میکند.
1- برنامهریزی و زمانبندی
ویژگی برنامهریزی باید در نرمافزار مدیریت پروژه وجود داشته باشد، زیرا امکان توزیع نقشها و مسئولیتها بین اعضای تیم، تفویض تمام وظایف، مدیریت آنها و تعیین اولویتها را فراهم میکند.
ویژگی زمانبندی نیز برای زمانبندی وظایف، تعیین مهلت نهایی هر وظیفه و برنامهریزی و سازماندهی جلسات اعضای تیم مفید است.
2- مدیریت ارتباطات
با توجه به اهمیت ارتباط میان اعضای تیم در موفقیت پروژه، نرمافزار مدیریت پروژه باید شامل قابلیت پیامرسانی باشد تا ارتباطی منظم و سریع میان همه اعضا برای تکمیل کارها فراهم شود.
3- مستندسازی
این قابلیت به شما امکان میدهد تمام اطلاعات پروژه را ثبت کرده و بهسرعت به آنها دسترسی داشته باشید؛ از جمله وظایف مورد نیاز و انجامشده، منابع پروژه، اطلاعات مشتریان و رویدادهای تقویمی گذشته و آینده.
4- گزارشدهی
نرمافزار مدیریت پروژه باید دارای قابلیت گزارشدهی باشد که به شما امکان میدهد گزارشهایی ایجاد کنید که نمای کلی سریعی از عملکرد پروژه و مشکلات آن ارائه میدهد تا بتوانید آنها را بهسرعت برطرف کنید.
5- مدیریت منابع
این قابلیت به شما اجازه میدهد منابع پروژه را با تعیین منابع اختصاصیافته و محاسبه هزینه استفاده از آنها مدیریت کنید تا از استفاده بیشازحد جلوگیری شود.
از طریق مدیریت منابع میتوانید منابع را به وظایف مشخص تخصیص داده و اطمینان حاصل کنید هر عضو منابع لازم برای انجام وظایف خود را در اختیار دارد.
6- مدیریت بودجه
نرمافزار مدیریت پروژه شامل قابلیت مدیریت بودجه است که امکان ثبت و مدیریت هزینهها را بهصورت کارآمد فراهم میکند، از طریق ارائه گزارشهای هفتگی و ماهانه و ردیابی زمانی که اعضای تیم صرف پروژه میکنند، بهمنظور افزایش پاسخگویی.
اهمیت نرمافزارهای مدیریت پروژه
بجز پروژههایی مانند ساختوسازهای عمرانی و پروژههای زیرساختی و پروژههایی مثل توسعه نرمافزارهای سازمانی و سیستمهای فناوری اطلاعات که برای برنامهریزی و اجرای آن حتما میبایست از برنامههای مدیریت پروژه استفاده نمود، البته داشتن یک برنامه مدیریت پروژه برای کارهایی مثل دیجیتال مارکتینگ و سایر مشاغل دیجیتال بسیار مفید و ارزشمند است. لیست بهترین مزایای استفاده از یک برنامه مدیریت پروژه است:
1- بهبود همکاری میان اعضای تیم
استفاده از نرمافزار مدیریت پروژه همکاری میان اعضای تیم از بخشهای مختلف را تقویت میکند، زیرا همه از یک پلتفرم واحد برای تبادل اطلاعات استفاده میکنند و همواره از آخرین بهروزرسانیها مطلع هستند.
2- تفویض بهتر وظایف
از طریق نرمافزار مدیریت پروژه میتوانید وظایف را بهسادگی میان اعضای تیم توزیع کنید تا آنها بر اساس اولویتها کار کنند.
همچنین نرمافزار یادآوریهای خودکار برای مهلتهای نهایی ارسال میکند.
3- بهبود برنامهریزی و زمانبندی
نرمافزارهای مدیریت پروژه به شما امکان میدهند برنامههای مدیریتی منسجم تدوین کنید، اولویت وظایف و مهلتها را تعیین نمایید که همگی به انجام موفق پروژه در زمان مقرر کمک میکند.
4- پایش پروژه
رصد پیشرفت پروژه یکی از مهمترین عوامل برای اطمینان از رعایت بالاترین استانداردها در تمام زمانهاست و نرمافزار مدیریت پروژه این امکان را فراهم میکند.
5- کاهش ریسکها
از وظایف نرمافزار مدیریت پروژه شناسایی ریسکهای احتمالی پروژه است که به شما اجازه میدهد اقدامات پیشگیرانه و راهبردهایی برای کاهش یا جلوگیری از آنها اتخاذ کنید.
6- بهبود بهرهوری
نرمافزار مدیریت پروژه بهرهوری را افزایش میدهد، زیرا از طریق ارائه سریع مهمترین اطلاعات، امکان اتخاذ بهترین تصمیمها در کوتاهترین زمان را فراهم میکند.
7- مدیریت بودجه
استفاده از نرمافزار مدیریت پروژه از بروز گسترش بیرویه دامنه پروژه جلوگیری میکند، زیرا مدیریت مؤثر تمام منابع موجود را ممکن میسازد و پروژه از بودجه تعیینشده فراتر نمیرود.
8- سهولت دسترسی به فایلها
با استفاده از نرمافزار مدیریت پروژه، اعضای تیم میتوانند بهراحتی به اسناد پروژه دسترسی پیدا کرده و آنها را بهروزرسانی کنند.
وقتی تمام دادههای پروژه در دسترس اعضای تیم باشد، زمان تلفشده برای جستجوی آنها کاهش مییابد.
بهترین دورههای مدیریت پروژه هرمس
دورههای آموزش مدیریت پروژه به شما کمک میکنند دانش عمیقتری کسب کرده و با جدیدترین شیوهها، ابزارها و راهبردها آشنا شوید و مهمترین مهارتهای حوزه مدیریت پروژه را برای حرفهای شدن بیاموزید.
پلتفرم بکه دورههای معتبر بینالمللی متعددی در زمینه مدیریت پروژه ارائه میدهد که شامل موارد زیر است:
- دوره مدیریت سبد پروژه MoP
- دوره مدیریت برنامهها و سبدها P3O
- دوره مدیریت برنامهها MSP
- دوره مدیریت تغییر چابک AgileShift
- دوره PRINCE2
- دوره PRINCE2 Agile
- دوره PMI-SP مدیریت زمانبندی پروژه
- دوره مدیریت ریسک MoR
نتیجهگیری
اپلیکیشنها و نرمافزاره ای مدیریت پروژه مجموعهای از ابزارها است که تیم برای سازماندهی و اجرای مؤثر پروژه از آنها استفاده میکند. این اپلیکیشنها شامل قابلیتهای متعددی هستند که به تحقق اهداف پروژه، مدیریت منابع و زمان کمک میکنند.
این ابزارها بهصورت آنلاین در دسترساند و میتوان آنها را بهصورت رایگان یا پولی استفاده کرد.
نرمافزارهای مدیریت پروژه همکاری میان اعضای تیم را تقویت کرده و به آنها کمک میکنند اهداف را بهنرمی محقق کنند. این ابزارها چالشهای مدیریت تیمهای مجازی را کاهش داده، بهرهوری را افزایش میدهند و موفقیت مدیریت تیم و پیشرفت آن در مسیر درست را تضمین میکنند.
نرمافزارها و اپلیکیشنهای مدیریت پروژه به عوامل اصلی و غیرقابلچشمپوشی برای تضمین جریان بهینه کار و دستیابی به اهداف پروژهها تبدیل شدهاند.
چه امتیازی به این مقاله می دهید؟
دیدگاهتان را بنویسید