اکسل چه کاربردی در محیط کار داره؟ ۷ کاربرد واقعی

اکسل چه کاربردی در محیط کار داره؟

اگه اکسل رو برای یه روز از بعضی شرکت‌ها حذف کنیم، احتمالا تازه معلوم میشه چقدر از کارهای روزمره شرکت ها به اکسل وابسته‌ ست. از واحد مالی گرفته تا فروش، منابع انسانی، انبار و حتی مدیریت پروژه؛ خیلی وقت‌ها یه فایل اکسل ساده جایی وسط کار وجود داره که یه بخش مهم از اطلاعات شرکت داخلشه. البته منظورمون این نیست که همه شرکت‌ها تمام کارهاشون رو با اکسل انجام میدن. خیلی از مجموعه‌ها نرم‌افزارهای تخصصی خودشون رو دارن. ولی حتی توی همون شرکت‌ها هم اکسل معمولا برای گزارش گرفتن، مرتب کردن اطلاعات، تحلیل داده‌ها و انجام کارهای روزمره استفاده میشه. در این قسمت میخوایم ببینیم اکسل چه کاربردی در محیط کار داره و ۷ موقعیت واقعی رو بررسی کنیم که احتمالا حداقل با چندتاشون توی محیط کار روبه‌ رو میشید.

بریم سراغ اولی.

یک؛ برای حساب کتاب استفاده میشه یعنی باید دخل‌ و خرج رو کنترل کنیم

آخر ماه که میشه کارمند هر بخشی که باشی ، مدیر شرکت ازت می‌ پرسه: این ماه بیشتر پولمون کجا خرج شده؟ تبلیغات؟ حمل‌ و نقل؟ خرید تجهیزات؟ هزینه‌های جاری؟ اگه اطلاعات هزینه‌ها مرتب ثبت شده باشه، اکسل میتونه خیلی سریع جواب این سوال رو در اختیارتون بذاره. اینجا کاربرد اکسل فقط این نیست که چندتا عدد رو با هم جمع کنیم. مهم‌تر اینه که بتونیم بفهمیم پول شرکت کجا داره خرج میشه و هزینه‌ها نسبت به ماه قبل چه تغییری کردن. برای همین واحدهای مالی و حسابداری یکی از جاهاییه که خیلی زیاد با فایل‌های اکسل سر و کار دارن.

دو؛ وقتی مدیر میگه گزارش فروش این ماه رو میخوام

این جمله برای خیلی از کارمندها آشناست. فرض کنید یه فروشگاه یا شرکت، توی یک ماه هزاران سفارش داشته. مدیر نمیخواد هزار ردیف اطلاعات رو ببینه اون دنبال چند جوابه مشخصه.

میخواد جواب اینا رو بدونه :

• فروش این ماه چقدر بوده؟
• کدوم محصول بیشتر فروخته؟
• کدوم شعبه بهتر عمل کرده؟
• و نسبت به ماه قبل رشد داشتیم یا نه؟

اینجاست که اکسل از یه جدول ساده تبدیل میشه به ابزار گزارش‌ گیری. اطلاعات خام فروش ممکنه چند هزار ردیف باشه ، ولی در نهایت چیزی که مدیر میبینه، میتونه یه گزارش خیلی کوتاه و چند نمودار ساده باشه. در واقع این اون چیزیه که مدیر میخواد. و این کاربرد دقیقا یکی از کاربردهای مهم اکسل در محیط کاره؛ تبدیل حجم زیادی از اطلاعات به چیزی که بشه ازش یه نتیجه گیری کرد و تصمیم گرفت.

سه؛ وقتی انبار پر از کالاست ولی نمیدونیم چی داره تموم میشه

فرض کنید یه مجموعه ۲۰ قلم کالا نداره و چند هزار کالا داره. دیگه نمیشه موجودی همه رو ذهنی کنترل کرد. اینجا معمولا اطلاعاتی مثل نام کالا، تعداد موجودی، ورود، خروج و حداقل موجودی ثبت میشه تا مشخص باشه چه چیزی توی انبار داریم و چه چیزی باید دوباره سفارش داده بشه. خیلی پیش اومده که یه محصول پر فروش یک تعداد خیلی کم مثلا ۵ عدد موجودی ازش باقی مونده باشه ، ولی چون بین صدها ردیف اطلاعات گم شده، کسی متوجهش نشه. یه فایل درست اکسل میتونه کمک کنه این موارد خیلی زودتر دیده بشن.

اینجوری بهتون بگم که کاربرد اکسل فقط گزارش دادن نیست؛ میتونه جلوی یه مشکل رو قبل از اتفاق افتادن بگیره.

چهار؛ وقتی صحبت از کارکنان و منابع انسانی می‌ شه

اکسل توی واحد منابع انسانی هم کاربرد زیادی داره. لیست کارکنان، مرخصی‌ها، اضافه‌ کاری، ساعات حضور، اطلاعات دوره‌های آموزشی یا حتی گزارش عملکرد کارکنان ممکنه داخل فایل‌های اکسل نگهداری یا بررسی بشه. مثلا مسئول منابع انسانی میخواد بدونه هر کارمند توی این ماه چند روز مرخصی داشته. وقتی تعداد کارکنان سه نفره، شاید بشه دستی حساب کرد. ولی وقتی تعداد افراد میشه ۳۰، ۱۰۰ یا ۵۰۰ نفر، دیگه نمیشه دستی و ذهنی کاری را پیش برد. البته شرکت‌های بزرگ معمولا نرم‌افزارهای تخصصی منابع انسانی دارن، اما حتی اونجا هم خیلی وقت‌ها خروجی اطلاعات برای بررسی و گزارش‌ گیری وارد اکسل میشه.

پنج؛ وقتی یه پروژه داریم و هرکس یه کاری به عهده گرفته

یه پروژه طراحی سایت رو در نظر بگیرید. یه نفر مسئول طراحی گرافیکه، یه نفر محتوا رو آماده میکنه، یه نفر برنامه‌ نویسی رو انجام میده و یه نفر هم باید پروژه رو تست کنه.

حالا سؤال اینه:

• چه کاری انجام شده؟
• چه کاری عقب افتاده؟
• ددلاین هر بخش چه موقعه؟
• و مسئولش کیه؟

برای پروژه‌های پیچیده ابزارهای تخصصی مدیریت پروژه وجود داره، ولی برای خیلی از پروژه‌های کوچک‌تر یه فایل اکسل مرتب کاملا میتونه کار راه‌انداز باشه. چون کار کردن با اکسل هم خیلی راحت تر از ابزار های تخصصی. در واقع اکسل اینجا تبدیل میشه به یه تصویر کلی از وضعیت پروژه؛ چیزی که با یه نگاه بفهمیم الان دقیقا کجای کاریم.

شش؛ وقتی اطلاعات زیاده و پیدا کردن یه چیز ساده سخت میشه

تصور کنید یه فایل دارید با اطلاعات هزاران مشتری. اسم مشتری، شماره تماس، شهر، خریدها و کلی اطلاعات دیگه. حالا مدیر ازتون اطلاعات یه مشتری خاص یا گروهی از مشتری‌ها رو میخواد. قرار نیست بین چند هزار ردیف بالا و پایین برید و دونه‌ دونه دنبالشون بگردید. یکی از مهم‌ترین مزیت‌های اکسل اینه که میشه اطلاعات زیاد رو مرتب کرد، فیلتر کرد و چیزی رو که لازم داریم خیلی سریع‌تر پیدا کرد. همین کاربرد به ظاهر ساده توی محیط کار خیلی مهمه.

چون بخش زیادی از کار با داده اصلا محاسبه نیست؛ پیدا کردن اطلاعات درست، در زمان درسته.

و هفت؛ وقتی هر هفته داریم دقیقا یه کار رو تکرار میکنیم

بنظر من این مهمترین کاربرد اکسل به حساب میاد. فرض کنید هر شنبه یه فایل جدید به دستتون میرسه. فایل رو باز میکنید، اطلاعات اضافی رو حذف میکنید، مرتبش میکنید، چندتا گزارش میسازید و برای مدیر میفرستید. هفته بعد دوباره همین کار. و هفته بعد دوباره. اگه یه کار توی اکسل دائما در حال تکراره، احتمال زیادی وجود داره که حداقل بخشی از اون رو بشه ساده‌تر یا خودکار کرد. اکسل ابزارهایی مثل Pivot Table، Power Query و قابلیت‌های خودکارسازی داره که دقیقا برای چنین موقعیت‌هایی استفاده میشن. لازم نیست الان بدونید این ابزارها دقیقا چطور کار میکنن.

فقط این نکته رو از این قسمت یادتون بمونه: هر وقت توی محیط کار یه کار تکراری رو بارها داخل اکسل انجام میدید، این را بدونید که راه سریع‌تری برای انجامش وجود داره.

در نهایت، کاربرد اکسل در محیط کار خیلی بیشتر از ساختن چندتا جدول و جمع کردن عدده. ممکنه یه حسابدار برای بررسی هزینه‌ها ازش استفاده کنه، یه مدیر فروش برای دیدن وضعیت فروش، مسئول انبار برای کنترل موجودی، منابع انسانی برای اطلاعات کارکنان و مدیر پروژه برای پیگیری کارها.

در واقع ارزش اصلی اکسل اینه که کمک میکنه از بین حجم زیادی از اطلاعات، چیزی رو پیدا کنیم که برای کارمون مهمه. و شاید به همین دلیله که بعد از این همه سال، هنوز اکسل یکی از ابزارهایی محسوب میشه که یاد گرفتنش توی خیلی از موقعیت‌های شغلی کاربرد داره.

این قسمت درباره ۷ کاربرد واقعی اکسل در محیط کار بود. قطعا کاربرد های اکسل خیلی بیشتر از این ۷ مورده ، پس اگه دوست داری وارد دنیای اکسل بشی و به صورت کاربردی یاد بگیری یه سر به آموزش های رایگان اکسل در سایت ما بزن.