هرمس علم گستر آیریک
شاید با خودتان فکر کنید که اهمیت جلسه اول مدیر با کارمندان چیست ؟! ضربالمثلی میگوید که شما فقط یک برداشت اول را ایجاد میکنید، بنابراین یک مدیر جدید باید به اولین جلسه خود با کارمندانش اهمیت دهد . کارمندان ممکن است در مورد سرپرست جدید خود احساس کنجکاوی یا حتی اضطراب کنند، بنابراین شما باید در اولین جلسه خود با تیم خود حال و هوا را عوض کنید، برداشت خوبی از خودتان در ذهن پرسنل ایجاد نموده و بهترین شروع ممکن را با تیم جدید خود داشته باشید. وقتی اولین گام را محکم بردارید در واقع می توانید جلسات بعدی را به صورت دوره ای برنامه ریزی نموده و در آن موفقیت بیشتری داشته باشید.
اما چگونه به این هدف دست مییابید و مطمئن میشوید که جلسه بدون هیچ مشکلی به پایان میرسد؟ چطور مطمئن می شوید که همه چیز موفقیتآمیز است و اولین جلسه مدیر و کارکنان به شما و تیم در شروع همکاری کمک خواهد کرد؟ اگر به خوبی آماده باشید، اهدافتان مشخص باشد و دستور جلسهتان انعطافپذیر باشد، اولین جلسه خود را مانند یک حرفهای مدیریت خواهید کرد.
مدیر جدید همیشه برای جلسه مدیریت و کارمندان آماده میشود. آمادگی خوب شما برای موفقیت اولین جلسه بسیار مهم است، بنابراین قبل از جلسه مواردی را آماده کنید تا از موفقیت آمیز بودن جلسه اطمینان حاصل کنید.
مشخص کردن اهداف جلسه مدیر با کارمندان
شما نمیتوانید موفقیت یا شکست یک جلسه را تعیین کنید ، مگر اینکه اهداف مشخصی برای برگزاری آن وجود داشته باشد. بنابراین برای جلسات فردی و تیمی اهدافی تعیین کنید و قبل از برگزاری اولین جلسه خود، چه بخواهید تیم خود را بشناسید و چه بخواهید در مورد اولین پروژه خود صحبت کنید باید به دقت در مورد اهداف آن جلسه سازمانی فکر کنید.
موضوعات مهم را برای بحث انتخاب کنید.
لازم نست کل سناریوی جلسه را شرح دهید اما موضوعاتی را که در مورد آنها بحث خواهید کرد، مشخص کنید. اگر هدف جلسه اول صرفا آشنایی با کارمندان جدیدتان است، در مورد پیشینه حرفهای، سبک مدیریت یا فلسفه رهبری خود صحبت کنید.
نکاتی را که قرار است در مورد آنها صحبت شود، آماده کنید.
وقتی موضوعات اصلی را مشخص کردید، نکات خاصی را برای هر موضوع آماده کنید و برخی موضوعات را برای بحث فردی و برخی دیگر را برای جلسات تیمی تعیین کنید. به عنوان مثال، چند لطیفه تعریف کنید، برخی از دستاوردها را به اشتراک بگذارید، اعضای تیم خود را بشناسید یا رویدادهای گذشته را مرور کنید. این موارد باعث می شود پایههای شخصیت یک مدیر کاریزماتیک را برپا کنید.
مکان جلسه را مشخص کنید
قبل از برگزاری جلسه لازم است تمام جزئیات آن را در نظر بگیرید. مثلا آیا جلسه حضوری خواهد بود یا از راه دور ؟ جلسه کجا برگزار میشود؟ چه کسانی در آن شرکت خواهند کرد؟ این جزئیات را به همراه دعوتنامه برای افرادی که قرار است در جلسه شرکت کنند، ارسال کنید.
آرامش خود را حفظ کنید
اشکالی ندارد که قبل از اولین جلسه مدیریتی، کمی احساس اضطراب و نگرانی داشته باشید. شروع هر کاری میتواند دشوار و استرسزا باشد و اولین جلسه شما با تیمتان نیز از این قاعده مستثنی نیست. بنابراین، قبل از جلسه، زمانی را برای آرام کردن ذهن و اعصاب خود اختصاص دهید. قدم بزنید و چند نفس عمیق بکشید.
نحوه مدیریت جلسه مدیر با کارمندان
مرحله بعدی پس از آمادهسازی، در واقع ، مدیریت اولین جلسه است. نکات زیر به شما کمک میکند تا به اهداف جلسه دست یابید، به طور مؤثر با تیم خود ارتباط برقرار کنید و پایه و اساس محکمی برای یک تیم موفق و مؤثر ایجاد کنید.
۱. استرس کارمندان خود را کاهش دهید
کارمندان ممکن است در اولین جلسه خود با مدیر جدیدشان احساس کنجکاوی، ترس یا اضطراب کنند، بنابراین قبل از پرداختن به محتوای جلسه، فشار را کم کنید و همه را آماده کنید. جلسه خود را با چند بازی فکری و تست ذهنی بی معطلی شروع کنید تا کارمندان را بشناسید.
۲. جلسه را انعطافپذیر کنید.
داشتن دستور جلسه مهم است، اما پایبندی بیش از حد به معنای واقعی کلمه باعث شود مکالمات جالب و فرصت تعامل با تیم را از دست بدهید. بنابراین انعطافپذیر باشید و اجازه دهید مکالمات و سوالات به خودی خود جریان پیدا کند.
۳. جلسه را تعاملی کنید
راهی پیدا کنید که کارمندان بتوانند در جلسه شرکت کرده و گاهی حتی بجای شما صحبت کنند. صحبت کردن به مدت یک ساعت کامل ممکن است برای حضار ، کاملا خستهکننده و ملالآور باشد. جلسه تعاملی باعث میشود کارمندان روی جلسه تمرکز کنند و این پیام را منتقل میکند که شما برای تخصص آنها ارزش قائل هستید. به عنوان مثال، در مورد تجربیات گذشته خود برای تیم بگویید، سپس به همه فرصتی دهید تا در مورد خود و نقششان در شرکت صحبت کنند.
۴. زمان جلسات را کنترل کنید
حتی اگر از هر وسیلهای برای حفظ تمرکز کارمندان در طول جلسه استفاده کنید، اگر جلسه شما خیلی طولانی شود بازهم تمرکز افراد از بین میرود. پس بهتر است مکالمات خود را کوتاه کرده و سعی کنید آن را زیر یک ساعت نگه دارید. اگر صحبت شما طولانیتر شد حتما زمانی را برای استراحت در نظر بگیرید. به یاد داشته باشید حتی به عنوان یک مدیر جدید، شما این فرصت را دارید که با اعضای تیم خود به صورت تک به تک ملاقات کنید. وقتی مزایای جلسات تک به تک را تشخیص دهید ، میتوانید از زمان جلسه خود نهایت استفاده را ببرید.
۵. برای سوالات کارمندان وقت بگذارید.
معمولا تمامی اعضای تیم در اولین جلسه با شما ملاقات خواهد کرد و شما را بهتر میشناسند. این فرصتی است تا خودتان را به طور کامل معرفی کنید. کارمندان احتمالاً سوالاتی در سر دارند؛ بنابراین در پایان جلسه به آنها فرصت دهید تا سوالات خود را بپرسند. به یاد داشته باشید، شما این فرصت را دارید که در جلسات تک به تک سوالات خود را بپرسید . این سوالات به شما کمک میکند تا در مورد نگرانیها و چالشهای تیم جدید خود اطلاعات کسب کنید. ممکن است پاسخهای قطعی برای سوالات مختلف اعضای تیم پیدا نکنید، بنابراین بهتر است سوالات را یادداشت نموده و بعداً پاسخ های مناسب را ارائه دهید.
۶. شخصیت خود را بدون تحت تأثیر قرار گرفتن نشان دهید
یک مدیر مؤثر با تیم خود مکالمات شخصی برقرار میکند. این مکالمات باعث بهبود ارتباطات، ایجاد اعتماد و احترام و تقویت روابط میشود. این روند باعث می شود، کارمندان شما را به خوبی میشناسند، بهتر اعتماد میکنند و رابطه نزدیکی را با شما برقرار خواهند کرد. بنابراین، در اولین جلسه سعی کنید که بدرخشید.
- به عنوان مثال، اگر فرد شوخ طبعی هستید، چند جوک تعریف کنید و در مورد سرگرمیهای خود صحبت کنید.
- اگر خودتان را در موقعیت مناسب قرار دهید، به سرعت با تیم خود ارتباط برقرار خواهید کرد.
۷. برای بعد از جلسه برنامهریزی کنید
همه باید بدانند که از آنها چه انتظاری میرود و پس از پایان جلسه چه اتفاقی خواهد افتاد، بنابراین برنامهریزی کنید که پس از جلسه چه انتظاراتی دارید و این برنامهها را به کارمندان خود ابلاغ کنید. حتی میتوانید در طول جلسه برخی از برنامههای آینده را مطرح کنید.
در اینجا چند ایده برای برنامههای آینده جلسه مدیر با کارمندان ارائه شده است:
- جلسات خصوصی با هر یک از اعضای تیم ترتیب دهید.
- دورههای آموزشی برای سیستمها و فرآیندهای جدید برنامهریزی کنید.
- برنامهریزی و هماهنگی پروژههای آینده.
- زمانی را برای بحث در مورد ارزشها و اصول تیم تعیین کنید.
نمونه دستور جلسه برای اولین جلسه مدیر جدید
آیا هنوز عصبی هستید و مطمئن نیستید که در اولین جلسه خود چه کاری باید انجام دهید؟ نگران نباشید! زیرا قالبهای دستور جلسه به شما در برنامهریزی یا ساختاردهی جلسه کمک میکنند. قواعد و چک لیست های برگزاری جلسات همچنین به شما کمک میکند تا قبل از پایان ، کل دستور جلسه را مورد بحث قرار دهید. الگوی زیر به شما کمک میکند تا ساختار جلسه را تجسم کنید و در طول جلسات کاری خود به دستور جلسه پایبند باشید.
الگوی دستور جلسه ۴۵ دقیقهای :
- به تیم خود سلام کنید و خودتان را معرفی کنید، سپس از تیم بخواهید که خودشان را معرفی کنند (۵ دقیقه).
- با اجرای یک فعالیت (۵ دقیقه) به جلسه جذابیت ببخشید.
- انتظارات خود را به عنوان مدیر به تیمتان بگویید (۱۰ دقیقه).
- درباره نقاط قوت و ضعف تیم و اینکه چه چیزهایی را تغییر میدهند و چه چیزهایی را تغییر نمیدهند، بپرسید (۱۵ دقیقه).
- به کارمندان برای پرسیدن سوالات فرصتی بدهید (۱۰ دقیقه).
تکرار جلسه با کارکنان
تعداد جلسات تیمی مناسب را بعد از اولین جلسه خود در نظر بگیرید. چه مدت فاصله، قبل از برگزاری جلسه بعدی مناسب است؟ این را می توانید به صورت ترجیحی مشخص کنید.
همچنین به این نکته توجه داشته باشید که هیچ تعداد جلسات مشخصی وجود ندارد؛ برخی از تیمها ممکن است روزانه، هفتگی یا ماهانه تشکیل جلسه دهند. تعداد جلسات به تیم ، اهداف شما و پروژههایی که روی آنها کار میکنید بستگی دارد.
- برای مثال؛ وقتی مهلت تحویل پروژه نزدیک است، باید یک جلسه روزانه برای حل مسائل حیاتی برگزار شود.
- زمانی که کارمندان شما دوست دارند به صورت انفرادی و خارج از کار تیمی کار کنند نیز میتوان جلسات را افزایش داد.
زمان مناسب برای برگزاری جلسه تیمی
هنگام انتخاب زمان برای جلسه مدیر با کارمندان باید بین جلسات انفرادی و جلسات تیمی تعادل برقرار کنید. ممکن است جلسات انفرادی بیشتری نسبت به جلسات تیمی برنامهریزی کنید و برعکس. ایجاد توازن در این موارد به اندازه تیم شما، پروژهای که روی آن کار میکنید و نیازهای هر کارمند بستگی دارد. مطمئن شوید که هر دو را برنامهریزی میکنید، زیرا جلسات انفرادی فرصتی برای آشنایی با یکدیگر و بحث در مورد مسائل شخصی است و جلسات تیمی مزایای زیادی دارد.
- معمولا یک یا دو هفته یک بار، برگزاری یک گردهمایی کفایت میکند .
- پیگیری کار تیم مهم است، اما مطمئن شوید به آنها برای رسیدگی به چالشها زمان کافی میدهید.
- یک جلسه تیمی فرصت بینظیری برای همکاری، ارتباط و تعیین وظایف است.
جمع بندی جلسه مدیر با کارمندان
برگزاری جلسات تیمی بین مدیران و کارمندان در واقع به عنوان نقطه عطف میان مدیریت و سایر کارکنان است. سعی کنید این جلسات را به صورت منظم و دورهای برقرار کنید تا روند مدیریت کارها را در بالاترین سطح قرار دهید. به طور کلی توصیه میکنیم در یک دوره آموزشی مدیریت کسب و کار شرکت نموده و مهارت های مدیریتی خود را در سطح استاندارد جهانی ارتقا دهید.
ترجمه و اقتباسی از مقاله «چگونه به عنوان یک مدیر جدید، اولین جلسه خود را با کارکنانتان برگزار کنید» نوشته دیانا دبرا.
چه امتیازی به این مقاله می دهید؟
دیدگاهتان را بنویسید