مدیریت آسان کارها

چرا ذهن ما برای نگه داشتن همه کارها مناسب نیست؟

احتمالا برای شما هم پیش آمده است. صبح از خواب بیدار می‌ شوید و به محل کار میروید. هنوز چای یا قهوه‌تان را نخورده‌اید که ناگهان یادتان می‌ آید امروز جلسه دارید.

بعد از چند دقیقه متوجه میشوید گزارش دیروز هم هنوز آماده نشده. هم‌ زمان گوشی زنگ میخورد و یک ایمیل بی‌ جواب هم دارید. از طرفی کارهای خانه مانده، خریدها انجام نشده و وسط همه این‌ ها یادتان می‌آید باید به یکی از همکارانتان هم پیام بدهید. در چنین موقعیتی، احتمالا با خودتان فکر میکنید آدم بی‌ نظمی هستید. شاید هم خودتان را سرزنش کنید. اما واقعیت اینه که شما بی نظم نیستید و فقط از مغزتان به شکل اشتباه کار می‌ کشید.

به طور کلی مغز ما برای فکر کردن، تصمیم گرفتن و حل مسئله ساخته شده. نه برای اینکه مثل هارد کامپیوتر، ده‌ ها کار ریز و درشت را نگه دارد و سر وقت به ما یادآوری کند. دیوید آلن، نویسنده و متخصص بهره‌وری، برای همین مشکل روشی را به نام GTD معرفی کرد.

این روش میگوید برای مدیریت آسان کارها، اول باید هر چیزی که ذهنمان را درگیر کرده، از ذهن خارج کنیم.

سبد گردآوری چیست و چطور به تمرکز کمک می‌کند؟

اولین قدم در این روش برای مدیریت آسان کارها، داشتن یک «سبد گردآوری» محسوب میشود. در روش GTD به آن کالکشن بسکت هم گفته میشود. این سبد میتواند یک دفترچه، سررسید، اپلیکیشن موبایل یا حتی یک لیست ساده در نوت گوشی باشد. هر چیزی که وسط روز یادتان می‌ آید، همان لحظه داخل این سبد بنویسید. لازم نیست همان موقع انجامش بدهید. فقط کافیست آن را از ذهنتان خارج کنید و در یک جای مشخص قرار بدهید.

مثلا فرض کنید وسط آماده کردن یک گزارش مهم هستید؛ ناگهان یادتان می‌آید باید قبض را پرداخت کنید. به‌ جای اینکه کار اصلی را رها کنید، فقط می‌ نویسید: «پرداخت قبض». بعد دوباره به سراغ کارتان بر می‌گردید. همین کار ساده باعث میشود تمرکزتان از بین نرود. از طرفی، کارهای فرعی هم فراموش نمی‌ شوند. اما فقط نوشتن کافی نیست. اگر سبد گردآوری را پر کنید و هیچ‌وقت سراغش نروید، مغزتان دیگر به آن اعتماد نمیکند.

در نتیجه، دوباره وسط کارهای مهم شروع میکند به یادآوری کردن. برای همین لازمه آخر هر هفته، این سبد را بررسی و خالی کنید. آخر هفته کمی وقت بگذارید و ببینید چه کارهایی واقعا مهم هستند. چه کارهایی دیگر لازم نیست انجام شوند. چه چیزهایی باید حذف شوند و چه کارهایی باید وارد برنامه اصلی شما شوند.

چطور کارهای بزرگ را ساده‌تر مدیریت کنیم؟

یکی از نکته‌ های مهم در مدیریت آسان کارها این است که هدف‌ های بزرگ را به بخش‌ های کوچک‌تر تقسیم کنیم. مثلا اگر هدف شما راه‌ اندازی یک سایت آموزشی باشد، این هدف به‌ تنهایی خیلی بزرگ و مبهم به شمار می آید. پیشنهاد میکنم آن را به قدم‌ های کوچک‌تر تبدیل کنید. مثل انتخاب موضوع درس‌ ها، نوشتن متن صفحه اصلی، آماده کردن اولین ویدیو یا طراحی صفحه ثبت‌ نام. وقتی هدف‌ ها کوچک‌تر میشوند، انجام دادنشان هم راحت‌ تر خواهد بود. چون با انجام چند قدم کوچک، کم‌ کم به هدف بزرگ‌ت ر نزدیک می‌ شویم.

برای شروع روز هم میتوانید کارهایتان را به سه دسته تقسیم کنید.

• دسته اول، یک کار با اولویت بالاست. یعنی کاری که حتما باید امروز انجام شود.
• دسته دوم، سه کار مهم است. یعنی کارهایی که انجام دادنشان روز شما را جلو میبرد.
• دسته سوم، پنج کار معمولی می باشد. یعنی کارهایی که اگر انجام شوند خوب است، اما اگر به آن‌ها نرسید، ضرر جدی ایجاد نمیکنند.

لیست انتظار و لیست شاید یک روزی؛ چه کاربردی دارند؟

یک لیست مهم دیگر هم به نام «لیست انتظار» یا ویتینگ فور لیست (Waiting for list) وجود دارد. خیلی وقت‌ ها ادامه کار ما به یک عامل بیرونی وابسته است. مثلا منتظر جواب یک ایمیل هستیم یا منتظریم همکارمان فایلی را ارسال کند. گاهی هم منتظریم کسی یک تصمیم را اعلام کند. این موارد را باید در لیست انتظار بنویسیم. اینگونه آخر هفته میتوانیم با خیال راحت آن‌ ها را بررسی و پیگیری کنیم. در نهایت، یک لیست دیگر هم به نام «شاید یک روزی» یا سامدی لیست (Someday list) داریم.

این لیست برای کارهاییست که دوست داریم انجام بدهیم، اما الان اولویت ندارند. مثل یاد گرفتن یک نرم‌ افزار جدید، شروع یک ایده کاری یا خواندن یک کتاب خاص. این کارها را حذف نمیکنیم فقط فعلا وارد برنامه اصلی روزانه‌ مان نمی‌ کنیم تا زمان مناسبشان برسد.

جمع‌بندی مدیریت آسان کارها با روش GTD

پس به طور کلی، مدیریت آسان کارها یعنی کارها را از ذهنمان بیرون بیاوریم، آن‌ها را بنویسیم، مرتب کنیم، اولویت بدهیم، قدم بعدی را مشخص کنیم و هر هفته مرورشان کنیم.

وقتی این کار را منظم انجام بدهیم، ذهنمان آرام‌ تر میشود. چون مغز میفهمد همه چیز در یک جای مطمئن ثبت شده. بنابراین دیگر لازم نیست مدام وسط کارهای اصلی، همه چیز را به ما یادآوری کند.