عرفان عموشاهی
بدون شک هر کسی که قصد مدیریت وظایف و پروژه های خود را داشته سراغ اکسل میرود. دیدگاه این شخص به گونه ای است که یک جدول ایجاد کرده و برای هر وظیفه یک تاریخ شروع و پایان مشخص نماید. در صورتی که مدیریت پروژه فراتر از این حرف هاست.
فرض کنید که مدیریک تیم برنامه نویسی هستید که در یک شرکت دیجیتال مارکتینگ کار می کنید. برای هماهنگی بین اعضای تیم و شرح وظایف هر یک از آنها به یک نرم افزار مدیریت پروژه نیاز دارید. نرم افزار اکسل به تنهایی نمی تواند کلیه انتظارت شما را برآورده کند. هر چه پروژه پیچیده تر شود ، محدودیت های excel بیشتر به چشم می آید.
احتمالا تا به حال نام MS PROJECT به گوشتان خورده باشد. این ابزار مدیریت پروژه همراه با محموعه نرم افزارهای آفیس نصب می شود. این نرم افزار به طور تخصصی برای برنامه ریزی ، زمان بندی و کنترل پروژه طراحی شده است.
یک سوال مهم که ذهن بسیاری از مدیران را به خود جلب کرده این است که تفاوت اکسل با MS PROJECT چیست؟
اکسل در مدیریت پروژه چه نقشی دارد ؟
اکسل در واقع ابزاری برای تحلیل داده و محاسبات است. اما بسیاری از افراد از این نرم افزار برای مدیریت وظایف خود از آن استفاده می کنند. به کمک excel می توانید فعالیت های زیر را برای پروژه خود انجام دهید :
- تعریف لیست فعالیت های پروژه
- مشخص کردن زمان شروع و پایان هر وظیفه
- مشخص کردن مسئولیت ها و درصد پیشرفت
- تهیه گزارش های مدیریتی ساده
برای پروژه های ساده و کوتاه مدت ، این امکانات کافی هستند. اما باید توجه داشت که اکسل به صورت ذاتی برای مدیریت پروژه طراحی نشده است. همین موضوع ریشه اصلی بسیاری از محدودیت های اکسل به شمار می رود.
در نتیجه اکسل در مدیریت پروژه ، ابزاری کارآمد برای شروع ، پیگیری سادهع و گزارشگیری است و جایگزین یک نرم افزار تخصصی جهت این کار حساب نمی شود.
*** اکسل در واقع یک نرم افزار ثبت وضعیت است نه ابزار هدایت پروژه ***
محدودیت های اکسل در پروژه های پیچیده تر
این نرم افزار، انعطاف پذیر و قدرتمند است که می تواند در بسیاری از زمینه های مدیریت پروژه کارآمد باشد. ولی هرچه وظایف پیچیده تر شد ، محدودیت های ذاتی آن آشکار می شود. در ادامه این محدودیت ها را به طور مفصل بررسی می کنیم :
عدم پشتیبانی excel از روابط و وابستگی های پویا:
در اکسل ، وابستگی بین وظایف معمولا به صورت دستی و با فرمول های ثابت تعریف می شوند. اگر ترتیب یا مدت زمان یک وظیفه تغییر کند ، باید تمام فرمول های مرتبط را به صورت دستی بروز رسانی کنید. به عنوان مثال در یک پروژه ساخت و ساز ، اگر تاریخ شروع نصب تجهیزات به تعویق بیفتد باید تاریخ تمام وظایف وابسته به صورت دستی بروز رسانی شود.
ناتوانی در مدیریت منابع به صورت یکپارچه:
اکسل فاقد قابلیت های پیشرفته مانند تخصیص منابع و برنامه ریزی ظرفیت است. در پروژه های پیچیده که چندین منبع مختلف در حال فعالیت هستند ، این نرم افزار کارآمد نیست.
فرض کنید در حال مدیریت یک پروژه توسعه یک اپلیکیشن موبایل هستید که تیم آن شامل 10 برنامه نویس و 5 گرافیست است. شما یک فایل اکسل دارید که در یک شیت ، برنامه زمان بندی و در شیت دیگر لیست منابع و مهارت ها را ثبت کرده اید. وقتی می خواهید وظیفه طراحی صفحه اصلی را برنامه ریزی کنید ، باید به صورت دستی به بخش منابع مراجعه کنید و ببینید که آیا در آن بازه زمانی طراح وقت آزاد دارد یا خیر. سپس نام فرد را در شیت زمان بندی کپی کنید. همین کار ساده زمان بسیار زیادی از شما و تیم تلف خواهد کرد.
چالش در همکاری تیمی :
فایل های اکسل معمولا به صورت تک کاربره طراحی شده اند. در پروژه های پیچیده که هم زمان چند نفر روی برنامه ریزی کار می کنند ، چالش های زیر وجود دارد:
- تداخل در ویرایش رخ می دهد و چند نفر به صورت همزمان قابلیت استفاده از نرم افزار را ندارند.
- ردیابی تغییرات دشوار است. به این معنی که متوجه نمی شویم چه کسی چه چیزی را تغییر داده است؟
- نسخه های متعدد از یک فایل ایجاد شده که ادغام آنها زمان بر و دشوار است.
- خطای انسانی در کار تیمی، افزایش چشمگیری پیدا می کند.
به عنوان مثال اگر مدیر پروژه ، مهندس و مدیر مالی به صورت همزمان روی یکم فایل اکسل کار کنند ، احتمال از دست رفتن داده ها یا نا سازگاری نسخه ها بسیار بالاست.
در نتیجه اکسل برای مدیریت پروژه های انفرادی یا کوچک قابل قبول است . ولی در پروژه های بزرگ به یک ابزار پر ریسک تبدیل می شود. نبود یک سیستم موثر برای همکاری تیمی و نسخه برداری در اکسل، کنترل پروژه را دشوار کرده و باعث تصمیم گیری های نادرست شود.
MSPROJECT چیست ؟
یک نرم افزار تخصصی مدیریت پروژه است که با تمرکز روی زمان بندی ، منابع و کنترل پیشرفت طراحی شده است. بر خلاف اکسل ، در MSPROJECT همه اجزای پروژه به صورت یکپارچه به هم متصل هستند.
ویژگی های کلیدی این نرم افزار مایکرو سافت شامل موارد زیر است :
- برنامه ریزی و زمان بندی
- مدیریت منابع
- پیگیری پیشرفت
- مدیریت هزینه
- گزارش دهی و تجزیه و تحلیل
- همکاری تیمی
تفاوت اکسل و MSPROJECT به زبان ساده
برای درک بهتر تفاوت این دو نرم افزار کافی است به این نکته توجه کنیم که این دو ابزار با هدفی کاملا متفاوت طراحی شده اند. اکسل یک ابزار عمومی کار با داده هاست ، در حالی که MSPROJECT یک نرم افزار تخصصی برای مدیریت پروژه محسوب می شود. تفاوت های کلیدی این دو نرم افزار شامل موارد زیر می شود :
- اکسل برای ثبت ، مرتب سازی و تحلیل داده ها ساخته شده است. شما می توانید لیست کارها ، تاریخ ها و هزینه ها را در آن بنویسید. اما اکسل متوجه نمی شود که این اطلاعات مربوط به یک پروژه است یا چه ارتباطی با هم دارند .
- MSPROJECT به طور ویژه برای مدیریت پروژه ساخته شده است. این نرم افزار منطق پروژه را کاملا درک می کند. یعنی دقیقا تمامی اجزای یک پروژه را می شناسد.
- در اکسل زمان بندی به صورت کاملا دستی تعریف می شود. یعنی اگر تاریخ یک وظیفه تغییر کرد ، باید به صورت دستی آن را عوض کنیم. ولی در نرم افزار مدیریت پروژه مایکروسافت این کار به صورت خودکار انجام می شود.
- رابطه بین وظایف و فعالیت ها در اکسل فقط در ذهن مدیر پروژه یا به صورت یادداشت و رنگ بندی مشخص می شود. اگر ترتیب انجام کارها تغییر کند ، هیچ سیستم مشخصی برای کنترل آن وجود ندارد. در MSPROJECT می توانید مشخص کنید که کدام فعالیت باید قبل از دیگری تمام شود، انواع وابستگی ها را تعریف کرده و مسیر بحرانی پروژه را ببنید
در یک جمع بندی ساده به اسن نتیجه می رسیم که اکسل برای لیست و گزارش دهی مفید است. ولی MSPROJECT برای مدیریت واقعی پروژه ساخته شده است.
به نظر شما اکسل بهتر است یا MSPROJECT ؟
این سوال یکی از پر تکرارترین پرسش ها در مدیریت پروژه است. بسیاری از افراد هنگام شروع یک پروژه می پرسند که واقعا اکسل برای ما کافی نیست؟ چرا باید به سراغ MSPROJECT برویم؟
در پاسخ به این سوال بهتر است بگوییم که :
** هیچ کدام از این دو نرم افزار بهتر یا بدتر نیستند ؛ همه چیز به نوع پروژه شما بستگی دارد. **
چه زمانی انتخاب اکسل برای مدیریت پروژه بهتر است ؟
زمانی که پروژه شما کم ریسک و کوچک باشد ، انتخاب اکسل برای مدیریت وظایف منطقی به نظر می رسد. ولی به این نکته توجه داشته باشید که نرم افزار اکسل ، مدیر پروژه نیست. این برنامه فقط یک فایل به شما در قالب گزارش آماری ارائه می دهد. به طور کلی اکسل زمانی برای شما مناسب است در صورتی که پروژه :
- فقط به چند فعالیت کوچک محدود می شود.
- تغییرات در زمان بندی بسیار کم باشد.
- یک نفر یا نهایتا دونفر در این پروژه مشغول کار باشند.
MSPROJECT برای کدام پروژه ها کاربرد بیشتری دارد؟
به طور کلی این ابزار برای مدیریت هر نوع پروژه ای مناسب است. ولی در پروژه های بزرگ کاربرد MSPROJECT به چشم می آید. این نرم افزار در موارد زیر به شما کمک می کند:
- زمانی که پروژه شما چند مرحله ای است.
- فعالیت ها به هم وابسته اند.
- چند نفر به صورت هم زمان روی پروژه فعالیت می کنند.
تفاوت نگاه اکسل و MSPROJECT به پروژه چیست ؟
برای این که این تفاوت را واقعا درک کنیم لازم نیست وارد جزئیات فنی شویم. کافی است بفهمیم هر کدام چه طور به پروژه نگاه می کنند؟
نرم افزار اکسل پروژه را مثل یک مجموعه داده می بیند. ردیف ها فعالیت ها هستند ، ستون ها زمان و هزینه و … . در نگاه اکسل موارد زیر اتفاق می افتد :
- هر فعالیت تا حد زیادی مستقل است.
- ارتباط فعالیت ها بیشتر در ذهن مدیر پروژه شکل می گیرد.
- فایل اکسل نمی داند کدام کار مهم تر است.
- اگر از زمان انجام یک وظیفه بگذرد ، اکسل واکنشی نشان نمی دهد.
*** از دیدگاه اکسل تو همه چیز را می دانی . من فقط ثبت می کنم. ***
MSPROJECT پروژه را یک سیستم پویا و به هم پیوسته می بیند. در این نگاه ، هیچ فعالیتی به تنهایی معنایی ندارد و مجموعه ای از وظایف هستند که درکنار هم یک پروژه را تشکیل می دهند.
در نگاه این نرم افزار :
- فعالیت ها به صورت منطقی به هم وابسته اند.
- زمان بندی پروژه همیشه در حال محاسبه است.
- منابع محدود هستند و باید کنترل شوند.
- تاخیر یک فعالیت ، اثر مستقیم روی پروژه دارد.
MSPROJECT عملا به شما می گوید :
** اگر این کار عقب بیفتد ، بقیه پروژه چه می شود ؟ **
برای درک تفاوت نگاه اکسل و MSPROJECT به پروژه یک مثال ساده برای شما آماده کرده ایم:
فرض کنید در حال مدیریت یک پروژه IT هستید:
پروژه چند فعالیت کلیدی دارد که به هم وابسته اند و طبق برنامه همه چیز باید سر وقت جلو برود. حالا تصور کنید یکی از این موارد اصلی 3 روز به تاخیر بیفتد. در این حالت دو مورد ممکن است اتفاق بیفتد :
- اگر پروژه را با اکسل مدیریت می کنید ، در جدول پروژه تاریخ شروع و پایان فعالیت ها نوشته شده است. بعد از تغییر این تاریخ :
- تاریخ آن فعالیت تغییر می کند ولی بقیه وظایف همچنان با تاریخ قبلی باقی می ماند.
- اکسل نمی داند که انجام این فعالیت به کدام کار ها وابسته است.
- اگر خودتان یادتان نباشد ، هیچ چیزی اصلاح نخواهد شد.
- حالا اگر همین پروژه را با MSPROJECT مدیریت کنید ، شما فقط تاریخ فعالیت را 3 روز افزایش داده و زمان اتمام پروژه را تغییر می دهید و مابقی موارد به صورت خودکار انجام خواهد شد.
سخن پایانی :
در نگاه اول ممکن است اکسل و MSPROJECT یکسان به نظر برسند. هر دوی این برنامه ها با زمان و فعالیت و برنامه ریزی سر و کار دارند. همانطور که گفتیم این دو نرم افزار از نظر دیدگاه به پروژه با هم متفاوت هستند.
اکسل پروژه را به صورت جدولی از اطلاعات در نظر می گیرد و خروجی کار خود را بر اساس آن ها ارائه می دهد. ولی MSPROJECT پروژه را به عنوان یک سیستم یکپارچه و پویا در نظر گرفته است.
به زبان ساده تر:
- اکسل بیشتر برای ثبت وقایع و آن چه اتفاق افتاده مناسب است.
- MSPROJECT برای کنترل آن چه قرار است اتفاق بیفتد مورد استفاده قرار می گیرد.
بنابراین انتخاب بین این دو نرم افزار ، انتخاب خوب و بد نیست. شما تصمیم می گیرید که پروژه شما ساده مدیریت شود یا حرفه ای .
در نهایت تفاوت اکسل و MSPROJECT در امکانات ظاهری خلاصه نمی شود. اکسل ابزاری برای ثبت اطلاعات پروژه است اما MICROSOFT PROJECT پروژه را یک سیستم پویا می بیند و بسیاری از موارد مورد نیاز شما را به صورت خودکار کنترل می کند.
چه امتیازی به این مقاله می دهید؟
دیدگاهتان را بنویسید