علیرضا غمگسار
آیا شما هم هر سال برای زندگی تان اهداف بزرگی تعیین میکنید و آخر سال متوجه میشوید به هیچ کدام از آنها نرسیده اید؟ برای همه ما پیش آمده که با انبوهی از کارها و اهداف روبه شویم ولی برنامه زمانی خاصی برای انجام آنها نداشته باشیم. کلید دستیابی به اهداف، برنامه ریزی درست و قابل دست یابی است که در ادامه قصد داریم چگونگی برنامه ریزی درست برای رسیدن به اهداف را یاد بگیریم. برنامه ریزی به عنوان یک فرایند منظم، مداوم و جهت دار تعریف می شود که برای رسیدن به اهداف انجام می شود. برای ایجاد هر تغییری، ما باید یاد بگیریم که بزرگ فکر کنیم و سپس قدم به قدم حرکت کنیم. منظور از کوچک عمل کردن در واقع داشتن برنامه منظم است که به شما در رسیدن به اهدافتان کمک میکند.
چرا داشتن برنامه ریزی در دستیابی به اهداف اهمیت دارد؟
داشتن یک برنامه منسجم و شفاف به شما در داشتن یک چشم انداز از کارهایی که قصد انجام آن ها را دارید، کمک شایانی میکند. فرایند برنامه ریزی به شما کمک می کند تا اهداف را به صورت گام به گام مشخص کرده و در مواجهه با چالش ها تصمیمات عاقلانه تری بگیرید.
دلایل اهمیت برنامه ریزی به شرح زیر است:
- جهت دهی: یک برنامه اصولی به شما کمک میکند تا در مسیر درست قدم بردارید و سردرگم نشوید. فرض کنید بدون داشتن یک نقشه راه بخواهید به جایی سفر کنید. قطعا مسیر خود را گم می کنید.
- مدیریت زمان: زمانی که وقت و انرژی را در مسیرهای اشتباه و برای آزمون و خطا صرف نمی کنید، سرعت وعملکرد بیشتری برای رسیدن به اهدافتان دارید. مطالب بیشتر درباره مدیریت زمان بخوانید.
- سنجش: زمانی که یک برنامه مشخص دارید، میتوانید عملکرد خود را ارزیابی کنید و خطاهای خود را اصلاح کنید.
- بخش بندی: یک برنامه خوب باید هدف کلی را به هدف های جزئی تبدیل کند. علت اینکار این است که با اقدامات کوچک و روزانه، بتوانیم به هدف های بزرگی برسیم.
فرض کنید هدف شما گرفتن مدرک دکترا است. برای رسیدن به هدفتان شما اول باید مدرک دیپلم، کارشناسی، و کارشناسی ارشد را بگیرید تا بتوانید مدرک دکتری را بگیرید. در فواصل بین این مدارک نیز شما باید نمره قبولی در درس ها را کسب کنید. به این ترتیب سلسله مراتب را طی کرده و به هدف نهایی دست پیدا می کنید. این مثال در زندگی روزمره نیز مصداق پیدا میکند. برای دستیابی به اهداف بزرگ شما باید هدفتان را به هدف های کوچک تر که رسیدن به آنها راحت است، تبدیل کنید.
هدف گذاری موثر و تعیین مسیر
هدف گذاری موثر بر پایه اصول علمی به ما کمک میکند تا مسیر حرکت خود را شفاف کنیم. برای یک هدف گذاری خوب باید به موارد زیر دقت کنید:
۱)تجسم و شفافیت(Visualization):
داشتن تصویر واضح از اهدافتان ب شما کمک میکند تا هم انگیزه شما حفظ شود و هم بدن و ذهنتان در حالت اکشن قرار بگیرد. در این حالت بدنتان آدرنالین بیشتری ترشح میکند. تحقیقات نشان داده که در این حالت شما با ۱۷ درصد تلاش و انرژی کمتر، زودتر به هدفتان میرسید.
۲) درجه سختی بهینه(Optimal Difficulty):
بهترین نوع هدف گذاری، مدلی است که در آن هدفتان واقع بینانه، اما کمی سخت باشد. طبق آزمایش های انجام شده، مغز ما زمانی خوب یاد می گیرد، که حدود ۸۵ درصد از آن پدیده قابل درک و آسان و حدود ۱۵ درصد آن چالش برانگیز باشد.
۳) جزئینگری و نگارش هدف (Specificity and Writing):
اگر هدف دارید ولی افکارتان بهم گره خورده. شما باید ذهنتان را تخلیه کنید و هدف واقعی تان را مشخص کنید. هرچقدر هدف شما جزئیات بیشتری داشته باشد، امکان رسیدن به آن بیشتر می شود. برای اینکار به شما پیشنهاد میکنیم از قلم و کاغذ غافل نشوید. هرچقدر زمان بیشتری با قلم و کاغذ صرف کنید، شفافیت بیشتری خواهید داشت. به عنوان مثال بجای ((باید زبان انگلیسی یاد بگیرم)) بگویید؛ (( تا ۶ ماه آینده باید آیلتس بگیرم)). تحقیقات ثابت کرده داشتن پروتکل های مشخص و جزئی باعث افزایش موفقیت می شود.
۴) اولویتبندی و فداکاری (Prioritization):
داشتن تعداد زیادی از اهداف شما را سردرگم میکند و درنهایت نمی توانید به هیچکدام از آنها برسید. دقت کنید که در برنامه ریزی (مخصوصا سالانه) باید تعداد اهداف را کم کنید و با کیفیت بیشتری روی الویت ها تمرکز کنید.
۵) تجسم پیامدهای منفی (Negative Visualization):
برای ایجاد انگیزه، تمرکز روی پیامدهای ناشی از نرسیدن به اهدافتان، موثرتر از تجسم رسیدن به آنهاست. نتایج آزمایش ها نشان می دهد افرادی که پیامدهای منفی پس انداز نکردن را تصور کرده اند، پول بیشتری ذخیره کردند.
۶) استفاده از چارچوبهای کیفی:
برای اطمینان از کیفیت برنامه ریزی که انجام داده اید، از متدهای برنامه ریزی مثل SMART (مشخص، قابل اندازه گیری، دست یافتنی، مرتبط و زمان دار) استفاده کنید. برای مدیریت زمان هم می توانید از متدهایی مثل GTD (جمع آوری، پردازش، سازماندهی، بازبینی، اقدام) استفاده کنید.
استراتژیهای موثر برای اجرای اهداف و اولویتبندی فعالیتها
کاربردی ترین استراتژی برای دستیابی به اهداف، بعد از تعیین کردن اهداف، به دو بخش تقسیم میشود:
۱)راهکارهای برنامه ریزی و اجرا
برای اجرای موفقیت آمیز اهداف، مجموعه ای از روش ها پیشنهاد شده است که به وضوح هدف و قابل اندازه گیری بودن آنها بستگی دارد.
۱.تقسیم بندی(Chunking)
اهدافتان را تکه تکه کنید. با این کار هدف های بزرگ را به هدف های قابل دستیابی تقسیم کرده اید که رسیدن به آنها کار راحتی می شود و همچنین نقشه راه خواهید داشت. این روش در دوندگان ماراتون نیز رایج است. آنها مسافت ۴۲ کیلومتری را به بخش های کوچک تر تقسیم می کنند. این کار باعث می شوند مغز هدف را نزدیک تر و واضح تر ببیند.
از نظر زمانی شما میتوانید پروژه های سالانه را به بازه های ۳ ماهه (۱۲ هفته ای) تقسیم کنید. مغز ما این بازه های فصلی را راحت تر درک می کند و پیاده سازی آن ها برای اهداف بزرگ بسیار تاثیر گذار خواهد بود.
۲.قصد اجرا(Implementation Intention)
مشخص کردن اینکه کی و کجا یک کار انجام خواهد شد، شانس موفقیت در انجام آن را به طرز چشمگیری افزایش می دهد. نتایج نشان داده است که ۷۱ درصد از گروهی که زمان و مکان انجام کار را مشخص کرده بودند، گزارش خود را تحویل دادند، درحالی که این میزان برای گروهی که فقط مهلت انجام کار را می دانستند، ۳۱ درصد بود.
۳.اندازه گیری عمل(Measuring Action)
برای سنجش اهدافی که قابل شمارش نیستند (مثل انسان سالم تری بودن)، باید کاری که انجام شده را بشمارید. به عبارت دیگر بشمارید که (من این هفته ۵ بار دویدم).
۴.بازبینی هفتگی(Weekly Review) و چک لیست(Checklists)
یکی از اشتباهات رایج افراد این است که کارهایی که انجام داده اند را بازبینی نمی کنند. باید در برنامه ریزی هفتگی حتما زمانی را به صورت هفتگی به نوشتن خوب و بد اختصاص دهید تا مشخص شود در کدام بخش ها ضعیف عمل کرده اید و در کدام بخش ها نیاز به بهینه سازی دارید.
و اما چک لیست ها ابزار بسیار مفیدی برای شکستن کارهای پیچیده به وظایف کوچک هستند. این کار به کاهش ضریب خطا و اطمینان از انجام دقیق گام های تعیین شده کمک می کنند. نکته قابل توجه این است که چک لیست باید مختصر، با زبان واضح، و بدون ابهام باشد. چک لیست باعث می شود که کار بر اساس آنچه تصمیم گرفته شده انجام شود.
۵.واقع بینی در برنامه ریزی:
توان خود را بسنجید. نباید برنامه ای در حد “ابر انسان” بنویسید که از پس آن برنیاید. رسیدن به یک روز ایده آل باید آرام آرام و تدریجی انجام بگیرد.
۲)اولویت بندی فعالیت ها و بهینه سازی بهره وری
بعد از اینکه اهدافتان را مشخص کردید. باید آنها را اولویت بندی کنید به طوری که بیشترین بازدهی را داشته باشید.
برای بهینه سازی و اولویت بندی مراتب زیر را باید رعایت کنید:
۱.شناسایی موانع و مهارت ها:
ابتدا موانعی که شما را از رسسیدن به اهدافتان باز می دارد، شناسایی کنید. سپس مهارت ها و دانش لازم را مشخص کرده و برای یادگیری آن برنامه ریزی کنید.
۲.قانون پارتو (۸۰/۲۰):
قانون پارتو یا قانون ۸۰/۲۰ به این اشاره دارد که ۸۰ درصد از نتایج، ناشی از ۲۰ درصد تلاش ها هستند. این به این معنی است که بخش کوچکی از علت ها، بخش بزرگتری از پیامدها را ایجاد میکند. و شما برای موفقیت باید تمرکز خود را روی ۲۰ درصد فعالیت های حیاتی بگذاید.
۳.ماتریس آیزنهاور:
این ماتریس وظایف را بر اساس دو بعد اهمیت (تاثیر بر اهداف بلندمدت) و فوریت (نزدیکی به مهلت انجام)به چهار قسمت تقسیم می کند. افراد موفق با استفاده از ماتریس آیزنهاور روی کارهای مهم اما غیرفوری مثل برنامه ریزی، توسعه مهارت ها و روابط حیاتی متمرکز میشوند.
۴.تمرکز عمیق (Deep Work):
توانایی شما در انتخاب مهمترین وظیفه و شروع کار بر روی آن بدون حواس پرتی، کیفیت و کمیت کارتان را افزایش می دهد. تمرکز لیزری داشته باشید و در لحظه فقط روی یک کار تمرکز ۱۰۰ درصد خود را بگذارید. اینکار یکی از مهمترین تکنیک های مدیریت زمان نیز است.
مدیریت زمان و تکامل ابزارهای مدیریت زمان
تا بحال حس کرده اید که برنامه زمانی و تقویمتان به اندازه کافی برایتان کار نمی کند؟ از دست دادن مهلت ها،انجام همزمان چندین کار با هم، عدم وقت کافی برای استراحت، فقدان تمرکز و افزایش حواس پرتی از چالش های رایج مدیریت زمان هستند.
این تجربه ها برای بسیاری از ما آشنا است. مشکل اصلی این است که امروزه تقویم های سنتی و دستی کاربرد خودشان را از دست داده اند و جای خود را به دستیاران هوشمند داده اند. ابزارهای مدیریت زمان امروزه از تقویم های ایستا به دستیاران خودکار تکامل یافته اند.
تقویم های سنتی، ابزارهای منفعلی هستند که فقط رویدادها و جلسات را ثبت میکنند، اما به ما نمی گویند که کدام یک در اولویت بالاتری قرار دارند. اما دستیارهای هوشمند زمانبندی و برنامه ریزی را برایتان راحت کرده اند که در ادامه به معرفی آنها می پردازیم.
ابزارهای برنامه ریزی با کمک هوش مصنوعی
۱)Motion
Motion فراتر از یک اپلیکیشن تقویم هوش مصنوعی است؛ بلکه یک ابزار مدیریت وظایف، مدیر پروژه، و اپلیکیشن برنامهریزی جلسات نیز محسوب میشود که به شما در مدیریت کسبوکار و زندگی شخصی به روشهای گوناگون کمک می کند.
ویژگی های Motion:
- مدیریت همه جانبه: ترکیب قابلیت های آن تضمین می کند که کاربران می توانند مهلت های زمانی خود را پیگیری کرده و و پروژه های خود را با دقت مدیریت کنند.
- زمان بندی هوشمند: وظایف را میتوانید به طور خودکار بر اساس ضربالاجل ها و اولویتها برنامه ریزی کنید.
- رابط کاربری و دسترسی: رابط کاربری آن برای علاقه مندان به بهره وری طراحی شده و نمای روزانه و هفتگی را در اختیار کاربر قرار میدهد.
- مدیریت تیمی: موشن از ابزارهایی مثل زیروظایف، برچسب های وظیفه، و فید فعالیت برای ارتباط تیمی بهره می برد. همچنین می توانید همکارانتان را دعوت کرده و وظایف را به آنها بدهید.
۲) Reclaim.ai
این اپلیکیشن یک دستیار پیشرفته هوش مصنوعی است که برای کمک به کاربران در ایجاد و حفظ عادات ثابت طراحی شده است.
ویژگی های Reclaim:
- ذخیره زمان: هدف اصلی این ابزار جلوگیری از اتلاف زمان است. این ابزار روی مدیریت شخصی وظایف تمرکز دارد.
- عادات و تمرکز: ویژگی کلیدی این ابزار قابلیت تنظیم “عادت” یا رویدادهای شخصی مثل وقت نهار یا جلسات است.
- تنظیمات انعطاف پذیر: به کاربران این اجازه را میدهد که ساعات کاری خود را تعریف کنند. و بتوانند عادات شخصی خود را ادغام کنند.
- جلسات هوشمند: این ابزار بخصوص به مدیرانی که جلسات یک به یک زیادی دارند، این امکان را می دهد که ساعات جلسات خود را به طور هوشمند زمانبندی کنند.
۳) Clockwise
هدف اصلی این ابزار بهینه سازی برنامه شما برای ایجاد زمان بیشتر برای کار متمرکز و به حداقل رساندن تداخل های برنامه شما است.
ویژگی های کلیدی Clockwise:
- بلوک های متمرکز: این ابزار به طور خودکار بلوک های زمانی را برای کار متمرکز و همچنین زمان استراحت انعطاف پذیر اختصاص میدهد.
- بهینه سازی تیمی: این پلتفرم به شما و تیمتان این امکان را می دهد که از طریق بهینه سازی، زمان بندی جلسات تیم را بهبود ببخشید.
- یکپارچه سازی: با ابزارهایی مثل Slack و Asana میتوانید یکپارچه سازی انجام دهید.
۴) Sidekick AI
این ابزار با ارائه صفحات زمان بندی سفارشی و زمان بندی خودکار به صرفه جویی در زمان کمک میکند.
ویژگی های کلیدی Sidekick AI:
- برنامه ریزی بدون رفت و برگشت: کاربران می توانند صفحات زمان بندی سفارشی دردسترس و ترجیحا منحصر به فرد ایجاد کنند و بدون نیاز به تبادل ایمیل، زمان ملاقات را رزرو کنند.
- زمان بندی از طریق ایمیل: فقط کافیست یک ایمیل درخواست جلسه را برای Sidekick بفرستید. این ابزار با استفاده از پردازش زبانی و یادگیری ماشین، برنامه شما را بررسی می کند و در صورت امکان جلسه را فورا رزرو می کند.
- گزینه های ملاقات: ارائه روش های مختلف برای ملاقات (حضوری، ویدیویی یا تلفنی) و انتخاب پلتفرم ویدیویی مناسب برای مهمانان
- یکپارچه سازی: قابلیت اتصال با ابزارهای مثل zoom, google calendar, outlook و gmail را دارد.
جمع بندی
زمانی که حرف از رسیدن به اهداف میشود، جریان اصلی این است که بدانیم هدف بدون برنامه فقط یک رویا است. برناه ریزی درست به شما کمک میکند که مسیر را واضح ببینید و قدم هایمان را کوچک برداریم. با تجسم واضح، هدفگذاری دقیق، تعیین سختی منطقی ذهنتان آماده حرکت می شود. در مسیر اجرای هدف ها یادتان باشد که حتما بازبینی هفتگی انجام دهید تا عملکردتان را ارزیابی کنید. ازطرفی اولویت بندی نیز کمک می کند انرژی و وقتتان را روی کار درست سرمایه گذاری کنید. در نهایت ابزارهای هوش مصنوعی مثل Motion و Reclaim می توانند یک تقویم برای شما بسازند که بجای شما فکر میکند و برنامه ها و جلساتتان را سازمان دهی می کند.
چه امتیازی به این مقاله می دهید؟
دیدگاهتان را بنویسید