محمد کدخدایی نویسنده محتوا و S.E.O هرمس
افزایش بهره‌وری سازمان یکی از ارکان اصلی برای رشد و پیشرفت هر مجموعه نیاز به توجه ویژه ای دارد. زیرا سازمان های کوچک و بزرگ همه به رقابت سالم و پیشرفت روز افزون نیاز دارند وگرنه خیلی زود ورشکسته شده و به طور کلی از چرخه های فعالیت اقتصادی حذف می‌شوند. به جز برخی از زمینه‌های بکر و انحصاری؛ مسئله رقابت برای حیات تقریبا در تمام شرکت ها و هر سازمان کوچک و بزرگ وجود دارد. حتی نمیتوان از رقابت سالم در بین نیروهای داخل سازمان نیز چشم پوشی کرد! زیرا برنامه ریزی رقابت درون سازمانی و طوفان فکری به ایجاد انگیزه و خلاقیت منجر می گردد. به طور کلی اگر بخواهیم در این راستا به طور استراتژیک و هدف‌مند حرکت کنیم می‌بایست از قدرت مدیران درون سازمانی کمک بگیریم.
از منظر بزرگان؛ مدیریت یعنی برنامه‌ریزی و کنترل کارها؛ اینکه منابع به درستی استفاده شوند و کارها طبق زمان‌بندی پیش برود. اما رهبری یعنی انگیزه دادن، الهام‌بخشی و کمک به آدم‌ها برای رشد. به طور کلی می توان گفت که مدیرها به فرایندها توجه دارند و رهبرها به افراد. اگرچه تفاوت ها در مدیریت و رهبری سازمان ها مشهود است اما وقتی این دو کنار هم باشند، اولا کارها به خوبی پیش می‌رود و ثانیا آدم‌ها احساس ارزشمند بودن می‌کنند، و اینجاست که بهره‌وری به اوج می‌رسد. در این مقاله به 7 گام مهم و موثر برای افزایش بهره وری سازمان اشاره نموده ایم.
اولین گام افزایش بهره‌وری سازمان
تعیین اهداف دقیق و واضح یکی از اولین قدم‌ها و البته مهم ترین گام در هر سازمان شمرده می‌شود. بدون داشتن اهداف مشخص، کارکنان و تیم‌های سازمانی نمی‌توانند به‌طور مؤثر فعالیت کنند. اهداف باید SMART (خاص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و زمان‌بندی شده) باشند تا امکان ارزیابی پیشرفت و بهره‌وری فراهم شود. تعیین اهداف دقیق و برنامه ریزی برای رسیدن به آن جزو ویژگی های بارز مدیریت در مدیران موفق و خصوصا بهترین مدیران جهان است.
چالش: گاهی اوقات، نبود اهداف مشخص و شفاف به بی‌نظمی و عدم انگیزه در سازمان منجر می‌شود.
گام دوم: فرهنگ سازمانی مثبت
فرهنگ سازمانی یکی از ارکان مهم موفقیت هر سازمان محسوب می‌گردد. فرهنگ سازمانی باید بر اساس احترام، همکاری و انگیزه کارکنان بنا شده باشد. وقتی کارکنان احساس کنند که در محیطی حمایتی و شاداب کار می‌کنند، طبیعتا بهره‌وری‌شان به‌طور چشمگیری افزایش می‌یابد.
چالش: در صورت عدم وجود فرهنگ مناسب، معمولا کارکنان دچار احساس بی‌ارزشی می شوند و این مسأله تأثیر منفی بر عملکردشان دارد. همچنین کم رنگ شدن نقش افراد منجر به ترد شدن آنها از وظایف نقش خواهد شد.
گام سه: آموزش رکن اصلی افزایش بهره‌وری سازمان
هر سازمانی برای رشد و موفقیت به آموزش و توسعه کارکنان خود توجه کند. برنامه‌های آموزشی باید به‌طور مداوم به‌روز شوند و مسئول اینکار باید نیازهای مهارتی کارکنان را در نظر بگیرد. زمانی که کارکنان به مهارت‌ها و دانش جدید مسلط می شوند؛طبیعتا بهره وری بالاتری خواهند داشت. به ویژه با سیستمی شدن روند کسب و کارها یادگیری مواردی مانند 7 مهارت اصلی کامپیوتر به عنوان الگوی رفتاری موفقی در ایفای نقش سازمانی در دنیای دیجیتالی قابل استفاده خواهد بود.
چالش: بدون سرمایه‌گذاری در آموزش، طبیعتا کارکنان به‌دلیل عدم تسلط بر ابزارها و روش‌های جدید خصوصا مسئله بیگانه شدن با فناوری، کارایی کمتری داشته و حتی پتانسیل خود را به طور کلی از دست بدهند.
گام چهارم: وجود سیستم‌های بازخورد مؤثر
بازخورد سازنده یکی از ابزارهای کلیدی برای بهبود عملکرد کارکنان است. ایجاد سیستم‌هایی که به‌طور منظم و مؤثر به کارکنان بازخورد دهند، کمک می کند تا نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کرده و به بهبود آن بپردازند.
چالش: بازخورد منفی بیش از حد یا عدم ارائه بازخورد؛ موجب افت روحیه کارکنان و کاهش انگیزه آن‌هاخواهد شد.
گام پنجم: تشویق به همکاری تیمی و ارتقاء روحیه تیمی
در هر سازمان، همکاری تیمی یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت به حساب می‌آید. تشویق کارکنان به همکاری بیشتر، اشتراک‌گذاری ایده‌ها و همکاری در حل مسائل باعث می‌شود که سازمان‌ها در مدت زمان کوتاه تری به هدف برسند. همکاری تیمی و تشکیل اتاق فکر معمولا زمینه ساز خلاقیت بیشتر و ایجاد راه‌حل جدید خواهد شد.
چالش: در صورت عدم همکاری، کارها به‌صورت جزیره‌ای پیش می رود و ممکن است منجر به تداخل و تضاد در وظایف گردد.
گام ششم: استفاده بهینه از فناوری و ابزارهای مدیریت
امروزه خصوصا در دهه گذشته که هوش مصنوعی به عنوان مکمل سیستم های دیجیتالی معرفی‌شده؛ به جرات می‌توان گفت که فناوری یکی از مهم‌ترین ارکان موفقیت سازمان‌ها است. استفاده بهینه از ابزارهای مدیریتی مانند نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، سیستم مدیریت منابع انسانی (HRM)، و تحلیل داده‌ها؛ بهره‌وری سازمان را به‌طور قابل توجهی افزایش می‌دهد. برنامه های ویژه و در نظر گرفته شده در زمینه CRM برای هر سازمان کوچک و بزرگ نیاز است. البته نوع CRM با توجه به مدل کسب و کار متفاوت خواهد بود.
چالش: عدم بکارگیری فناوری‌ها ممکن است سازمان‌ها را در رقابت با رقبا عقب بیندازد و فرصت پیشرفت و افزایش بهره‌وری سازمان را مخدوش کند.
گام هفتم: اهمیت انگیزه و پاداش برای عملکرد برجسته
انگیزه دادن به کارکنان از طریق پاداش‌ها و تقدیر از عملکرد افراد فعال در کسب و کار، تأثیر زیادی بر افزایش بهره‌وری نیروها دارد. پاداش مالی نقدی و حتی تقدیرهای معنوی مانند تشویق عمومی یا افزایش مسئولیت‌های شغلی جزو مهم ترین ارکان ایجاد انگیزه و روحیه در پرسنل شمرده می‌شود. وقتی کارکنان بدانند که برای تلاش‌هایشان پاداش دریافت خواهند کرد، انگیزه بیشتری برای ادامه دارند.
چالش: اگر کارکنان احساس کنند که زحماتشان به رسمیت شناخته نمی‌شود، احتمال دارد انگیزه آنها برای کار به طرز چشم گیری کاهش یابد.
وظیفه رشد سازمان بر عهده چه کسانی است؟!
تا اینجا ما 7 گام موثر را بیان کردیم که با سازماندهی وظایف سازمانی، افزایش شوق و انگیزه و بهبود امید به آینده منجر به افزایش راندامن کاری و بهبود خروجی های فرایند یک سازمان خواهد شد. اما هرکدام از این برنامه ها نیازمند یک استراتژی خاص است که لایه های مختلف مدیریتی در تدوین و اجرای آن نقش دارند. در ادامه ما وظیفه هرکدام از مدیران را شرح داده ایم.
- مدیر عامل (CEO): مدیر عامل به عنوان بالاترین مقام اجرایی در سازمان، مسئولیت کلی هدایت استراتژیک شرکت و رسیدن به اهداف کلان را بر عهده دارد. او باید محیطی را فراهم کند که در آن کارکنان انگیزه داشته باشند و بهره‌وری فردی و انگیزه گروهی آنان افزایش یابد.
- مدیران ارشد (C-level executives): مدیران ارشد مانند مدیر مالی (CFO) برای بررسی وضعیت و تعیین حقوق، مزایا و پاداش ، مدیر بازرگانی (COO)، و مدیر فناوری اطلاعات (CTO) برای معرفی فناوری ها و ابزارهای دیجیتال جدید و… به طور کلی نقش‌های تخصصی دارند و هر کدام در حوزه مرتبط با خودشان باید بتوانند بهره‌وری و عملکرد سازمان را بهبود بخشند.
- مدیر منابع انسانی (HR Manager): مدیر منابع انسانی نقش بسیار کلیدی دارد به طوری که در گام اول مسئول جذب، حفظ و توسعه نیروی کار است. آموزش کارکنان و فراهم آوردن فرصت‌های رشد برایکارکنان که دربالا به آن اشاره نمودم به طور خاص جزو وظایف مهم مدیریت منابع انسانی است.
- مدیران بخش‌ها و واحدها: مدیران میانی و پایین‌تر نیز در سطح بخش‌ها و حتی واحدهای خاص، مسئولیت دارند که اهداف و خط مشی‌های تعیین شده توسط مدیریت ارشد و مدیران بالا دستی را برنامه ریزی و اجرا نمایند و عملکرد تیمی و اعضای آن را بهبود بخشند.
- کارکنان: در نهایت این نکته را در نظر داشته باشید که کارکنان نیز نقش مهمی در افزایش بهره‌وری دارند. مشارکت فعال آنها، تعهد به کیفیت کار و همکاری با هم تیمی‌ها برای رسیدن به اهداف مشترک، بخشی اساسی از موفقیت سازمانی است. این افراد باید ری توسعه مهارت های فردی و شخصی یه ویژه در حیطه خود مدیریتی تمرکز و مهارت ویژه ای داشته باشند.
پس، می‌توان گفت موفقیت و بهره‌وری یک سازمان حاصل تلاش مشترک همه اعضا از بالاترین تا پایین‌ترین سطح است و نمیتوان مسئولیت آن را صرفاً به یک شخص یا گروه خاصی نسبت داد. اما چطور میتوانیم مسئولان لایق و کارامد را انتخاب کنیم !؟
مسئول پیشبرد اهداف سازمان چه کسی است !؟
این بخش به طور خاص برای افرادی نوشته شده که به دنبال جذب نیروی متخصص در راستای بهبود وضعیت کسب و کار و سازمان تجاری هستند. در این بازار پر رقابت می توانید از بین افراد تحصیل کرده در رشته های مدیریت خصوصا در گرایش های نام برده در بالا؛ شخص مناسب را در راستای تحقق بخشیدن به اهداف و چشم اندازهای سازمان؛ انتخاب نموده و استخدام کنید.
برای تحقق این مهم ابتدا باید با مفهوم کلی مدیریت آشنا باشید. تا بتوانید با افراد خبره در این زمینه ارتباط برقرار نموده و حتی مجلسه مصاحبه استخدامی برگزار نمائید. به طور کلی دو مبحث مدیریتی در کشور وجود دارد و به عنوان سرشاخه‌های اصلی شناخته می‌شود.
- اولا افراد تحصیلکرده در گرایش های دوره MBA به عنوان کارشناسان مدیریت دارای مهارت‌های عملی مدیریتی مثل بهینه‌سازی منابع انسانی، بازاریابی و مدیریت مالی هستند و در نقش‌های مدیریتی میانی یا عملیاتی؛ موجبات رشد و پیشرفت سازمان را فراهم می‌کنند. این افراد مهم ترین گزینه ها برای استخدام نیرو در راستای افزایش بهره‌وری سازمان محسوب می شوند.
- دوما افراد تحصیلکرده در DBA که به عنوان دکتری مدیریت نیز مطرح است در سطح عمیق و استراتژیک به تحقیق و توسعه سازمان می پرداز به طوریکه فرد می تواند چالش‌های کلان مدیریتی را تحلیل نموده و راهکارهای بلندمدت ارائه دهندر مجموع می‌توان گفت که MBA مسیر رشد در اجرا و DBA راهی برای توسعه دانش و راهبری در سطح بالا است. برای اطلاعات بیشتر توصیه می کنم مقایسه MBA و BDA را مطالعه کنید.
نتیجه‌گیری
برای موفقیت و افزایش بهره‌وری سازمان، هیچ فرمول جادویی وجود ندارد. با این حال، با پیروی از این 7 گام طلایی و توجه به چالش‌ها و فرصت‌ها، می‌توان به سازمانی مؤثر، پویا و موفق‌تر دست یافت. همان‌طور که در این مقاله مشاهده کردید، موفقیت سازمان‌ها تنها به استفاده از ابزارهای تجاری و مالی محدود نمی‌شود؛ بلکه به وجود آوردن هماهنگی میان منابع انسانی، فرهنگ سازمانی و استراتژی‌های تجاری به شکل‌گیری یک سازمان موفق کمک خواهد کرد. البته می توان گفت که مباحث اصول مدیریت و سرپرسی چشم اندازهای روشن و قابل پیش بینی در راستای تحقق بخشیدن به رشد و پیشرفت سازمان به وجود می آورد.
اگر این گام‌ها در راستای افزایش بهره‌وری سازمان به درستی پیاده‌سازی شوند، سازمان‌ها قادر خواهند بود بهره‌وری خود را افزایش داده و در دنیای رقابتی امروز به موفقیت‌های چشمگیری دست یابند. شرکت در دوره های جدید آموزش مدیریت برای تمامی لایه‌های مسئول و مدیر هر سازمان ضروری و لازم است تا اهداف دورن سازمانی به شکل روشن و دقیق تحقق یابد.
چه امتیازی به این مقاله می دهید؟
دیدگاهتان را بنویسید