محمد کدخدایی
بهترین استراتژیهای مدیریت بحران در مشاغل و کسب و کارها و بهترین روش های رفع آن چیست و چطور یاد بگیریم؟ در پاسخ به این سوال اگر بخواهم به طور مختصر و کوتاه به بحران در کسب و کار اشاره کنم این یعنی وضعیتی غیرمنتظره و تهدیدکننده که باعث اختلال جدی در روند عادی سازمان میشود و میتواند منابع مالی، انسانی، اعتباری و عملیاتی را تحت فشار قرار دهد. ممکن است مشکلهایی مانند افت شدید فروش، کاهش نقدینگی، از دست رفتن نیروی انسانی کلیدی، یا خدشهدار شدن تصویر برند و حتی چالشهای بسیار جدی و خطرناک مانند ورشکستگی، از دست دادن سهم بازار، بحران حقوقی یا از دست رفتن اعتماد مشتریان و ذینفعان ایجاد شود.
از این رو بهتر است در ایجاد برنامههای پیشگیرانه (مانند تحلیل ریسک و شناسایی تهدیدها)، طرحهای مناسب زمان وقوع بحران (مانند تدوین برنامه تداوم کسبوکار و مدیریت اضطراری) و همچنین روشها و راهکارهای موثر برای کنار آمدن با وضعیت بحران (مانند تشکیل تیم مدیریت بحران، ارتباطات شفاف با ذینفعان و استفاده از سناریوهای جایگزین) را در نظر داشته باشید.
استراتژی مدیریت بحران مشاغل و کسب و کارها
استراتژی های مدیریت بحران ممکن است از طریق مشاوره با متخصصان مدیریت ریسک و بحران به دست بیاید یا همچنین لازم باشد درباره مدیریت بحران آموزشهای علمی و دوره عملی ببینید. پژوهشها نشان میدهد سازمانهایی که آمادگی بحران (Crisis Preparedness) را در دستور کار قرار دادهاند، تا ۳ برابر سریعتر از بحران خارج شده و بسیار کمتر از سایرین از بحران ها دچار خسارتهای مالی و اعتباری میشوند.
رهبران و کارآفرینان باید برنامهها و استراتژیهای پیشگیرانهای در مقابل بحران های پیش بینی شده و چالش های ناگهانی آسیب رسان داشته باشند تا بتوانند بحرانها را در اسرع وقت حل نمایند. چرا که ذات بحران در رخ دادن غیرمنتظره است و بحران های جدی مانند طوفان ممکن است رشد و ثبات مالی شرکت را تهدید کند
۱. اعتراف به اشتباهات و داشتن انعطافپذیری
رهبران و کارآفرینان نیازمند انعطافپذیری و توان بازیابی در شرایط سخت هستند. آنها باید تصمیمات دشواری را بر اساس اطلاعاتی محدود اتخاذ کرده و آماده مواجهه با هر پیامد آن باشند. مهم است که به خودشان اعتماد کنند و با اطمینان تیم خود را در زمانهای دشوار هدایت کنند. رهبران تجاری باید به این موضوع واقف باشند که شاید همیشه نتوانند تصمیمات درستی بگیرند؛ در این صورت باید اشتباهات را بپذیرند و درک کنند این مسئله مشکلی ندارد.
بهتر است قبل از هر تصمیمی با یک کارشناس حرفه ای مانند متخصص DBA مشورتی داشته باشند. یا اینکه در دوره های آموزشی مرتبط با مدیریت تصمیم گیری شرکت کنند. تنها در این صورت است که ضریب خطا کاهش می یابد و تبعات آن قابل پیشگیری است.
۲. اجرای نظریه چه کسی و چطور
تمرین «چه کسی؟» یکی از برجستهترین روشها برای آمادگی در برابر بحرانها بسیار مهم است!در این تکنیک در واقع پیش بینی میکنید که اگر خطایی رخ دهد چه پیش خواهد آمد.
این روش در واقع کمک میکند که برای مشکلات احتمالی آینده یک برنامهریزی دقیق تر و تا حدودی آمادگی بیشتری داشته باشید. بهتر است همیشه از قبل برای بحران های قابل پیش بینی و حتی غیر قابل پیش بینی همیشه برنامهای داشته باشید و فرد آموزش دیده و متخصص را به عنوان مسئول بحران تعیین کنید.
فرد مسئول کنترل بحران باید در صورت عدم حضور افراد کلیدی؛ مسئولیت های لازم را برعهده بگیرد. همچنین این فرد باید در هنگام مواجه با حوادث باید سریع اقدام کند، تیم را آرام کند، و کاری را که درست است انجام دهد حتی اگر دشوار باشد.
بهخاطر بسپارید که : افراد در واقع بسیار مهمتر از فرآیندها هستند؛ پس از تیم خود مراقبت و حمایت کنید.
با خواندن کتاب و شرکت در دورههای آموزشی مرتبط میتوانید مهارت خود را در این زمینه تقویت کنید. نظریهی کومز در کتاب حفظ شهرت سازمان در زمان بحران ( معادل کتاب از دکتر جواد فقیهی پور ) توضیح میدهد که باید واکنشهای استراتژیک را متناسب با نوع بحران، سابقهی سازمان و درجهی تهدید اعتبار انتخاب کرد. به عبارت دیگر اینکه چه کسی چه نقشی داشته باشد در مدیریت بحران به شدت تاثیرگذار است.
۳. تطبیق با نیازهای جدید کسب و کار
رهبران کسبوکار باید در نظر داشته باشند هر فرد در شرکت چگونه تحت تأثیر بحران قرار گرفته است. همچنین باید بفهمند چه رخ میدهد و چه گروه یا افرادی نیاز به حمایت دارند.
حتی باید درباره کمیت و کیفیت روشهایی که در گذشته کارآمد بوده را بدانند زیرا ممکن است اکنون مؤثر نباشند. از اینرو، انعطافپذیری و آمادگی کامل برای تغییر برنامهها بر اساس نیازهای جدید در واقع جزو ویژگیهای اساسی کارآفرینان است. با تغییر زمان و افراد، استراتژیها نیز باید متحول شوند تا مؤثر باقی بمانند.
به عنوان مثال در بحث تحول دیجیتال باید بدانید که چقدر و چطور این موضوع میتواند آینده کسبوکار شما را دگرگون کند. امروزه فقط کافی نیست فقط ابزارهای جدید را بشناسید. بلکه باید بفهمید چگونه این ابزارها میتواند فرهنگ سازمانی، فرآیندها و حتی مدل درآمدی شرکت را متحول کند.
۴. تشکیل تیم مدیریت برای رفع بحران
رهبران و صاحبان کسبوکار باید تیمی برای مدیریت بحران تشکیل دهند که کاملاً آماده رویارویی با مشکلات باشد. تیم مدیریت بحران معمولا شامل: شخصی با مهارتهای ارتباطی بالا، متخصص فناوری اطلاعات، مسئول جذب استعدادها و یک کارمند خدمات مشتری است. همچنین باید معیارها و شرایطی را که نیاز به دخالت تیم دارد مشخص کنند تا تیم بتواند در زمان مناسب وارد عمل شود.
چگونه یاد بگیریم که تیم مدیریت بحران ایجاد کنیم؟!
با خواندن کتاب «مدیریت بحران: راهحلهای تخصصی برای چالشهای روزمره» نوشته نورمن آر. آگوستین، که در فروشگاههای آنلاین ایرانی مانند مجموعه مدیریت بحران کتابراه نیز موجود است، یاد میگیرید که چگونه ساختار روشن برای تیم بحران طراحی کنید و همچنین نحوهی اختصاص نقشها و وظایف را بین اعضا مدیریت کنید. این کتاب قطعاً برای یادگیری مدیریت به ویژه در نحوهی ایجاد تیم مدیریت بحران بسیار سودمند است.
۵. شناسایی خطرات اساسی ممکن
برای طراحی یک برنامه مدیریت بحران موثر، کارآفرینان باید خطرات اصلی و مؤثر بر شرکت را شناسایی کنند. با شناسایی خطرات بالفعل و بالقوه میتوان برنامهای تدوین کرد که استمرار کسبوکار را تسهیل کرده و دوره بهبودی طولانیمدت را کاهش دهد. این فرایند مهم شامل تحلیل عملیات کسبوکار و محیط آن، شناسایی مشکلات احتمالی و تاثیر پیشبینیشده هر مورد است.
۶. تعیین اولویتها در مقابله با بحران
بهتر است با تیم خود جلسه بگذارید و اولویتهای مرتبط با حل بحران را مشخص کنید. در این میان ابتدا افرادی را که نیاز به زمان، منابع، تلاش و سرمایه زیادی دارند را در نظر بگیرید. حالا با در نظر گرفتن: اهداف و ارزشهای بلندمدتی که شرکت دنبال میکند؛ مسائل ثانویهای که میتوان آنها را کنار گذاشت و اقداماتی که برای رسیدن به اولویتها ضروری هستند را آموزش دهید.
به لیست زیر دقت کنید:
اولا: شناسایی و حفاظت از افراد و ذینفعان کلیدی (مانند کارکنان، مشتریان و شرکای اصلی). در بسیاری از استانداردهای بینالمللی مدیریت بحران از جمله ISO 22301 (مدیریت تداوم کسبوکار) تأکید شده است که حفظ ایمنی و سلامت انسانها در اولویت اول قرار دارد.
ثانیا: تضمین تداوم خدمات و فرآیندهای حیاتی سازمان. این موضوع شامل حفظ زیرساختهای حیاتی (IT، ارتباطات، زنجیره تامین) است که اگر متوقف شوند، کل سازمان دچار اختلال میشود. چارچوب NFPA 1600 (استاندارد رسمی برای مدیریت تداوم و بحران) هم این نکته را به عنوان یکی از ارکان اصلی ذکر میکند.
در ضمن: باید به مدیریت ارتباطات و شفافیت اطلاعاتی توجه ویژه داشته باشید. تحقیقات نشان داده که سازمانهایی که در بحران، اطلاعات درست و بهموقع در اختیار کارکنان و رسانهها قرار میدهند، ۴۰٪ سریعتر از رقبا به وضعیت پایدار بازمیگردند (منبع: گزارش Deloitte در حوزهی مدیریت ریسک 2021).
۷. نادیده گرفتن سلسلهمراتب سازمانی و روشهای ارتباطی سنتی
هر فرد بهعنوان رهبر و کارآفرین باید موانع سنتی و سلسلهمراتب را شکست دهد و همیشه پذیرای دیدگاههای متفاوت باشد. مثلا باید کمک هر فرد را بدون توجه به سمت او بپذیرید.
بهتر است بر افراد با مهارت و دارای تجربه که میتوانند تفاوت ایجاد کنند تمرکز داشته باشید و از این افراد درخواست کنید تا همیشه ایدههای جدید ارائه دهند. این امر از طریق ایجاد طرحی انعطافپذیر برای حضورِ مشارکت همه نیروها محقق میشود. ممکن است در هنگام بحران ها مجبور شوید وظایف و حتی شغلی افراد را تغییر دهید.
قبل از وقوع بحران این موضوع را حتما به نقش های کلیدی توضیح دهید و از آنها بخواهید که در مواردی مانند مهارتهای نرم آموزش ببینند.
۸. همکاری با نهادی دارای توانایی در مدیریت بحران
با متخصصانی در زمینه ایجاد چارچوب و استراتژی مناسب مدیریت بحران همکاری کنید. طی جلسات مشاوره مدیریت بحران حتما با کارشناسان با تجربه و تحصیلکرده گفتگو داشته باشید. در این جلسه باید جزییات مسئله را برایشان توضیح داده و اطلاعات مورد نیاز را در اختیارشان بگذار تا بتوانند کمک کنند.
سپس مطمئن شوید که طرح مناسب سازمان شما را طوری ارائه می دهند که قابلیت اجرا شدن دارد. همچنین مطمئن شوید که طرح مذکور را برای کارکنان نیز توضیح میدهید تا بتوانند مشارکت کنند و حس کنند بخشی از موفقیت هستند.
۹. آمادگی برای تطبیق با متغیرهای متعدد
باید در نظر بگیرید که حتی با برنامهریزی و طراحی استراتژی، احتمالا بازهم با متغیرهای غیرمنتظرهای مانند افراد، فرایندها و سایر عوامل مواجه میشوید. بنابراین قدرت مدیریت بحران ها در فهم آن و بازنگری فوری و آسان در طرح مدیریت بحران برای تطبیق با آن بر اساس اطلاعات جدید نهفته است. این مهم ترین روش برای موفقیت در مدیریت بحران در راستای سبک های جدید مدیریتی مانند مدیریت پروژه ها به روش چابک است.
۱۰. آموزش پیش بینی و مستندسازی نتایج
برای به موفقیت رسیدن در مدیریت بحران بهتر است سناریوهای مشکلات احتمالی را فورا طرح کنید. در این سناریو حتما سؤالهای درست را مطرح نموده و تمام فرضیات را در نظر بگیرید. این کار توانایی تیم برای حل مسئله و تفکر انتقادی و همچنین آمادگی بدون ترس را افزایش میدهد.
- همیشه بحرانها را مستندسازی کنید.
- روشهای مواجهه . نقشها را به افراد مناسب تخصیص بدهید
- تمرینات غیرمنتظرهای را با اعضای تیم که مسئول بحران را انجام دهید.
۱۱. تدوین طرح پیشگیرانه برای جلوگیری از شکست
دوستانه بگویم ؛ قبل از اینکه بحرانی اتفاق بیفتد شروع کن به تفکر درباره همه اشتباهاتی که ممکن است اتفاق بیفتد تا طرحی برای جلوگیری از شکست در مدیریت بحران طراحی کنی.
در این منظور ابتدا عوامل ممکن ایجاد شکست را شناسایی کن و بهصورت پیشگیرانه برنامهای برای مواجهه با آنها تدوین کن. این اقدام به معنای تعیین گامهایی برای جلوگیری از عوامل شکست ، اتخاذ تدابیر لازم برای پیشگیری از شکست و نظارت بر نحوه واکنش تیم است. همچنین می توانی ارزیابی کنی که چگونه خلاقیت و مهارت اعضای تیم تو میتواند در موفقیت موثر باشد.
نحوه ایجاد برنامه مدیریت بحران
یه عنوان مثال میتوانم به «قالب (Template) برنامه مدیریت بحران» اشاره کنم که توسط شرکت HubSpot با عنوان Crisis Management & Communication Kit ارائه شده است؛ این کیت شامل برنامه جامع تداوم کسبوکار (Business Continuity Plan) با بخشهایی مانند تحلیل اثرات بحران (BIA)، ارزیابی ریسک، استراتژیهای بازیابی، نحوه فعالسازی طرح، ساختار پاسخ، برنامه ارتباطی و بانک پیامهای آماده برای سناریوهای مختلف است
همچنین، میتوانید با مراجعه به نمودارها و ابزارهایی مانند SWOT (تحلیل نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصتها و تهدیدها)، برنامهای منطقی و استراتژیک تدوین کنید؛ این ابزار در تحلیل مدیریت بحران در پژوهشهای ایرانی نیز کاربرد دارد. برای مثال، در مطالعهای درباره مدیریت بحران ناشی از بلایای طبیعی در شهر نظرآباد، از مدل SWOT برای شناسایی نقاط ضعف (مثل بافت فرسوده، هماهنگی پایین بین سازمانی) و فرصتها/تهدیدها استفاده شده است.
در ایران نیز، بسیاری از مشاوران مدیریت و اساتید دانشگاهی به نقل از منابع بینالمللی، این ابزار را آموزش داده و به کاربرد آن در تحلیل موقعیتهای بحرانی تأکید میکنند؛ به عنوان مثال، مطالعهای درباره تحول در نظام سلامت ایران نیز از تحلیل SWOT بهعنوان چارچوبی برای سنجش تواناییها، ضعفها، فرصتها و تهدیدهای سیستم، بهره گرفته است
۱۲. ارائه طرح ارتباطی به تیم
ایجاد روش ارتباطی قوی در بین کارکنان در واقع یکی از مهمترین اقدامات در مدیریت بحران است. به نحوی که وظایف اعضای تیم را بهطور واضح تعریف نموده و این ارتباط باید را برای همکاری موثر در زمان بحران به سمت گذرا هدایت کند. این روش را جزئی از طرح اضطراری بزرگتر کنید و آن را در اختیار کل تیم قرار دهید.
۱۳. پذیرش مسئولیت بحران از طرف مدیر
مدیر محترم یا صاحب کسب و کار! شما در مرحله اول باید رهبر خوبی باشید و تیمی بسازید که توان اجرای طرح پیشگیرانه یا اجرایی در شرایط بحرانی را داشته باشد. البته شخصا مسئولیت هر مسئلهای را که در کسب و کارت رخ میدهد یا ممکن است در آینده اتفاق بیفتد را باید بر عهده بگیری؛ چون هر کوتاهی کوچک یا اهمالکاری ممکن است خسارات مالی و زمانی زیادی به بار آورد.
۱۴. آزمون منظم استراتژی برای کارکنان
ایجاد یک آمادگی همیشگی برای مدیریت و برطرف کردن بحران در واقع بهترین چاره است. شما باید طرح مدیریت بحران را حداقل یکبار در سال با انجام تمرین هماهنگ با مدیران اجرایی و رؤسای بخش تست کنید. این کمک میکند تا نقاط ضعف و قوت را ارزیابی کرده و خلاها را شناسایی کنید. همچنین سبب می شود اطمینان پیدا کنید که همه ابعاد بحران با مدیران و کارکنان به طور کامل بررسی شده و آنها درک مسئولیتها و وظایفشان در زمان بحران را دارند.
جمع بندی آموزش مدیریت بحران و رفع آن
غیرممکن است کسبوکارها و فعالیتهای تجاری بدون مشکلات و بحران باشند. هر فرد بهعنوان یک کارآفرین باید استراتژیهای اساسی برای عبور از موقعیتهای سخت و مواجهه با سناریوهای مختلف را بشناسد. در این مقاله، ۱۴ استراتژی مؤثر سال 2025 را برای گذار از بحران های شغلی سازمانی معرفی کردیم. امیدوارم این مقاله از موسسه آموزشی هرمس برای شما مفید واقع گردد.
چه امتیازی به این مقاله می دهید؟
دیدگاهتان را بنویسید