نگار قمی
درخدمت شما هستیم با یک ویدئو آموزش رایگان از مرحله مقدماتی کار با اکسل برای حسابداران. به این بخش مرحله صفر گفته میشه یعنی قبل از اینکه سراغ فرمولها بریم، فایلمون رو استاندارد میکنیم تا گزارشگیری و کنترلمون دقیق و سریع بشه.
پروژهی ما سادهست: یک فایل “ثبت هزینه” میسازیم که قابل گزارشگیری ماهانه و کنترل باشه.
مرحله اول: تنظیم ساختار ثابت برای پروژه
اول ستونها رو میسازیم. توی ردیف اول این موارد رو بنویس:
تاریخ | شرح | سرفصل | مبلغ | روش پرداخت | شماره سند | توضیحات
حالا چند ردیف نمونه وارد کن، مثل این دادهها:
- 1404/01/10 — ایاب و ذهاب — حملونقل — 250000
- 1404/01/11 — اینترنت — اداری — 450000
- 1404/01/12 — خرید لوازم — اداری — 900000
خب، حالا کل محدوده جدول رو انتخاب کن و روی format as table بزن:
فقط مطمئن شو فرمتی که انتخاب میکنی حتما هدر (header)داشته باشه حالا روی اون کلیک کن تا به جدولت اعمال بشه.
این کار برای حسابدارها خیلی حیاتیه چون Table باعث میشه:
- ردیف جدید که اضافه میکنی، فرمولها و فرمتها خودکار ادامه پیدا کنن.
- فیلتر و مرتبسازی استاندارد داشته باشی.
- و گزارشگیری تمیزتر بشه.
مرحله دوم: کنترل و پیدا کردن سریع اطلاعات با ابزارهای Filter و Sort
حالا میریم سراغ کنترل دادهها.
سلولهای بالایی رو انتخاب کن و از تب home در قسمت sort and filter گزینه filter رو بزن. حالا بالای ستون “سرفصل” روی فلش فیلتر کلیک کن.
مثلاً فقط “اداری” رو انتخاب کن تا فقط هزینههای اداری رو ببینی.
حالا برای اینکه کنترل حسابداری دقیقتری داشته باشی:
ستون “مبلغ” رو از بزرگ به کوچک مرتب کن. این کار دقیقاً مثل کنترل هزینههای غیرعادیه، میفهمی بزرگترین هزینهها کدومها بودن.
اگر دنبال یک سند خاصی، از همون فیلتر استفاده کن یا داخل فیلتر جستجو کن.
این یعنی: “جستجو و کنترل سریع” بدون اینکه به هیچ فرمولی نیاز باشد.
مرحله سوم: چسباندن سطر عنوان جدول به بالای فایل با ابزار Freeze panes
فرض کن این فایل چند هزار ردیف بشه. اگر اسکرول کنی، سطر عنوانها گم میشن.
باید روی سلولهای سطر عنوانها کلیک کنی.
و برو از قسمت View روی گزینه Freeze top row کلیک کن.
الان هرچقدر پایین بری، سطر عنوان ثابت میمونه.
این سادهست ولی توی کار حسابداری، جلوی خطاهای عجیب رو میگیره چون همیشه میدونی هر ستون چی بوده.
مرحله چهارم: اعمال فرمت مناسب به اعداد
اکنون میخوایم “مبلغ” واقعاً حسابداری دیده بشه.
کل ستون “مبلغ” رو انتخاب بکن.
کلیدمیانبرCtrl + 1 رو بزن.
یکی از دو فرمت Number و Accounting رو میتونی انتخاب کنی.
- Accounting (ظاهر حسابداری مرتبتری ایجاد میکنه)
- و Number (یک جداکننده هزار ایجاد میشه)
اعشار رو هم روی 0 بذار (چون اگر با ریال/تومان کار میکنی معمولاً اعشار لازم نیست).
مرحله پنجم: ارجاع نسبی و مطلق در فرمولهای اکسل
خب یک نکتهی خیلی مهم قبل از فرمولها: فهمیدن فرق ارجاع نسبی و مطلق در حسابداری هست.
بیایم یک سلول برای “نرخ مالیات” یا “درصد کسورات”. بسازیم.
مثلاً در سلول H1 بنویس: نرخ مالیات
و در H2 بنویس: 0.09 (یعنی 9 درصد)
حالا یک ستون جدید کنار مبلغ به اسم مالیات اضافه کن.
در اولین ردیف مالیات این فرمول رو بنویس:
D2*H2=
الان اگر این فرمول رو به پایین کپی کنی، مشکل پیش میاد چون H2 هم حرکت میکنه.
اینجاست که مطلق مهم میشه.
فرمول درست به این صورت باید باشه:
D2*$H$2=
اینجا علامت دلار یعنی “این سلول باید همیشه ثابت بمونه”.
راه سریعتر برای اعمال ارجاع مطلق در اکسل هم اینه: روی H2 داخل فرمول کلیک کن و کلید F4 بزن تا علامت دلار اضافه بشه.
این دقیقاً همون چیزیه که توی حسابداری برای نرخ مالیات، نرخ کارمزد، درصد بیمه، یا هر نرخ ثابتی لازم داری.
حرف آخر
خب توی این مقاله آموزش اکسل مقدماتی برای حسابداران، فایل گزارش تو استاندارد شد.
از اینجا به بعد تازه فرمولها معنی پیدا میکنن؛ چون روی یک ساختار درست سوار میشن. داخل ویدئوهای بعدی فرمولهای موردنیاز حسابداری در اکسل را آموزش میدهم پس حتما به سایت مرکز آموزش هرمس سر بزن.
اگر هم میخوای ابزار freeze panese در اکسل یا تحلیل فروش ماهانه با ابزار pivot table رو به صورت کامل یاد بگیری اموزش هرکدام را میتوانی در وب سایت هرمس به صورت رایگان مشاهده کنی.
چه امتیازی به این مقاله می دهید؟
دیدگاهتان را بنویسید